Przy prowadzeniu działalności gospodarczej możliwe jest skorzystanie z różnego rodzaju dotacji – na przykład na zakup czy ulepszenie środków trwałych. Otrzymując dofinansowanie, należy zadbać, aby wszystkie warunki zawarte w umowie zostały spełnione, wszelkie formalności dopełnione, a dotacje prawidłowo rozliczone. W tym artykule zastanawiamy się od strony podatkowej wygląda sytuacja, gdy na finansowanie środków trwałych została przeznaczona dotacja wypłacona w transzach. Zdarza się, że dofinansowanie z dotacji wypłacane jest w transzach. Wyjaśniamy, w jaki sposób rozliczyć je z dotacji przekazanej w taki sposób na środki trwałe.
Dotacja wypłacona w transzach i przeznaczona na środki trwałe w KPiR
Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie m.in. środków trwałych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, nie stanowią przychodu dla celów podatkowych. Oznacza to, że środki otrzymane przez przedsiębiorcę prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów w ramach dotacji na zakup środków trwałych nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, a w konsekwencji nie podlegają ewidencjonowaniu w PKPiR.
Podkreślić należy, że na mocy art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów m.in. z tytułu zużycia środków trwałych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie ich we własnym zakresie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że nie stanowią kosztów podatkowych dokonywane odpisy amortyzacyjne od środka trwałego sfinansowanego z dotacji, w części sfinansowanej tą dotacją, a tym samym nie podlegają ewidencjonowaniu w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” PKPiR. W kolumnie tej mogą być ujmowane jedynie odpisy amortyzacyjne w części, którą podatnik pokrył z własnych środków.
Przykład 1.
Panu Michałowi przyznano 100% dotację na zakup maszyny produkcyjnej, która ma zostać wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w jego działalności gospodarczej. Przedsiębiorca rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a jako formę opodatkowania stosuje podatek liniowy. Przyznana panu Michałowi dotacja wypłacana jest w transzach. W jaki sposób tak otrzymaną dotację na zakup środka trwałego należy ująć w PKPiR?
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów co do zasady nie wykazuje się dotacji przyznanych na zakup środków trwałych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie m.in. środków trwałych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT nie stanowią bowiem przychodu dla celów podatkowych. Oznacza to, że pan Michał nie powinien ewidencjonować kwot dotacji otrzymanej w transzach w kolumnie 8. „Pozostałe przychody” PKPiR. Kolumna ta służy bowiem do ujmowania przychodów podatkowych. Wartość środków otrzymanych w ramach wypłaty poszczególnych transz dotacji pan Michał może dobrowolnie ująć w kolumnie 17. „Uwagi”, ponieważ nie jest ona przeznaczona do ewidencjonowania zdarzeń podatkowych, a co za tym idzie transze wypłaconej dotacji w niej ujęte nie są brane pod uwagę przy ustalaniu dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej. Zakupioną maszynę produkcyjną stanowiącą środek trwały w działalności gospodarczej pana Michała należy natomiast wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Trzeba pamiętać, że odpisy amortyzacyjne od środka trwałego sfinansowanego z dotacji zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Dotacja wypłacona w transzach i stanowiąca przychód podatkowy
Jeżeli dotacja wypłacona w transzach, przyznana przedsiębiorcy prowadzącemu PKPiR, stanowi przychód podatkowy, to każda otrzymana transza dotacji podlega wykazaniu jako przychód podatkowy w księdze w dacie faktycznego otrzymania przez podatnika zasobów pieniężnych, a więc wpływu środków na rachunek bankowy podatnika.
Podkreślamy, że w sytuacji gdy otrzymana przez przedsiębiorcę dotacja stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, to wydatki sfinansowane z tej dotacji podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Dzieje się tak pod warunkiem, że wydatki te spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykład 2.
Pan Zbigniew prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, otrzymał dotację na realizację projektu. Dotacja, zgodnie z zawartą umową, stanowi przychód podatkowy i wypłacona została w transzach. Pierwsza transza wpłynęła na firmowy rachunek bankowy pana Zbigniewa 10 stycznia 2023 roku (50% kwoty przyznanej dotacji), natomiast druga 13 kwietnia 2023 roku (50% kwoty przyznanej dotacji). W jaki sposób otrzymaną dotację należy uwzględnić w PKPiR?
Przyznana panu Zbigniewowi dotacja stanowi przychód podatkowy, zatem podlega ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8. „Pozostałe przychody”. Pan Zbigniew powinien zaewidencjonować w księdze kwoty dotacji otrzymanej w transzach w dacie faktycznego otrzymania środków pieniężnych, czyli wówczas, gdy środki wpłynęły na jego rachunek bankowy. Pierwsza transza dotacji powinna zatem zostać ujęta w kolumnie 8. „Pozostałe przychody” 10 marca 2023 roku, a druga 13 kwietnia 2023 roku.
Ewidencja dla celów rozliczenia dotacji w PKPiR
Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, otrzymujący środki w ramach dotacji unijnej, na podstawie zawartej umowy o przyznanie dotacji może mieć obowiązek wyodrębnienia w prowadzonej ewidencji operacji związanej z dotacją. W takiej sytuacji te dodatkowe informacje można uwzględnić w kolumnie 17. PKPiR – „Uwagi”. Z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika bowiem, że służy ona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Można ją także wykorzystywać m.in. do: wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi, informacji o opóźnionym wpływie faktur kosztowych zaburzającym kolejność wpisów w PKPiR, ewidencjonowania przychodów faktycznie przez podatnika otrzymanych oraz tych zwolnionych z opodatkowania, które są uwzględniane przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku następnym.
Dodatkowe informacje odnośnie otrzymanej przez przedsiębiorcę dotacji można wskazać również w kolumnie 15. podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W objaśnieniach sprecyzowano bowiem, że kolumna ta jest wolna i można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–13 oraz wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego.
