Poradnik Przedsiębiorcy

Akta osobowe - nowe okresy przechowywania od 2019 roku

1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z dnia 13 lutego 2018 r. poz. 357). Z tym dniem zmianie ulega okres przechowywania akt pracowniczych z obowiązujących do tej pory 50 lat do 10 lat. Automatycznie dotyczy to wszystkich osób, które będą zatrudnione po 31 grudnia 2018 r. Akta osobowe tych osób pracodawca będzie musiał przechowywał jedynie przez 10 lat.

Akta osobowe osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. pracodawca przechowuje przez okres 10 lat.

Akta osobowe - co się zmieniło od 2019 roku?

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest znaczącym ułatwieniem dla pracodawców, gdyż 50-letni, dotychczas obowiązujący okres przechowywania akt osobowych pracowników wiązał się przede wszystkim z kosztami ich magazynowania, zabezpieczenia przed zniszczeniem itp. W tej sytuacji po upływie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, pracodawca powinien wydać pracownikowi jego akta osobowe do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeżeli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w tym czasie, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe w terminie do 12 miesięcy po upływie terminu przeznaczonego na odbiór. Do momentu zniszczenia w każdej chwili pracownik może odebrać swoją dokumentację od byłego pracodawcy. Zmiany, które wprowadza wyżej wymieniona ustawa w Kodeksie pracy, powodują także powstanie dodatkowego obowiązku spoczywającego na pracodawcy. Wszystkim osobom zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r. musi on przekazać wraz ze świadectwem pracy osobny dokument – informację o okresie przechowywania jego akt osobowych ze wskazaniem dokładnego okresu przechowywania oraz terminu odbioru tych dokumentów. 

Do świadectw pracy osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. pracodawca musi dodać informację o okresie przechowywania akt osobowych oraz podać dokładny termin odbioru i informację, kiedy akta osobowe zostaną zniszczone.

Wyżej wymieniona sytuacja dotyczy pracodawców, którzy nie zdecydowali się na zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej na elektroniczną i nadal przechowują akta swoich pracowników w wersji papierowej. W tej sytuacji przechowują oni akta wszystkich pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. przez 50 lat, a tych zatrudnionych po tej dacie – przez 10 lat.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2018 r. pracodawca ma wybór – może zostać przy starych zasadach i przechowywać akta pracowników w wersji papierowej przez 50 lat lub może przejść na e-akta i przechowywać akta osobowe w wersji elektronicznej przez 10 lat. Możliwość ta nie dotyczy niestety wszystkich pracowników. Na wersję elektroniczną i skrócony okres przechowywania akt pracodawca może się zdecydować tylko w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. Akta pracowników zatrudnionych przed tą datą nadal muszą być przechowywane przez 50 lat. Wiąże się to z faktem, że dopiero od 1 stycznia 1999 r. składki pracownicze są ewidencjonowane za pomocą programu Płatnik. 

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal należy przechowywać przed 50 lat. 

Jakie obowiązki wobec ZUS-u musi spełnić pracodawca, żeby skrócić okres przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.?

Aby skrócić okres przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., należy :

  • złożyć w ZUS-ie oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW,

  • przekazać do ZUS-u raport informacyjny ZUS RIA.

Oświadczenie OSW pracodawca może złożyć w dowolnym terminie. Może także w każdej chwili je wycofać, pod warunkiem, że nie złożył jeszcze raportu informacyjnego ZUS RIA.

Kiedy należy złożyć raport ZUS RIA?

Termin złożenia raportu ZUS RIA uzależniony jest od terminu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem oraz wyrejestrowania go z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA:

  • jeżeli pracownik został wyrejestrowany z ZUS-u przed złożeniem przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW, termin na złożeniu formularza ZUS RIA wynosi 1 rok od złożenia ZUS OSW;

  • jeżeli pracownik zakończył pracę już po złożeniu przez pracodawcę formularza ZUS OSW, dokument ZUS RIA należy złożyć razem z wyrejestrowaniem pracownika na formularzu ZUS ZWUA;

  • dodatkowo należy zwalnianemu pracownikowi przekazać formularz ZUS RIA w wersji papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA należy wydać zwolnionemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Raport ZUS RIA pracodawca może złożyć nie tylko za pracownika, lecz także za osobę świadczącą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej oraz innej umowy, wobec której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia.

Raport ZUS RIA można złożyć za pracownika oraz zleceniobiorcę.

Jakie dane musi przekazać pracodawca w ZUS RIA?

W raporcie ZUS RIA pracodawca powinien wykazać:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;

  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;

  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.;

  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.;

  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;

  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Przekazanie do ZUS-u dokumentu ZUS RIA za byłego pracownika lub zleceniobiorcę zmieni okres przechowywania z 50 do 10 lat nie tylko akt osobowych, lecz także innych dokumentów, które do tej pory należało przechowywać przez 50 lat, takich jak listy płac, karty wynagrodzeń czy inne dokumenty, na których podstawie było wypłacane wynagrodzenie i co się z tym wiąże, były one podstawą ustalenia przez ZUS wymiaru renty czy emerytury.

Złożenie ZUS RIA skróci okres przechowywania także list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego ustalenia wynagrodzeń będących podstawą naliczenia emerytury czy renty.

Jeżeli pracodawca nie przekaże w momencie wyrejestrowania pracownika dokumentu ZUS RIA – a przypomnijmy, że ma na to 7 dni od ustania stosunku pracy lub zakończenia umowy zlecenia – to nadal musi przechowywać akta osobowe, listy płac i kartoteki wynagrodzeń przez okres 50 lat.

Pracodawca musi także pamiętać, że są sytuacje, kiedy będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Będzie tak w przypadku, gdy pracownik:

  • został zgłoszony po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz  pracodawca nie przekazał za niego do ZUS-u raportu informacyjnego ZUS RIA;

  • został on zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie po 31 grudnia  1998 r.);

  • wykonywał on u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.