Faktura i paragon są dokumentami, które w stosunkowo łatwy sposób pomagają udowodnić fakt zakupu określonego przedmiotu lub skorzystania z usługi. Dla wielu przedsiębiorców stanowią jedyną formę wykazania kosztów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Czy możliwe jest jednak wystawienie faktury do paragonu bez NIP-u?
Co stanowi koszt podatkowy?
Każda działalność gospodarcza generuje większe lub mniejsze koszty. Wpływa to nie tylko na aktualny stan finansów danego przedsiębiorstwa, lecz także możliwość zmniejszenia podatku dochodowego. Koszty uzyskania przychodów, takie jak zakup sprzętu firmowego, korzystanie z internetu lub księgowości, a nawet służbowego samochodu mogą skutecznie zmniejszyć wysokość podatku. Trzeba jednak pamiętać, że muszą one zostać należycie wykazane – jeśli przedsiębiorca nie będzie w stanie udowodnić, że dany zakup wiąże się z prowadzoną przez niego działalnością, urząd skarbowy nie uzna go za koszt firmowy. To z kolei uniemożliwi obniżenie podatku dochodowego.
"Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT."
Art. 15 ust. 1 ustawy o CIT
"Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu."
Paragon i faktura jako dowód poniesionych kosztów
Prawidłowo wystawiony dokument kasowy, który pozwoli przedsiębiorcy na odliczenie poniesionych kosztów od podatku dochodowego, musi zawierać w sobie m.in. NIP kupującego. Pozwala on na identyfikację podatkową osoby prowadzącej działalność gospodarczą i w ewidentny sposób wskazuje, że zakup został dokonany „na firmę”.
Przez wiele lat przedsiębiorcy mogli bez przeszkód żądać od sprzedawcy lub usługodawcy wystawienia faktury na firmę na podstawie posiadanego paragonu, który nie był przypisany do danej działalności – tzn. nie zawierał w sobie NIP-u kupującego. Od 1 stycznia 2020 roku powyższa reguła została zniesiona i odtąd jeśli przedsiębiorca chce przekształcić posiadany przez siebie paragon w fakturę, dokument ten musi posiadać NIP jego działalności. Jeżeli paragon nie będzie zawierał tego numeru, wystawienie faktury na firmę nie będzie możliwe.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Praktyka pokazuje, że wystawianie paragonów z NIP-em przez sprzedawców nie zawsze jest możliwe, nawet gdy przedsiębiorca poprosi o to na długo przed samym zakupem. Główną przyczyną takiego stanu rzeczy są kasy fiskalne, które nie zawsze pozwalają na generowanie prawidłowych dokumentów kasowych. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca może zażądać wystawienia faktury na podstawie paragonu bez NIP-u w późniejszym terminie?
Faktura do paragonu bez NIP-u
Wystawienie faktury do paragonu, który zawiera w sobie NIP przedsiębiorcy, nie powinno sprawić kłopotu sprzedawcy. Problem może jednak się pojawić, gdy nie posiada on kasy fiskalnej wyposażonej w możliwość nadawania NIP-u na paragonie albo gdy przedsiębiorca zapomni podać swojego NIP-u przed wystawieniem takiego rachunku. W zdecydowanej większości przypadków sprzedawcy odmawiają wystawiania faktur VAT na paragonach, które nie posiadają NIP-u.
Dlaczego sprzedawcy nie chcą wystawiać faktur do paragonów, które nie zawierają NIP-u? Odpowiedź jest prosta – za takie zachowanie potencjalny wystawca faktury będzie odpowiadał finansowo względem Skarbu Państwa. Zgodnie bowiem z treścią art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem przepisów (a więc m.in. wtedy, gdy robi to na podstawie paragonu, który nie posiada NIP-u), organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Warto przy tym zapamiętać, że powyższa odpowiedzialność nie jest stosowana wobec podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).
Jeżeli klient poinformuje sprzedawcę o konieczności wystawienia paragonu z NIP-em, a nie będzie to możliwe wyłącznie z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy, nie wolno mu sporządzić takiego dokumentu (np. wystawić paragon bez NIP-u albo ręcznie dopisać go na wydrukowanym paragonie). W tej sytuacji sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na rzecz swojego klienta (zakładając oczywiście, że transakcja jest dokonywana w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej).
Pomyłkowe wystawienie faktury do paragonu bez NIP-u
Wiemy już, że sprzedawcy nie są uprawnieni do wystawiania faktur na podstawie paragonów nieposiadających NIP-u przedsiębiorcy. Jeśli to zrobią, narażają się na surową odpowiedzialność prawną, szczególnie gdy dana transakcja opiewała na sporą wartość. Celem takiej regulacji jest przeciwdziałanie nadużyciom w zakresie podatku VAT i tym samym zwiększenie wpływów z poboru podatku od towarów i usług bezpośrednio do Skarbu Państwa. Przez wiele lat spora część przedsiębiorców zbierała pozostawione przez innych klientów paragony fiskalne, aby następnie na ich podstawie żądać sporządzania faktur VAT – te z kolei służyły im do dokonywania odliczeń podatkowych, które w rzeczywistości w ogóle nie powinny były mieć miejsca.
Co jednak, jeśli sprzedawca się pomyli i wystawi fakturę VAT na podstawie paragonu zawierającego błędny NIP? Czy w takiej sytuacji również mamy do czynienia z naruszeniem przepisów podatkowych? Okazuje się, że taki przypadek jest traktowany jak bezpodstawne wystawienie faktury VAT. Nie ma przy tym znaczenia, czy podany NIP był zbyt długi, zbyt krótki, czy też dotyczył zupełnie innego kontrahenta. W praktyce oznacza to, że sprzedawcy muszą bardzo uważnie zapisywać NIP-y podawane przez swoich kontrahentów przy finalizacji zakupu.
Jedyną możliwością wystawienia faktury VAT na podstawie paragonu, który nie posiada NIP-u, jest sporządzenie tzw. faktury imiennej. Taki dokument, podobnie jak paragon, na podstawie którego został wystawiony, nie może zawierać w sobie żadnego NIP-u.
Jeśli na paragonie zostanie podany błędny NIP nabywcy, sprzedawca nie ma możliwości weryfikacji nabywcy, a co za tym idzie nie może on w ogóle wystawić żądanej faktury. Paragony fiskalne są bowiem pozbawione innych danych pozwalających zidentyfikować nabywcę. W związku z tym, w przypadku gdy na paragonie zostanie wpisany błędny NIP nabywcy, sprzedawca nie jest uprawniony do wystawienia faktury do takiego dokumentu. Nie ma natomiast żadnych przeszkód, aby sprzedawca wystawił fakturę na rzecz osoby prywatnej do paragonu bez NIP. Transakcja taka ewidencjonowana jest w kasie fiskalnej.
Należy zauważyć, że podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa, czy dokonuje zakupów, działając w charakterze podatnika.
Podsumowanie
Wystawianie faktur do paragonów bez NIP-u jest prawnie zakazane. Celem takiego rozwiązania jest przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym stosowanym w Polsce przez wiele lat na szeroką skalę przez różnych przedsiębiorców. Sprzedawca, który wystawi fakturę VAT na podstawie paragonu bez NIP-u lub z błędnym NIP-em, naraża się na surową odpowiedzialność finansową oraz karną skarbową. Nie ma jednak przeszkód, aby wystawił on na podstawie takiego paragonu fakturę imienną, tj. taką, która nie będzie zawierała w sobie żadnego NIP-u.
