Poradnik Przedsiębiorcy

Nota korygująca - najważniejsze informacje

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy zarówno wystawiają faktury sprzedaży jak i otrzymują faktury dokumentujące zakupy. Te drugie często mogą zostać uznane za koszty podatkowe jeżeli związane są z działalnością gospodarczą. Jednak co w sytuacji gdy otrzymana faktura zawiera błędy? W takiej sytuacji może zostać wystawiona nota korygująca przez nabywcę!

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument, którego się nie księguje - jego rolą jest formalna korekta wcześniej wystawionej faktury. Nota korygująca jest jedną z metod naprawiania nieprawidłowości powstałych wskutek błędnego wystawienia faktur kosztowych lub korygujących, gdyż wystawia ją odbiorca pierwotnego dokumentu.

Co zawiera nota korygująca?

Części składowe noty korygującej wymienia art. 106k ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług. Oto one:

  • oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,
  • numer kolejny oraz data jej wystawienia,
  • imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP,
  • dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

Nota korygująca - kto ją wystawia?

Jeśli na fakturze umieszczono błędne dane, można ją poprawić za pomocą noty korygującej. Może to zrobić jedynie nabywca towaru bądź usługi. Nota korygująca przekazywana jest sprzedawcy, który wystawił pierwotną fakturę - czyli tę, którą poprawia dana nota.

Jeżeli informacje na temat nabywcy towaru lub usługi są nieklarowne (np. niekompletne lub wypełnione z błędami) i przez to nabywca nie może egzekwować prawa do odliczenia naliczonego podatku, wówczas najlepszym wyjściem jest nota korygująca.

Ważne!

Nabywcy nie dotyczy żadne czasowe ograniczenie w kwestii wystawienia noty korygującej.

Faktura korygująca zamiast noty korygującej

Nota korygująca nie powinna być wystawiana, jeśli uchybienia dotyczą:

  • jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • upustu lub obniżki po wystawieniu faktury,
  • zwrotu towaru lub zapłaty (nawet częściowo),
  • błędów rachunkowych np. pomyłka w naliczeniu stawki VAT, podana zła wartość towaru bądź usługi.

W wymienionych sytuacjach prawidłowe jest wystawienie faktury korygującej.

Kiedy wystawić notę korygującą?

Nota korygująca powinna zostać wystawiona, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury, czyli na przykład:

  • źle wpisany adres nabywającego bądź sprzedawcy,
  • niewłaściwy NIP,
  • błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
  • w przypadku zakupu paliwa - niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu,
  • złe oznaczenie towaru lub usługi.

Akceptacja noty korygującej

Jeśli nota korygująca jest przesyłana do wystawcy pierwotnej faktury drogą tradycyjną (pocztą), należy sporządzić dwa egzemplarze tego dokumentu. Gdy adresat przesyłki (wystawca poprawianej faktury) zaakceptuje notę korygującą, podpisuje się na obu egzemplarzach i odsyła jeden z nich z powrotem do tego, kto ją wystawił.

W Ustawie o podatku od towarów i usług możemy przeczytać, że nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę - ustawodawca nie sprecyzował jednak sposobu, w jaki to należy uczynić. A to zostawia pewną dowolność w tej kwestii - wystawca pierwotnej faktury może zaakceptować notę korygującą inną drogą niż tradycyjna poczta, na przykład przez e-mail.

Aktualnie umieszczanie na nocie korygującej oznaczenia ORYGINAŁ/KOPIA nie jest obowiązkowym elementem, który powinien znaleźć się na nocie. Jednakże jeśli na nocie korygującej znajdują się takie oznaczenia wówczas wystawca noty korygującej pozostawia u siebie jego kopię, a nabywca powinien otrzymać oryginał.