0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Faktura i jej elementy - wzór z omówieniem

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Faktura VAT jest to dokument wystawiany co do zasady przez czynnych podatników VAT w celu udokumentowania dokonania transakcji. Wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku gdy drugą stroną transakcji jest również firma. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić jedynie na wyraźnie żądanie nabywcy.

Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i nabywcy).

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

Obowiązek wystawiania faktur mają:

  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli nabywca taki zażąda faktury,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Faktury (bez VAT) wystawiać mogą podatnicy VAT zwolnieni.

Pobierz darmowy wzór faktury VAT w formacie PDF i docx!

Do pobrania:

Faktura - wzór.pdf
Faktura - wzór.doc

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Zarówno zasady wystawiania, przechowywania jak i przesyłania faktur są dokładnie określone prawem. Ściśle związane z tym dokumentem prawo do odliczenia VAT skutkuje szeregiem wymagań, jakie musi spełniać faktura, by została uznana za prawidłową. Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać elementy takie jak:

  • numer faktury,
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • kwoty rabatów,
  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:

  • termin i sposób płatności,
  • kwoty rabatów o ile takich udzielono,
  • uwagi do dokumentu.

Ponadto faktura VAT musi posiadać adnotacje których treść uzależniona jest od metody rozliczania podatku VAT:

Od 1 października 2020 roku czynni podatnicy VAT mają obowiązek stosowania dodatkowych oznaczeń i kodów w przypadku wystawiania faktur VAT. Nie są one jednak obowiązkowym elementem faktury i nie muszą być widoczne na jej wydruku. Nowe kody i oznaczenia widoczne są wyłącznie w części ewidencyjnej struktury JPK_V7 o czym więcej w artykule: JPK V7 - co zawiera nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego?

W jaki sposób wystawiać faktury VAT?

Ustawa ani żadne rozporządzenie nie określają w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Dokonać tego można zatem w dowolny sposób np. ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków dostępnych w sklepach czy też za pomocą programów do wystawiania faktur. Można również samodzielnie przygotować wzór i uzupełniać w nim odpowiednie dane. Ważne aby dokumenty te spełniały powyższe wytyczne i by zachowana była właściwa numeracja. Faktura VAT może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, czyli tzw. faktura online.

Ministerstwo Finansów zapowiada wprowadzenie KSeF czyli Krajowego Systemu e-Faktur czyli ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mogli wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Więcej na ten temat w artykule: Krajowy System e-Faktur - nowość!

Przechowywanie faktur VAT

Faktury oraz ich kopie należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (jeśli spełniają wymogi ustawy w tym zakresie), ważne by sposób ich przechowywania umożliwiał do nich łatwy dostęp.

W sytuacji gdy faktury przechodziłyby przez Krajowy System e-Faktur to są one przechowywane przez system przez 10 lat od momentu ich przetworzenia. Dzięki temu rozwiązaniu podatnik nie musi pamiętać o zarchiwizowaniu dokumentów sprzedaży ponieważ w każdym momencie w ciągu 10 lat będzie mógł je pobrać z KSeF.

Na wypadek ewentualnej kontroli urząd może wezwać podatnika do złożenia pliku JPK_FA czyli struktury jednolitego pliku kontrolnego w którym znajdują się szczegółowe informacje dotyczące faktur sprzedaży z danego okresu.

Faktura VAT - jak wystawić w systemie wFirma.pl?

Aby wystawić fakturę w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.

faktura

Tak wystawiona faktura ujmowana jest automatycznie w ewidencjach podatkowych czyli w rejestrze VAT sprzedaży oraz kolumnie 7 KPiR - Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (w przypadku podatników opodatkowanych ryczałtem).

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów