Darmowe oprogramowanie do księgowości

Darmowe oprogramowanie służące do samodzielnego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez przedsiębiorcę jest normą. Takie rozwiązanie to - z jednej strony - duża oszczędność środków, które należałoby wydać na profesjonalnego księgowego, z drugiej - podstawy księgowości najczęściej stają się łatwiejsze, niż początkowo przedsiębiorca przypuszczał. Tym bardziej, że obecnie na rynku dostępne są darmowe oprogramowania, służące do prowadzenia PKPiR - można je znaleźć zarówno w Internecie, jak i na darmowych płytach, dołączanych do prasy.

Zanim jednak właściciel firmy zdecyduje się na wykorzystywanie w księgowości takiego darmowego oprogramowania, należy rozważyć, czy takie działanie będzie zgodne z przepisami.

Korzystanie z darmowego oprogramowania a obowiązek podatkowy

Pierwszą kwestią, na którą powinno się zwrócić uwagę, jest obowiązek podatkowy. Korzystając z darmowego oprogramowania należałoby skupić się na art. 14 ust. 2 pkt. 8 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychód z działalności uznaje się również wartość nieodpłatnie otrzymanych świadczeń. A przychód z działalności jest co do zasady równoznaczny z koniecznością odprowadzenia podatku.

Czy zatem takie darmowe oprogramowanie do prowadzenia KPiR spełnia warunki nieodpłatnego przychodu? Rzeczywiście, zgodnie z definicjami słownikowymi, jest ono nieodpłatne, ponieważ nie wymaga zapłaty i nie jest związane z kosztami. Jednakże w tej przepisowej definicji bardzo istotne jest słowo “świadczenie”. Przez to pojęcie rozumie się dwustronną relację, w której z jednej strony znajduje się podmiot, który wymaga wykonania jakiegoś świadczenia, z drugiej natomiast podmiot, który to świadczenie powinien spełnić.

Organy podatkowe są zgodne w twierdzeniu, iż w przypadku darmowego oprogramowania do prowadzenia KPiR nie można mówić o klasycznym świadczeniu. Programy takie są bowiem dostępne bez żadnych limitów dla wszystkich i nie wypływają od jednego, określonego podmiotu. Co więcej, trudno byłoby ustalić ich wartość początkową - mimo, iż oprogramowań księgowych jest na rynku sporo, to jednak trudno znaleźć produkty dokładnie takie same, na podstawie których możliwe byłoby ustalenie wartości darmowej wersji.

Podsumowując - korzystając w swojej działalności z legalnego darmowego oprogramowania, pobranego z Internetu, czy też zakupionego jako dodatek do prasy, nie powstają żadne zobowiązania podatkowe z tego tytułu.

Darmowe oprogramowanie do kpir a jego zgodność z przepisami

Drugim aspektem darmowego oprogramowania jest jego dostosowanie do przepisów, regulujących formę książki przychodów i rozchodów.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, program wykorzystywany do księgowości musi umożliwiać wgląd do wprowadzonych dokumentów w każdej chwili. Dane, do momentu ich wydrukowania (podatnik ma na to czas do 20 dnia miesiąca po miesiącu, którego wydruk ma dotyczyć), powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie powstawało niebezpieczeństwo ich zniszczenia czy utraty.

Co więcej, sam wygląd podatkowej książki jest istotny. Musi być on zgodny z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli okaże się, że wydruk nie jest zgodny z wymogami zawartymi w przepisach, konieczne będzie prowadzenie dodatkowej, papierowej księgi. Warto wówczas sprawdzić, czy nie istnieje dostęp do innego, alternatywnego oprogramowania, drukującego KPiR w prawidłowej formie. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędzi sporo czasu, ponieważ nie będzie musiał wykonywać dodatkowej pracy.

Korzystanie w firmie z darmowego oprogramowania do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest - jak widać - bardzo dobrym rozwiązaniem. Jeżeli przedsiębiorca nie obawia się spoczywającej na nim samym odpowiedzialności za księgowanie oraz dobierze odpowiedni dla swoich potrzeb program, taka księgowość może okazać się strzałem w dziesiątkę.