Poradnik Przedsiębiorcy

Wystawianie faktur do paragonów - zmiany w 2020 r.

Wystawianie faktur do paragonów, było często nadużywane przez podatników. Faktury te nie odzwierciedlały faktycznych zdarzeń. W związku z tym od 1 stycznia 2020 ustawodawca zmienił zasady wystawiania faktur do paragonów.

Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej jako ustawa o VAT.

Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie art. 111 ust. 3a ustawy o VAT są obowiązani:

  • wystawiać paragon fiskalny lub fakturę na każdą sprzedaż oraz wydawać dokument nabywcy (w postaci papierowej lub elektronicznej);
  • dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy.

Wystawianie faktur do paragonów – do 31 grudnia 2019 r.

Do końca 2019 r. podatnik mógł wystawić fakturę do paragonu, jeżeli kupujący zażądał tego w terminie trzech miesięcy. Powodowało to liczne nadużycia, ponieważ podatnicy wystawili faktury do paragonów, które nie były związane z ich działalności.

Przykład 1.

Sprzedawca na stacji benzynowej zbiera paragony po klientach, którzy je zostawiają. Na koniec miesiąca powyższe paragony daje swojemu kuzynowi prowadzącemu przedsiębiorstwo transportowe.

W dotychczasowym stanie prawnym trudno tutaj było udowodnić oszustwo, ponieważ wartość paliwa na fakturach wystawionych do paragonów nie była znaczna w stosunku do ogółu zakupionego paliwa.

Faktura do paragonu

Do art. 106b ustawy o VAT dodano ust. 5 i 6. Na podstawie dodanych nowych ustępów w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, gdy paragon potwierdzający transakcję zawiera identyfikacyjny NIP. Podatnik, wystawiając fakturę VAT, może to zrobić w dwóch przypadkach. Pierwszy przypadek to wystawienie faktury do paragonu z NIP nabywcy. W drugim przypadku podatnik wystawia fakturę bez wcześniejszego wystawienia paragonu.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi duży market budowlany. Klientami są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak i podmioty gospodarcze. Podatnik poinformował klientów prowadzących działalność gospodarczą, że jeśli chcą otrzymać fakturę, muszą poinformować kasjerkę i podać swój NIP.

Przykład 3.

Przedsiębiorca w związku ze zmianą przepisów poinformował klientów, aby przed dokonaniem sprzedaży informowali go o konieczności wystawienia faktur. W przypadku takiego żądania kasjer wystawia fakturę. Sprzedaż taka nie jest dokumentowana paragonem.

wystawianie faktur do paragonów

Problemy związane z nowymi regulacjami

W związku z nowymi przepisami podatnicy na początku roku muszą borykać się z licznymi problemami. Poniżej odpowiemy za pomocą przykładów na pytania nurtujące podatników w związku ze zmianą przepisów.

Przykład 4.

Podatnik w grudniu 2019 r. dokonał sprzedaży na kasie rejestrującej dla podmiotu gospodarczego. Przedsiębiorca w lutym zażądał wystawienia faktury do powyższego paragonu. W tym przypadku podatnik może wystawić fakturę, ponieważ w momencie dokonania sprzedaży nie obowiązywały jeszcze nowe przepisy. Tym samym nowe przepisy obowiązują do sprzedaży ewidencjonowanej na kasie od 1 stycznia 2020 r.

Przykład 5.

Podatnik po 1 stycznia 2020 r. otrzymał paragon wraz ze swoim NIP. Kwota na paragonie wyniosła 400 zł. Przedsiębiorca zastanawiania się, czy powyższy paragon może potraktować jak fakturę uproszczoną.

Tak, w takim przypadku paragon można uznać za fakturę. Podatnik nie ma obowiązku występować o fakturę w powyższej sytuacji.

Przykład 6.

Podatnik posiada kasę starego typu. Powyższe urządzenie nie pozwala na umieszczanie NIP na paragonie. Podatnik zastanawia się, jak ma postąpić w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz przedsiębiorców. Czy jest zobligowany do wymiany kasy?

W tym przypadku podatnik nie ma obowiązku wymiany kasy rejestrującej. W razie dokonywania sprzedaży na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą winien poinformować o konieczności wcześniejszej informacji. Podatnik bowiem w tym przypadku może jedynie wystawiać faktury VAT.

