Przechowywanie dokumentów firmowych - jak długo?

Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub - z drugiej strony - nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne. Sprawdźmy, jak powinno przebiegać przechowywanie dokumentów firmowych.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych

Jak wynikaz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Do tego typu dokumentów, o których mowa w Ordynacji należy zaliczyć przede wszystkim księgę przychodów i rozchodów (prowadzoną przez podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) oraz ewidencja przychodów (prowadzona przez podmioty opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Dodatkowo przechowywanie dokumentów firmowych związanych z księgowością firmy obejmuje:

  • rejestry VAT,

  • dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,

  • ewidencje środków trwałych,

  • ewidencje wyposażenia,

  • ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),

  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.

Jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy je w poszczególne lata podatkowe.

Ważne!

W przypadku zeznań rocznych, jako że są składane i rozliczane w kolejnym roku podatkowym, powinny być przechowywane przez 5 lat licząc od zakończenia roku, którym zostało złożone.

Przykład 1.

Podatnik zamknął rok podatkowy 2015 i złożył zeznanie roczne za ten rok w kwietniu  2016 roku. Dokumentację podatkową, związaną z rokiem 2015, należy przechowywać do zakończenia roku 2021. Natomiast dokumenty księgowe za rok 2015 należy przechowywać do końca roku 2020.

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z ZUS

Drugą grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jego treścią kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy dokumentów ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z kadrami

Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 95 pkt 9b Kodeksu pracy. Jak wynika z jego treści pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Natomiast o okresie przechowywania akt osobowych traktuje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.