Istnieje kilka rożnych deklaracji, jakie przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć do ZUS-u, zarówno podczas zakładania działalności gospodarczej, jak i w trakcie jej prowadzenia. Deklaracje ZUS dzielą się na zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe.
Zgłoszeniowe deklaracje ZUS
Deklaracje ZUS - zgłoszeniowe należy składać przeważnie na początku prowadzenia działalności działalności oraz w przypadku zatrudniania nowego pracownika i zgłaszania go do ubezpieczeń.
ZUS ZUA - formularz stosowany w przypadku zgłoszenia nowego pracownika bądź siebie do ubezpieczeń lub w przypadku jakiejkolwiek korekty danych. Formularz ten składa się w sytuacji, gdy zgłaszana osoba objęta jest pełnym ubezpieczeniem społecznym. Druk ten należy złożyć również w przypadku, gdy po 2 latach przechodzimy z ZUS-u preferencyjnego na ZUS pełny.
ZUS ZZA - formularz składany w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń siebie bądź pracowników lub w przypadku jakiejkolwiek korekty danych - w sytuacji gdy osoba zgłaszana jest objęta tylko ubezpieczeniem zdrowotnym.
ZUS ZIUA - stosowany w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA (część III ZUS ZUA lub ZUS ZZA).
ZUS ZCNA - służy do zgłoszenia danych członków rodziny podatnika bądź pracownika dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, służy także do wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.
ZUS ZWUA - formularz składany w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń:
- społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
- wyłącznie społecznych,
- wyłącznie zdrowotnego.
Za pomocą tego formularza zgłasza się także korektę danych o wyrejestrowaniu. Druk ten składany jest również w przypadku likwidacji działalności, jednak nie należy go składać w przypadku jej zawieszenia.
Formularze zgłoszeniowe należy złożyć w terminie 7 dni od zatrudnienia pracownika bądź zmiany danych.
Rozliczeniowe deklaracje ZUS
Deklarację rozliczeniową przedsiębiorca składa w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to deklaracja, składająca się z formularza głównego - ZUS DRA oraz załączników - imiennych raportów.
ZUS DRA - miesięczna deklaracja rozliczeniowa/korygująca, na której płatnik rozlicza wszystkie składki a także świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
Do końca 2021 roku przedsiębiorca, który opłaca składki ZUS wyłącznie za siebie i za osoby współpracujące, czyli nie zatrudnia żadnych pracowników, nie ma obowiązku składania co miesięcznej deklaracji ZUS DRA. Warunkiem tego uproszczenia jest opłacanie składki od najniższej możliwej podstawy, na co przeważnie decydują się przedsiębiorcy. W przypadku podatników niezatrudniających pracowników obowiązek składania deklaracji ZUS DRA został ograniczony tylko do złożenia pierwszej deklaracji za pierwszy pełny miesiąc. W następnych miesiącach przyjmuje się, że zobowiązanie nie ulegnie zmianie i podatnik co miesiąc opłaca te same składki. Złożenie deklaracji konieczne jest natomiast w przypadku zmiany podstawy wymiaru składek. Przedsiębiorca musi wtedy przesłać deklarację rozliczeniową.
Od stycznia 2022 r. osoby prowadzące działalność gospodarczą, opłacające składki na własne ubezpieczenia lub osoby w nimi współpracujące mają obowiązek comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS
Zwolnieni z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych są nadal:
- duchowni,
- osoby składające dokumenty za nianie,
- osoby, które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu na podstawie art. 7 ustawy o sus.
W przypadku, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, zobowiązany jest co miesiąc składać dodatkowo załączniki do deklaracji ZUS DRA. Są to raporty imienne, które przedsiębiorca musi złożyć zarówno za siebie jak i za wszystkich pracowników. Wyróżniamy dwa raporty informujące o wysokości składek, w zależności od tego, jaką składką objęty jest ubezpieczony oraz jeden raport służący do wyrejestrowania ze składek.
ZUS RCA - imienny raport, w którym wykazuje się należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w przypadku gdy ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym. Na tym formularzu nanosi się także wszelkie korekty.
ZUS RZA - imienny raport miesięczny o należnych składkach w przypadku, gdy ubezpieczony podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Składa się go także w celu korekty danych. Od 2022 roku nie będzie potrzeby składania tych deklaracji. Natomiast w sytuacji konieczności korygowania dokumentów za okresy przypadające w latach 1999–2021 należy stosować dotychczasowe wzory ZUS RZA. Będą one obowiązywały do 31 stycznia 2024 roku.
ZUS RSA - imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach (zasiłkach) i przerwach w opłacaniu składek np. podczas urlopu chorobowego. Służy także do korekty danych.
ZUS RPA - imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego oraz okresach pracy nauczycielskiej.
ZUS DRA cz. II - raport składa się wyłącznie raz w roku gdy przedsiębiorąca nie zatrudnia pracowników a składki opłaca wyłącznie za siebie. W miesiącu zgłoszenia do kodu 05 90 lub 05 92, a gdy przedsiębiorca będzie kontynuował opłacanie składek od przychodu, to w kolejnych latach powinien złożyć taką deklarację za styczeń. Wykazywany jest w niej przychód za rok poprzedni niezbędny do ustalenia podstawy opłacania składek społecznych.
ZUS RCA cz. II - raport ten wypełnia się zamiast raportu ZUS DRA cz. II gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników lub rozlicza się z osobą współpracującą.
Do końca 2021 roku deklarację rozliczeniową ZUS DRA, wraz z ewentualnymi załącznikami w postaci raportów imiennych, należy złożyć w terminie:
- do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,
- do 10 dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
- do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Od 2022 roku zmienią się terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych. Terminy będą następujące:
- termin do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych
- termin do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników posiadających osobowość prawną np. dla spółek, jednostek samorządu terytorialnego (urzędy gminy, miasta), uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ
- termin do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorcy i inne podmioty nie posiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna).
Przedsiębiorca musi pamiętać, iż do 30 kwietnia następnego roku za rok poprzedni, ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych. W sytuacji, gdy zostaną stwierdzone jakieś nieprawidłowości, powinien on złożyć dokumenty korygujące za ten okres.
Pozostałe deklaracje ZUS
Oprócz wymienionych deklaracji istnieje jeszcze kilka innych, bardzo ważnych formularzy, które składa się w określonych sytuacjach.
ZUS ZSWA - na formularzu tym przekazywane są informacje dotyczące pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, którzy są umieszczeni w prowadzonej przez płatnika ewidencji i za których musi on opłacać składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej -płatnicy składek mają obowiązek przekazać raz w roku do końca lutego za rok ubiegły, roczne zestawienie składek wykazanych w ZUS. Dane powinny być przedstawione w podziale na poszczególne miesiące. Jeśli pracodawca przekazuje pracownikowi informacje RMUA (lub w innej formie) na bieżąco co miesiąc, nie ma obowiązku przekazywać już zestawienia rocznego.
ZUS IWA - informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, dotyczy płatników składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
- zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego w roku 2021 średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych (zasady ustalania liczby ubezpieczonych opisane są w poradniku dostępnym w jednostkach terenowych lub na stronach internetowych ZUS),
- byli zgłoszeni nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2021 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2022 r.,
- byli wpisani do rejestru REGON wg stanu na dzień 31 grudnia 2021 r.
Przedsiębiorca musi pilnować, aby płacić składki zawsze w terminie. Należy pamiętać, iż termin przedawnienia zaległych składek w stosunku do ZUS wynosi 5 lat licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.
