Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura i jej elementy - wzór z omówieniem

Faktura VAT jest to dokument wystawiany co do zasady przez czynnych podatników VAT w celu udokumentowania dokonania transakcji. Wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku gdy drugą stroną transakcji jest również firma. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić jedynie na wyraźnie żądanie nabywcy.

Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i nabywcy).

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

Zgodnie z powyższym, obowiązek wystawiania faktur mają:

  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli nabywca taki zażąda faktury,
  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Faktury (bez VAT) wystawiać mogą podatnicy VAT zwolnieni.

Pobierz darmowy wzór faktury VAT w formacie pdf i docx!

Do pobrania:

pdf
Faktura - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Faktura - wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Zarówno zasady wystawiania, przechowywania jak i przesyłania faktur są dokładnie określone prawem. Ściśle związane z tym dokumentem prawo do odliczenia VAT skutkuje szeregiem wymagań, jakie musi spełniać faktura, by została uznana za prawidłową. Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać elementy takie jak:

  • numer faktury,
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • kwoty rabatów,
  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:

  • termin i sposób płatności,
  • kwoty rabatów o ile takich udzielono,
  • uwagi do dokumentu.

W jaki sposób wystawiać faktury VAT?

Ustawa ani żadne rozporządzenie nie określają w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Dokonać tego można zatem w dowolny sposób np. ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków dostępnych w sklepach czy też za pomocą programów do wystawiania faktur. Można również samodzielnie przygotować wzór i uzupełniać w nim odpowiednie dane. Ważne aby dokumenty te spełniały powyższe wytyczne i by zachowana była właściwa numeracja. Faktura VAT może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, czyli tzw. faktura online.

Przechowywanie faktur VAT

Faktury oraz ich kopie należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (jeśli spełniają wymogi ustawy w tym zakresie), ważne by sposób ich przechowywania umożliwiał do nich łatwy dostęp.

Faktura VAT - jak wystawić w systemie wfirma.pl?

Aby wystawić fakturę w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Faktura vat - jak wystawić w systemie?