Dowody księgowe jako podstawa zapisów księgowych

Dowody księgowe są podstawą zapisów księgowych. W jednostkach występuje wiele rodzajów dokumentów. Aby dokument można było uznać za dowód księgowy, musi on odpowiadać określonym wymaganiom. Przede wszystkim dowód księgowy powinien zawierać określone elementy niezbędne do szczegółowego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej, a także kompletny i bez błędów rachunkowych. Wśród rodzajów dowodów księgowych wyróżni się m.in.:

• dowody zewnętrzne obce (dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów);
• dowody zewnętrzne własne (dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane w oryginale kontrahentowi);
• dowody wewnętrzne (dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz jednostki).

Każdy dowód księgowy to prawidłowo sporządzony dokument źródłowy, który odzwierciedla konkretną operację gospodarczą występującą w jednostce. Należycie wystawiony dowód księgowy jest podstawą do ujęcia go w odpowiedniej ewidencji.

Do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Można je podzielić na dowody źródłowe i wtórne.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dowody księgowe - najważniejsze cechy

Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym wymaganiom co do treści i formy. Powinien on zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji (treść powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych) oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych);
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Dowód księgowy powinien spełniać funkcję:

• dokumentu;
• dowodową – potwierdza, że wskazane w nim operacje rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie;
• informacyjną – zawiera wiele źródłowych operacji analitycznych przyjaznych analizie;
• księgową – stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych;
• kontrolną – pozwala na kontrolę dokonanych operacji.

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.

Po sporządzeniu i podpisaniu dowodu wystawiający przedkłada go niezwłocznie do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowania.

Poprawianie błędów

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Natomiast błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Kontrola

Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem powinny być poddane kontroli. Należy dokonać sprawdzenia ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. Wykonanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów stwierdza się i uwidocznia na dokumencie poprzez złożenie podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz wpisanie daty jej dokonania.

Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia na piśmie kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

Kontrola merytoryczna

Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Wykaz wszystkich osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb jednostki i uwzględniać rodzaje prowadzonej działalności. Powinien być zintegrowany z regulaminem organizacyjnym i schematem obiegu dokumentów. Należy również pamiętać o zamieszczeniu w zakresie czynności pracownika lub pracowników upoważnionych do kontroli merytorycznej zapisów dotyczących odpowiedzialności za sprawowaną przez nich kontrolę.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Opis ten jest zamieszczony na odwrocie dokumentu i potwierdzony czytelnym podpisem pracownika odpowiedzialnego za dokonanie wydatku. Kontrolujący na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę: „Sprawdzono pod względem merytorycznym”, datę i własnoręczny podpis.

Kontrola formalno-rachunkowa

Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i rachunkowe. Osoby wyznaczone do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej nie mogą dopuścić do zaksięgowania dokumentu mającego wady formalne i merytoryczne.

W celu uniknięcia pomyłek zaleca się wprowadzenie do systemu kontroli „zasady czterech oczu” (sprawdzanie dokumentu przez dwie osoby), co zminimalizuje ryzyko zaksięgowania dokumentu wadliwego. Po zakończeniu sprawdzenia kontrolujący zobowiązany jest do umieszczenia na odwrocie dokumentu klauzuli stwierdzającej dokonanie kontroli, a zwłaszcza daty przeprowadzenia kontroli, i własnoręcznego podpisania dokumentu. I tu również dokonanie tej kontroli, należy potwierdzić pieczęcią z klauzulą „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”.

Jeżeli w wyniku dokonywania czynności kontrolnych główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona stwierdzą braki lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym, to zwraca się taki dokument właściwej komórce lub osobie w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek, przekazując jednocześnie szczegółowy opis nieprawidłowości. Jeżeli zachodzi konieczność, opis wszystkich nieprawidłowości powinien zostać potwierdzony przez osobę do tego upoważnioną. Tak stwierdzone nieprawidłowości mogą być ewentualnie podstawą do dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych lub do zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

Dekretacja dowodów księgowych

Każdy dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu polega na wskazaniu miesiąca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których operacja powinna zostać zaksięgowana. Nie ma potrzeby umieszczania tych danych, jeśli dowód księgowy jest przygotowywany komputerowo, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania tego rodzaju dowodów. Po dokonaniu dekretacji dowód księgowy podlega zaksięgowaniu.

Jak prawidłowo przechowywać dowody księgowe

Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują najczęściej przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumentację opisującą politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia tych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Ponadto przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż w formie zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dopuszcza się również przekazanie zbiorów do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. W przypadku przekazania zbiorów do przechowania innej jednostce kierownik jednostki ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania, a także zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Okres przechowywania dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji podatkowej. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednak po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Przepisy emerytalne

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika liczonego od dnia:

• zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
• wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach, należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Związane może być to z dokumentowaniem praw własności.

Dowody księgowe - instrukcja obiegu i kontroli

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewniać należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej – umożliwić sporządzanie informacji o działalności danej jednostki na potrzeby jej zarządzania i użytkowników zewnętrznych oraz zapewnić włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli. Dowody księgowe spełniają funkcję informacyjną, gdyż dane z nich wynikające stanowią źródło informacji o przebiegu operacji oraz ich skutkach, natomiast funkcja kontrolna realizowana jest poprzez kontrolę legalności, rzetelności i celowości dokumentowanych operacji.

Elementarnym zadaniem rachunkowości jest dokumentowanie zdarzeń gospodarczych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; korygujące poprzednie zapisy;

• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Obieg dowodów księgowych

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych powinna także określać zasady sporządzania wymienionych dokumentów. Ponadto, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Dowody księgowe powinny być:

• rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;
• kompletne – zawierające dane zgodne z wymogami;
• wolne od błędów rachunkowych.

W dowodach księgowych niedopuszczalne jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, oprócz spełniania funkcji informacyjnej i kontrolnej, ma wpływ na organizację pracy jednostki, a w tym głównie jej służb finansowo-księgowych oraz komórek odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątkowymi. Organizacja ksiąg rachunkowych jest ściśle powiązana z przyjętymi zasadami obiegu i kontroli dokumentów. Obieg dokumentów jest z kolei zależny także od struktury organizacyjnej i musi być do niej dostosowany. „Droga” dokumentów i procedury kontroli uzależnione są od wewnętrznej struktury jednostki, z kolei struktura ta musi zapewnić prawidłowy obieg dokumentów. Zależność ta powinna znaleźć odzwierciedlenie w instrukcji.

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, jak też inne dokumenty określające zasady (politykę) rachunkowości, powinna być wprowadzona do użytku stosownym zarządzeniem kierownika jednostki.

Układ instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych

• Wstęp – cel wprowadzenia instrukcji.
• Słownik użytych pojęć.
• Informacje uzupełniające.
• Regulacje dotyczące poszczególnych dowodów księgowych – wykaz i wzory wytwarzanych dokumentów, wzory używanych pieczęci, zakres opisu operacji, wykaz i wzory podpisów osób upoważnionych do wytwarzania i przyjmowania dokumentów, sprawdzania dokumentów (rodzaje kontroli), ujmowania w księgach, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wzór dekretacji.
• Proces planowania.
• Zakres i charakterystyka ksiąg pomocniczych, powiązanie z ewidencją syntetyczną, prowadzone rejestry (wzory), uzgadnianie zapisów z zapisami księgi głównej.
• Regulacje dotyczące zawierania umów, przyznawania określonych świadczeń oraz refundacji wydatków.
• Określanie trybu wydatkowania środków – zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.
• Postępowanie w przypadku stwierdzenia niedoborów.
• Nadzór i odpowiedzialność osób funkcyjnych.
• Rodzaje i zakres kontroli wewnętrznej, dokumentacja kontrolna.

Opracowując i wprowadzając instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych, powinno się dążyć, by obieg dokumentów odbywał się w możliwie najprostszy sposób.

Instrukcja kasowa

Instrukcja kasowa jednostki reguluje gospodarowanie wartościami pieniężnymi jednostki oraz ich ochroną. Powinna przede wszystkim określać tryb i zasady dokonywania operacji pieniężnych w jednostce oraz obrotu innymi wartościami pieniężnymi.

