Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumenty kasowe do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pomijając część teoretyczną, warto zastanowić się, jak w praktyce powinny być przechowywane dokumenty kasowe. Przedmiotem analizy będzie przypadek wystawienia faktury do paragonu.
Dokumenty kasowe - zasady wystawiania
Jak wynika z treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, w momencie dokonania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Podkreślenia wymaga jednak, że zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku VAT.
Co do zasady faktura jest obowiązkowa w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy. Jednakże na zasadzie wyjątku, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.
Na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT takie żądanie powinno być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, lub otrzymano całość albo część zapłat.
Podkreślenia przy tym wymaga, że wystawienie faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia paragonu. W takim przypadku jeden egzemplarz faktury otrzymuje konsument, natomiast drugi egzemplarz pozostaje u sprzedawcy. Do drugiego egzemplarza dołącza się wydrukowany paragon fiskalny.
Zasady przechowywania dokumentów kasowych
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto zauważmy, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję:
- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12,
- przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie o VAT.
Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii.
Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z 19 maja 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.110.2022.2.PRM), nie ma przeciwwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów.
Dopuszczalne jest zatem zeskanowanie papierowego paragonu i przechowywanie skanu w wersji elektronicznej.
Istotne jest, aby paragony były przechowywane w sposób zapewniający do nich dostęp oraz możliwość odczytu i ich wydrukowania w dowolnym momencie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto stosowany system oznaczania dowodów kasowych ma zapewniać jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję oraz ich powiązanie.
Jeżeli chodzi natomiast o kwestie przechowywania wydrukowanych faktur, to zgodnie z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, lub wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Ponadto stosownie do treści art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z 14 grudnia 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.557.2020.2.MT): „Wnioskodawca wskazał w opisie sprawy, że w wersji papierowej przechowywane będą w dokumentacji Spółki tylko paragony. Na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. Należy zauważyć, że ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów fiskalnych, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych w formie papierowej będzie prawidłowe”.
Ustawa o VAT oraz akty wykonawcze określają jedynie ogólne ramy, a także warunki przechowywania dokumentów kasowych. Po stronie podatnika pozostawiono natomiast zorganizowanie odpowiednich procedur dotyczących przechowywania faktur oraz paragonów w taki sposób, aby zostały spełnione wymogi formalne wynikające z ustawy o VAT.
