Faktura VAT jest to dokument wystawiany co do zasady przez czynnych podatników VAT w celu udokumentowania dokonania transakcji. Wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku gdy drugą stroną transakcji jest również firma. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić jedynie na wyraźnie żądanie nabywcy.
Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i nabywcy).
Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?
Obowiązek wystawiania faktur mają:
- zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców,
- zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli nabywca taki zażąda faktury,
- zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- zarejestrowani podatnicy VAT czynni w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Faktury (bez VAT) wystawiać mogą podatnicy VAT zwolnieni.
Pobierz darmowy wzór faktury VAT w formacie PDF i docx!
Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?
Zarówno zasady wystawiania, przechowywania jak i przesyłania faktur są dokładnie określone prawem. Ściśle związane z tym dokumentem prawo do odliczenia VAT skutkuje szeregiem wymagań, jakie musi spełniać faktura, by została uznana za prawidłową. Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać elementy takie jak:
- numer faktury,
- datę wystawienia,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
- nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
- ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- kwoty rabatów,
- łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:
- termin i sposób płatności,
- kwoty rabatów o ile takich udzielono,
- uwagi do dokumentu.
Ponadto faktura VAT musi posiadać adnotacje których treść uzależniona jest od metody rozliczania podatku VAT:
- mechanizm podzielonej płatności - jeżeli faktura objęta jest obowiązkowym split payment,
- odwrotne obciążenie - w przypadku sprzedaży usług na rzecz firmy z innego kraju UE lub spoza UE,
- metoda kasowa - jeżeli faktura wystawiana jest przez podatnika rozliczającego VAT metodą kasową.
W jaki sposób wystawiać faktury VAT?
Ustawa ani żadne rozporządzenie nie określają w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Dokonać tego można zatem w dowolny sposób np. ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków dostępnych w sklepach czy też za pomocą programów do wystawiania faktur. Można również samodzielnie przygotować wzór i uzupełniać w nim odpowiednie dane. Ważne aby dokumenty te spełniały powyższe wytyczne i by zachowana była właściwa numeracja. Faktura VAT może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, czyli tzw. faktura online.
Przechowywanie faktur VAT
Faktury oraz ich kopie należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (jeśli spełniają wymogi ustawy w tym zakresie), ważne by sposób ich przechowywania umożliwiał do nich łatwy dostęp.
W sytuacji gdy faktury przechodziłyby przez Krajowy System e-Faktur to są one przechowywane przez system przez 10 lat od momentu ich przetworzenia. Dzięki temu rozwiązaniu podatnik nie musi pamiętać o zarchiwizowaniu dokumentów sprzedaży ponieważ w każdym momencie w ciągu 10 lat będzie mógł je pobrać z KSeF.
Faktura VAT - jak wystawić w systemie wFirma.pl?
Aby wystawić fakturę w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.
Tak wystawiona faktura ujmowana jest automatycznie w ewidencjach podatkowych czyli w rejestrze VAT sprzedaży oraz kolumnie 7 KPiR - Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (w przypadku podatników opodatkowanych ryczałtem).
