Jednym z obowiązków pracodawcy jest pozyskanie i przechowywanie dokumentów o pracownikach. Nie mogą to być jednak wszelkie informacje, jakie uda się pracodawcy uzyskać. Kodeks pracy (dalej jako kp) oraz poszczególne rozporządzenia ministrów wskazują dokładnie, co powinna posiadać dokumentacja pracownicza. Dodatkowo RODO oraz akty wykonawcze wymagają, aby pracodawca nie wymagał od pracownika większej liczby dokumentów, niż jest to uzasadnione rodzajem pracy. W związku z powyższym nasuwa się pytanie, co z dokumentami tożsamości pracowników, takimi jak dowód osobisty, paszport czy prawo jazdy? Czy dokumenty te należy umieszczać w aktach pracowniczych? Czy przechowywanie legitymacji emeryta-rencisty również będzie zasadne? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule. Wskażemy również, czym są akta osobowe, co wchodzi w ich skład oraz ile czasu pracodawca powinien je u siebie przechowywać.
Kp w przepisie art. 94 pkt 9a zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że dokumentacja pracownicza powinna zostać założona, prowadzona i przechowywana z osobna dla każdego z pracowników. Dodatkowo zgodnie z art. 22[1] kp pracodawca nie powinien żądać od pracownika podania większej ilości informacji o sobie, niż jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Niedochowanie powyższych obowiązków może nieść za sobą bardzo poważne skutki, nie tylko te finansowe. Pracodawca powinien zatem uważać, w jaki sposób pozyskuje akta pracownicze oraz co się w nich znajduje.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Jak zostało wskazane na wstępie, ustawodawca wprowadził generalną zasadę, w związku z którą wszyscy pracodawcy są zobligowani do założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Akta te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, tutaj kp daje pracodawcom swobodę w wyborze. Omawiany obowiązek dotyczy wszystkich pracodawców, bez jakichkolwiek wyjątków, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników lub formy organizacyjnej przedsiębiorstwa. Dokumentację pracowniczą powinni prowadzić również tzw. samozatrudnieni, czyli osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze. W końcu są oni nie tylko swoimi szefami, ale również pracownikami.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest bardzo ważny i nie należy go zaniedbywać. Ma on szczególne znaczenie w przypadkach ewentualnych sporów z pracownikami ze stosunku pracy, jak również w razie kontroli zakładu pracy przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy, ZUS czy Urząd Skarbowy. Trzeba zdać sobie sprawę, że zobowiązanie do przechowywania akt pracowniczych stanowi dla pracodawcy zabezpieczenie, gdyż w sporze sądowym to na nim spoczywa ciężar dowodowy. W sytuacji braku przedmiotowej dokumentacji sąd może orzekać na podstawie bezpodstawnych roszczeń pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez niego wskazane, a pracodawca nie będzie miał się czym bronić. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 27 kwietnia 2009 roku (I PK 213/08), stwierdzając, że „w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie, z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, powoduje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy (osobowe środki dowodowe, domniemania faktyczne)”.
Co powinno znaleźć się w dokumentacji pracowniczej?
Przepis art. 94 pkt 9a kp wskazuje, że dokumentacja pracownicza składa się z 2 zbiorów – akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ich szczegółową zawartość wyznacza Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 3, wskazując katalog akt osobowych oraz w § 6 – dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Warto wskazać, że katalog dokumentacji zawierającej się w aktach osobowych ma – co do zasady – charakter otwarty. Pracodawca może w nim przechowywać również dokumenty niewskazane w rozporządzeniu, o ile wymagają tego okoliczności zatrudnienia i wykonywania pracy przez pracownika. Z kolei katalog dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ma charakter zamknięty.
Należy przy tym mieć na uwadze, że pracodawca nie ma prawa do żądania przekazania mu oryginałów dokumentów. Może prosić o przedstawienie ich wyłącznie do wglądu oraz sporządzenie ich odpisów. Do akt powinny trafiać jedynie kopie dokumentów dotyczących pracownika.
