Przepisy Kodeksu pracy zawierają regulacje dotyczące obowiązków pracodawców i pracowników, ale również uprawnień przysługujących pracownikom. Najczęściej uprawnienia pracownicze wymagają złożenia przez nich do pracodawcy odpowiedniego wniosku, a w niektórych wypadkach dochowania terminu do zgłoszenia chęci skorzystania z takiego uprawnienia. Jak powinno wyglądać Składanie, rozpatrywanie, przechowywanie wniosków pracowniczych? Wyjaśniamy!
Wnioski dotyczące systemu i rozkładu czasu pracy
Czas pracy dotyczy każdego pracownika. Jednak przepisy prawa pracy dopuszczają stosowanie niektórych systemów czasu pracy na wniosek pracownika.
Na wniosek pracownika pracodawca może zezwolić mu na wykonywanie pracy według:
- systemu pracy weekendowej,
- indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- systemu skróconego tygodnia pracy,
- ruchomego rozkładu czasu pracy.
Przykład 1.
Pani Justyna złożyła wniosek o wykonywanie pracy w systemie pracy weekendowej, stwierdzając, że lepiej będzie się jej pracowało, kiedy innych współpracowników nie ma w firmie. Pracodawca nie wyraził na to zgody, cała organizacja pracy wygląda bowiem w ten sposób, że wszyscy pracownicy muszą wykonywać swoje obowiązki w tym samym czasie, a pozostali nie pracują w weekendy. Pracodawca miał do tego prawo, gdyż to on decyduje, czy uwzględnia wniosek o zmianę wykonywania pracy w systemie pracy weekendowej, czy też nie.
Ponadto pracodawca co do zasady ma obowiązek wyrazić zgodę na stosowanie systemu przerywanego czasu pracy oraz ruchomego i indywidualnego rozkładu czasu pracy zgłoszone przez pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej, pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych. Odmowa pracodawcy w takiej sytuacji jest możliwa, jeżeli uwzględnienie wniosku nie może mieć miejsca ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
Wniosek dotyczący wskazanych wyżej uprawnień pracownik może złożyć w dowolnym czasie. Wnioski pracownika co do zmiany systemu czasu pracy lub rozkładu czasu pracy należy przechowywać w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.
Wnioski dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem
Pracodawca obowiązany jest uwzględnić wnioski pracodnika o udzielenie:
- urlopu macierzyńskiego,
- urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopu rodzicielskiego,
- urlopu rodzicielskiego po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopu ojcowskiego,
- urlopu wychowawczego.
Pracownik, który zamierza skorzystać bezpośrednio po urlopie macierzyńskim z urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, musi zgłosić wniosek o jego udzielenie w ciągu 21 dni po porodzie.
Pracownik ma 21 dni na złożenie wniosku o udzielenie bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze po przyjęciu dziecka na wychowanie i wystąpieniu do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub po przyjęciu dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza.
Pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, ma 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu rodzicielskiego lub jego części na złożenie wniosku o udzielenie bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze po przyjęciu dziecka na wychowanie i wystąpieniu do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub po przyjęciu dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza.
Pracownik musi w terminie 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu rodzicielskiego lub jego części złożyć wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego w całości lub w części po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.
Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego należy złożyć do pracodawcy w terminie 21 dni przed planowanym rozpoczęciem tego urlopu.
Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego należy złożyć do pracodawcy w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem tego urlopu.
Przepisy nie przewidują sztywnego terminu na złożenie wniosku o urlop macierzyński przed porodem.
Wszystkie wnioski dotyczące skorzystania przez pracownika z uprawnień związanych z rodzicielstwem należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
Wnioski dotyczące rezygnacji z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Ponadto pracownik może złożyć wniosek dotyczący rezygnacji z urlopu wychowawczego. Jeśli wyraża zgodę na rezygnację z urlopu wychowawczego, wniosek taki może złożyć w dowolnym czasie. Jeżeli nie posiada on zgody pracodawcy na rezygnację przez niego z urlopu wychowawczego, pracownik wniosek taki musi złożyć na co najmniej 30 dni przed powrotem do pracy. Wniosek dotyczący rezygnacji z urlopu wychowawczego przechowuje się w części B akt osobowych.
W przypadku rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę po wykorzystaniu 14 lub 8 tygodni tego urlopu po porodzie, wniosek dotyczący rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego musi zostać złożony na 7 dni przed planowanym podjęciem pracy.
Na 14 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu macierzyńskiego należy złożyć wniosek do pracodawcy w przypadku przejęcia części urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka po rezygnacji z niego przez matkę dziecka.
21 dni przed planowanym powrotem do pracy należy złożyć wniosek dotyczący rezygnacji przez pracownicę z całości lub z części urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie.
21 dni przed planowanym przejęciem przez drugiego rodzica urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie należy złożyć wniosek o przejęcie przez drugiego rodzica urlopu rodzicielskiego.
Przechowywanie wniosków pracowniczych
Pracownik, chcąc łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, musi złożyć pisemny wniosek w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika na piśmie. Wniosek pracownika dotyczący korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
Ponadto pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Składa się go na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek pracownika dotyczący korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy w okresie, kiedy pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego, należy przechowywać w część B akt osobowych pracownika.
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania tego uprawnienia w danym roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Wniosek pracownika dotyczący opieki nad dzieckiem do 14. roku życia powinien być przechowywany w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
Ponadto na wniosek pracownicy karmiącej dziecko piersią przerwy na karmienie mogą być udzielane łącznie. Wniosek taki nie jest ograniczony terminem. Pracodawca ma obowiązek udzielania przerw zgodnie z nim. Wniosek powinien być przechowywany w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
Inne uprawnienia udzielane na wniosek
Ponadto na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Decyzja co do jego uwzględnienia pozostawiona zostaje pracodawcy. Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, bez względu na długość tego urlopu, powinien być przechowywany w części B akt osobowych pracownika.
W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Decyzja co do uwzględnienia wniosku pozostawiona zostaje pracodawcy. Wniosek pracownika dotyczący czasu wolnego od pracy za pracę w godzinach nadliczbowych powinien być przechowywany w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
