Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub - z drugiej strony - nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne. Sprawdźmy, jak powinno przebiegać przechowywanie dokumentów firmowych!
Przechowywanie dokumentów firmowych - księgi podatkowe i dokumenty księgowe
Jak wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Do tego typu dokumentów, o których mowa w Ordynacji należy zaliczyć przede wszystkim księgę przychodów i rozchodów (prowadzoną przez podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) oraz ewidencję przychodów (prowadzona przez podmioty opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Dodatkowo przechowywanie dokumentów firmowych związanych z księgowością firmy obejmuje:
- rejestry VAT,
- dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.
Jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Przykład 1.
Podatnik opłaca podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W kwietniu 2023 roku złożył w Urzędzie Skarbowym zeznanie roczne PIT-36 za 2022 rok. Jak długo powinien przechowywać dokumenty podatkowe dotyczące 2022 roku?
Ze względu na to, że zobowiązanie podatkowe z tytułu złożonego PIT-36 za 2022 rok ulegnie przedawnieniu z upływem 5 lat licząc od końca roku, w którym zeznanie zostało złożone, to dokumentację podatkową związaną z rokiem 2022, należy przechowywać do zakończenia roku 2028.
Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z ZUS
Drugą grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jego treścią kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy deklaracji ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.
Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z kadrami
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Jak wynika z jego treści obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów firmowych związanych ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jak wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Natomiast o okresie przechowywania akt osobowych traktuje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.
10-letni okres przechowywania akt osobowych obejmie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.