Potwierdza to treść uzasadnienia do projektu, w którym czytamy, że „[w] sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie będzie miał technicznej możliwości wpisania numeru identyfikującego na paragonie, nabywca powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę jako podatnik. W takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, ale od razu wystawić fakturę”.

Przykład 7.

Podatnik otrzymał paragon bez swojego numeru NIP. Przedsiębiorca chciałby otrzymać fakturę pomimo jego braku. Ponieważ sprzedawca wystawił fakturę bez NIP zgodnie z prawem, podatnik chciałby naprawić ten błąd notą korygującą.

W tym przypadku podatnik nie może naprawić błędu za pomocą noty korygującej. Wystawienie noty nie spowoduje, że podatnik będzie mógł uznać fakturę za związaną z działalnością opodatkowaną. Błędów popełnionych podczas wydrukowania paragonu nie można poprawić, wystawiając notę korygującą. W tym przypadku błędu popełnionego podczas wydruku paragonu nie można już poprawić.

Sankcje za naruszenie nowych przepisów dot. kas rejestrujących

Ustawodawca przewidział za naruszenie ww. przepisów dotkliwe sankcje. W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem powyższych przepisu, organ podatkowy ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Co istotne, powyższa sankcja w wysokości 100% podatku wykazanego na takim dokumencie grozi zarówno sprzedawcy, który wystawi fakturę na podstawie paragonu bez NIP, jak i kupującemu, który ujmie taki dokument w swojej ewidencji.

Sankcji unikną tylko te osoby fizyczne, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność karno-skarbową.

Przykład 8.

Pracownik hurtowni wystawił fakturę do paragonu bez NIP. Wartość podatku na fakturze to 1250 zł. Odbiorca faktury prowadzący sklep odliczył podatek naliczony z niej wynikający. W takiej sytuacji zarówno sprzedawca, jak i kupujący muszą się liczyć, że zostaną ukarani sankcją w wysokości 1250 zł. Ponieważ hurtownia jest prowadzona przez spółkę z o.o., nie uniknie ona sankcji.

Sankcje za wystawianie faktur do paragonów bez NIP będą nakładane niezależnie od innych sankcji VAT za niewłaściwe rozliczenia z fiskusem (patrz art. 112b i art. 112c ustawy o VAT).

Podsumowując, podatnicy muszą uważać, aby nie popełniać błędów przy wystawianiu faktur do paragonów. Powyższe pomyłki mogą okazać się dla nich bardzo dotkliwe. Podatnicy powinni przeszkolić cały swój personel, aby ograniczyć błędy do minimum.

Faktury do paragonu w  JPK_V7

Od rozliczenia za październik 2020 roku czynni podatnicy VAT sporządzają JPK_V7, w zamian za likwidację deklaracji VAT i JPK VAT. W nowej strukturze JPK faktury do paragonu wykazywane są wyłącznie w części ewidencyjnej JPK wraz z oznaczeniem "FP". Oznacza to, że faktury te nie zwiększają podatku VAT do zapłaty, bowiem sprzedaż ta zostanie wykazana poprzez raport okresowy z kasy fiskalnej (w tym przypadku stosowane jest oznaczenie "RO").

Faktura do paragonu w JPK w wFirma.pl

W systemie wFirma.pl fakturę do paragonu można wystawić na dwa sposoby, w zależności od tego, czy podatnik zintegrował kasę z systemem.

Faktura do paragonu fiskalnego wystawionego w wFirma.pl

Jeżeli użytkownik zintegrował drukarkę fiskalną z systemem wFirma.pl., w celu wystawienia faktury do paragonu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Następnie należy zaznaczyć wcześniej wystawiony paragon fiskalny i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ DO PARAGONU. Dzięki temu dane faktury zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie paragonu fiskalnego. 

Wystawianie faktur do paragonów wystawionych w systemie

Faktura do paragonu fiskalnego wystawionego poza systemem wFirma.pl

W celu wystawienia faktury do paragonu wystawionego poza systemem, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Wówczas w podzakładce KSIĘGOWE należy dodatkowo znaczyć opcję FAKTURA DO PARAOGNU.

Wystawianie faktur do paragonów wystawionych poza systemem

Po zapisaniu, faktura do paragonu zostanie oznaczona symbolem “FP” w strukturze pliku JPK_V7