Poradnik Przedsiębiorcy

KPiR - zakładanie Księgi Przychodów i Rozchodów

Kto jest zobowiązany do prowadzenia KPiR?

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) dotyczy osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2.000.000 euro po przeliczeniu na PLN wg kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego (w 2018 r. limit przychodów wynosi 8.627.400 zł).

Dodatkowo obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy:

  • armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym;
  • osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia;
  • osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego;
  • osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą one zamiar prowadzenia tej księgi.

Nawet jednorazowy wysoki przychód może spowodować konieczność przejścia na pełne księgi. Wówczas będzie istniała możliwość powrotu do KPiR, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok osiągnięto przychody poniżej granicy limitu.

Formalności i zawiadomienie o założeniu KPiR - ważne są terminy

Jeżeli podatnik ma obowiązek prowadzenia KPiR powinien ją założyć na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów informuje się właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania podatnika) naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia. Zawiadomienie składają nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale także ci, którzy korzystali wcześniej ze zryczałtowanych form opodatkowania, gdzie obowiązywała jedynie ewidencja przychodów oraz przedsiębiorcy prowadzący dotychczas pełne księgi rachunkowe.

W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu KPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy, ale nie do jednego urzędu skarbowego, a każdy do właściwego dla siebie ze względu na miejsce zamieszkania.

Nie trzeba zgłaszać co roku prowadzenia KPiR jeżeli już w poprzednim roku prowadzono księgę.

Ważne!

Na wniosek podatnika Naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić podatnika z obowiązku prowadzenia księgi w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności (rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek, stan zdrowia). Termin złożenia takiego wniosku to co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności wniosek powinien być złożony 14 dni przed obowiązkiem prowadzenia księgi, czyli przed rozpoczęciem działalności.

Forma prowadzenia KPiR

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia KPiR jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - ostatnie zmiany kwiecień 2016 r.

Księgę można prowadzić zarówno w postaci tradycyjnej - papierowej, jak i przy pomocy programów elektronicznych. Tradycyjna wersja jest na pewno bardziej czasochłonna i mniej estetyczna, w związku z tym dla przedsiębiorców bardziej korzystne jest posługiwanie się programami komputerowymi.

Prowadzenie KPiR przy pomocy komputera będzie prawidłowe, gdy podatnik spełni podstawowe warunki, takie jak:

  • określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

  • stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

  • przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Według najnowszych przepisów Podatnik prowadzący KPiR w wersji elektronicznej, zgodnie z wyżej wymienionymi warunkami nie ma obowiązku jej drukowania. Przedsiębiorca nie ma już obowiązku drukowania księgi nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Cel i zadania KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów jest ewidencją przedstawiającą osiągane przychody i ponoszone rozchody. Oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Ewidencja ta jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. KPiR służy więc głównie do prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanych wylicza się wielkość należnego podatku dochodowego.

KPiR służy jednak nie tylko urzędnikom, ale również samemu podatnikowi. Na jej podstawie może dokonać on oceny efektywności swojej działalności w określonym czasie. Służy mu również do podsumowania pracy wykonanej przez cały rok. Informuje bowiem o podstawowych wielkościach (przychody, koszty) obrazujących słuszność funkcjonowania firmy na rynku (uzyskany z działalności dochód).

Konstrukcja KPiR

Budowa KPiR jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z najnowszymi przepisami księga powinna być zbudowana z 17 kolumn o określonych zawartościach ułożonych w ściśle określonej kolejności.

Kolumna:

1. Zawiera liczbę porządkową. Dozwolone jest prowadzenie numeracji ciągłej dla całego roku lub z podziałem na miesiące. Ponadto na podstawie tej numeracji opisuje się dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu.

2. Data księgowania wydatku wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży.

3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu. W przypadku faktur wpisujemy nr zgodny z widniejącym na dokumencie zakupu czy też sprzedaży (czyli przyjęty przez daną jednostkę). Faktury sprzedażowe mogą mieć różny schemat numerowania, np. nr porządkowy/miesiąc/rok lub nr porządkowy/rok. Należy pamiętać, iż przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Istotne jest również, aby numery na dokumentach sprzedażowych były nadawane kolejno bez przerw. Błędem jest bowiem sytuacja, w której jedna z faktur ma nr 3/2013 a kolejna 5/2013. Nie mogą więc powstawać luki.