Co powinna zawierać instrukcja kasowa

• Wykaz (wzory) dokumentów kasowych dopuszczonych do używania w jednostce (listy wynagrodzeń, listy dodatkowych należności, KW, KP itp.).
• Wykaz osób upoważnionych do sporządzania dokumentów kasowych (dokumenty kasowe stanowiące podstawę wypłat nie mogą być wykonywane przez osoby dokonujące tych wypłat).
• Wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów kasowych (karta wzorów podpisów).
• Wzory stosowanych pieczęci.
• Obieg dokumentów kasowych.
• Zasady sporządzania raportów kasowych – np. należy ustalić częstotliwość sporządzania raportu nie rzadziej niż raz na tydzień, a także każdorazowo na koniec okresu sprawozdawczego.
• Tryb oraz zasady pobierania i rozliczania zaliczek.
• Tryb oraz zasady rozliczania inkasentów.
• Zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania i drukami wartościowymi.
• Zabezpieczenie wartości pieniężnych, w tym przechowywanie i transport, a także wysokość pogotowia kasowego.
• Zasady inwentaryzacji, jeśli nie zostały określone np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Niedopuszczalne jest wydanie (a także przyjęcie) gotówki z kasy na podstawie dokumentów innych niż ustalone przez kierownika. Taką wypłatę należy traktować jak niedobór gotówki w kasie.

Instrukcja kasowa powinna także określać wysokość tzw. pogotowia kasowego. Pogotowie kasowe to maksymalny stan gotówki w kasie, którego przekroczenie powoduje konieczność odprowadzenia nadwyżki środków pieniężnych do banku. Wysokość pogotowia kasowego w danej kasie ustala kierownik jednostki, biorąc pod uwagę stan zabezpieczenia kasy, możliwości transportowania środków pieniężnych oraz potrzeby jednostki w zakresie realizacji wypłat gotówkowych.

Nie wolno wydatkować z kasy środków pobranych tytułem dochodów budżetowych. W jednostkach sektora finansów publicznych dochód budżetowy stanowi także stwierdzona i zweryfikowana nadwyżka środków pieniężnych. Elementem gospodarki pieniężnej może być także postępowanie w przypadku stwierdzenia niedoboru środków pieniężnych.

Paragon jako dokument podatkowy

Zgodnie z przepisami o rachunkowości paragony fiskalne potwierdzające wydatki stanowią dowody księgowe. Są one podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych. Taki sposób udokumentowania faktu poniesienia wydatku jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Numeracja dowodów księgowych

Dowodom księgowym muszą zostać nadane numery identyfikacyjne. Nadaje się im więc numer, pod którym mają być księgowane i przechowywane, niezależnie od tego, że w przypadku dowodów obcych wystawca danego dokumentu nadał mu własny numer. Numery powinny w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny umożliwić identyfikację danego dokumentu.

Systemy finansowo-księgowe

Systemy finansowo-księgowe pozwalają sprawniej zarządzać jednostką i wykonywać podstawowe obowiązki, wynikające z obowiązujących aktów prawnych. Najczęściej są one zbudowane z modułów odpowiedzialnych za poszczególne obszary zarządzania i gospodarowania majątkiem. Moduły te ściśle współpracują ze sobą i korzystają z tej samej bazy danych. W zależności od rodzaju i wielkości, jednostka może korzystać ze wszystkich lub wybranych modułów.

Dokumentacja – opis systemu informatycznego

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w tym dotyczące m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo opis systemu informatycznego powinien obejmować co najmniej:

• wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
• wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;
• określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zapis księgowy i zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy uszczegóławiające i uzupełniające zapisy kont księgi głównej powinny być prowadzone w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno zapewnić nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Księgi uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Ochrona danych

Ochrona danych powinna polegać na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych;
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania ww. rozwiązań. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia tych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane w obowiązujących terminach (nie później niż na koniec roku obrotowego). Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innych nośnikach jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Nakłady na pozyskanie systemów finansowo-księgowych

W zależności od sposobu pozyskania, a także spełnienia określonych warunków, ewidencja będzie prowadzona w różny sposób. Pozyskane oprogramowanie, nie w każdym przypadku stanowi wartość niematerialną i prawną. Przez pojęcie to rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
• know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.