Akta osobowe pracownika składają się z 4 części:
- część A – obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
- część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia;
- część C – w jej skład wchodzą dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia;
- część D – obejmuje dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Z kolei dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna zawierać:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
W jaki sposób pracodawca powinien przechowywać dokumenty?
Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej został określony przez ustawodawcę w art. 94 § 9b kp. Zgodnie z tym przepisem dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Wymóg poufności oznacza ograniczenie dostępu do akt wyłącznie do pracodawcy oraz osób przez niego upoważnionych, o ile wykonywana przez nich praca tego wymaga. Dodatkowo, jeżeli dokumentacja prowadzona jest w sposób elektroniczny, należy zadbać, aby bazy danych zostały zaszyfrowane, a dostęp do nich posiadały jedynie osoby upoważnione przez pracodawcę. Integralność dokumentacji oznacza działanie zapewniające utrzymywanie spójnej struktury, tak aby każda modyfikacja danych znajdujących się w aktach pozostawiała trwały ślad. Kompletność dokumentacji oznacza z kolei przechowywanie dokumentów w ten sposób, że wszystkie dokumenty danego rodzaju znajdują się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej, tj. albo papierowej, albo elektronicznej. Dodatkowo przy aktach elektronicznych należy przyjąć 1 rodzaj formatu plików (np. PDF, JPG, PNG). Dostępność dokumentacji oznacza natomiast powinność przechowywania dokumentów w taki sposób, aby dostępu do nich nie miały osoby postronne, nieupoważnione do tego. Jest to ściśle powiązane z obowiązkiem ochrony danych osobowych i wynikającym z niego wymogiem upoważnień dla pracowników mających dostęp do takich danych. Standardowo do takich osób zalicza się pracowników działów kadr i płac oraz przełożonych pracowników.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej również w stosunku do osób, które już u niego nie pracują. Kp wprost wskazuje, że pracodawca jest zobligowany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dodatkowo w przypadku zawierania z pracownikiem kolejnych stosunków pracy, bez względu na to, czy występują między nimi okres przerwy, czy nie, okres przechowywania dokumentacji jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub się rozwiązał. Oznacza to, że pracodawca powinien kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej nawet po przerwie w zatrudnieniu trwającej do 10 lat.
Czy przechowywanie legitymacji emeryta-rencisty w aktach osobowych jest zgodne z prawem?
Gromadząc dokumenty pracownicze, pracodawca powinien mieć zawsze na uwadze przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Zasadą generalną jest, że przetwarzane mogą być tylko takie dane, które rzeczywiście są potrzebne do zatrudnienia oraz realizacji przebiegu zatrudnienia.
Zgodnie z art. 22[1] kp pracodawca może żądać od pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo od zatrudnionego pracownika pracodawca może żądać także innych danych osobowych jak adres zamieszkania, dane osobowe najbliższych członków rodziny czy nr PESEL, jednakże wyłącznie pod warunkiem, że uzyskanie takich danych jest konieczne ze względu na wykonywaną przez pracownika pracę lub ze względu na możliwość korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Powyższe oznacza zatem, że pracodawcę w kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje zasada minimalizacji danych. Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Z kolei w przedmiotowej legitymacji emeryta-rencisty czy też w dowodzie osobistym, paszporcie lub prawie jazdy znajduje się więcej danych niż te, które mogą być niezbędne pracodawcy. Przyjmuje się zatem, że przechowywanie w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii dowodów tożsamości, w tym przedmiotowej legitymacji, jest niedopuszczalne nawet za zgodą pracownika. Pracodawca może wyłącznie zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie okazania do wglądu takiego dokumentu celem potwierdzenia faktu posiadania wymaganego statusu. Do dokumentacji może zostać złożone jedynie oświadczenie pracownika o ważności dokumentu wraz ze wskazaniem jego numeru i daty wystawienia.