4. W tej kolumnie wpisuje się nazwę podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzamy transakcję. W przypadku firmy - nazwę firmy, w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko. Kolumny tej nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

5. Zawiera adresy kontrahentów, z którymi prowadzone są transakcje kupna lub sprzedaży. W przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych, kolumnę należy pozostawić pustą.

6. Uwzględnia rodzaj przychodu lub wydatku. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres ....... 

7. Ujmuje wartość sprzedaży towarów handlowych i usług.

8. Pozostałe przychody np. odsetki od lokat bankowych czy też dodatnie różnice kursowe lub przychody z odpłatnego zbycia majątku firmy.

9. Sumuje kwoty kolumny 7 i 8.

10. Obejmuje wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według ich cen zakupu.

11. Ujmuje koszty uboczne związane z zakupem np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru podczas transportu.

12. Zawiera wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się na podstawie listy płac (lub innych dowodów). W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

13. Pozostałe koszty, czyli te nie ujęte w kolumnie 11 i 12. Zaliczą się do nich m.in. wydatki za media, amortyzacja czy wydatki związane z eksploatacją auta używanego dla celów prowadzonej działalności.

14. Łączne kwoty z kolumny 12 i 13.

15. Występuje jako kolumna wolna, w której podatnik ma możliwość wpisać inne zaszłości gospodarcze nie przyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn.

16. Przeznaczona do wykazywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

17. Zatytułowana Uwagi - pozwala na zamieszenie informacji dodatkowych dotyczących wpisu w danym wierszu np. informacje o opakowaniach zwrotnych.

Kolumna 17 kończy KPiR. Natomiast prowadzący księgę nie powinni zapominać o podsumowaniu każdego miesiąca. Polega ono na podkreśleniu wpisów za dany miesiąc oraz wyliczeniu sum poszczególnych kolumn poprzez dodawanie poszczególnych wartości wpisów (wierszy). Warto jest również pod posumowaniem danego miesiąca ująć sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzającego miesiąc rozliczany oraz sumę wpisów za cały rok (czyli z ujęciem miesiąca właśnie zamkniętego). Takie podsumowania będą służyć wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc, która wynika z przychodów i kosztów liczonych narastająco od początku roku podatkowego.

KPiR jako narzędzie informacyjne dla księgowego i przedsiębiorcy

Na podstawie wpisów sporządzanych w KPiR można określić zobowiązanie podatkowe, ale także można na podstawie tych wpisów wyciągnąć wnioski o prowadzonej działalności. Jak już zostało wcześniej zauważone, KPiR spełnia również funkcję informacyjną. Na podstawie podsumowań z każdego miesiąca przedsiębiorca może dokonać analizy zmian wielkości kosztów/przychodów na przestrzeni roku. Wystarczy skonstruować na podstawie danych z księgi wykres słupkowy wskazujący na rozkład wielkości kosztów/przychodów w czasie. Na podstawie wyliczeń widoczny mógłby być również rozkład dochodu przypadającego na poszczególne miesiące.

Dodatkowo na podstawie KPiR można ogólnie przyrównać i zestawić ze sobą poszczególne wartości np. wartość zakupu towarów handlowych i materiałów pomocniczych oraz wartość sprzedaży towarów i usług w danym miesiącu. Takie zestawienia mogą być pierwszym bodźcem informującym przedsiębiorcę np. o zbyt dużych ilościach zakupionego towaru, który nie został sprzedany bądź nie osiągnięto z tytułu jego sprzedaży zadowalających dochodów. Wprawdzie informacje w KPiR są dość ogólne, ale na ich podstawie przedsiębiorca może zauważyć pewne niepokojące lub zadowalające prawidłowości. Dzięki takiemu sygnałowi w razie potrzeby będzie mógł dochodzić takiego a nie innego stanu rzeczy, co będzie miało na celu wybór optymalnych dla jego działalności rozwiązań.