Sejf biurowy może okazać się przydatny przy prowadzeniu działalności gospodarczej do przechowywania cennych sprzętów i gotówki. Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością zabezpieczenia danych przed dostępem osób trzecich. Sejf biurowy znajdzie zastosowanie nie tylko do przechowywania wartościowych przedmiotów, ale także poufnych i ważnych dokumentów, których ujawnienie lub utrata może stanowić poważny problem dla przedsiębiorcy. Zakup sejfu biurowego to inwestycja w bezpieczeństwo firmy, ograniczająca ryzyko kradzieży, zniszczenia mienia czy niepożądane działanie osób trzecich. Czy przedsiębiorca ma prawo do ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na zakup sejfu do biura?
Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Ze względu na ogólny charakter definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w ustawie o PIT, jeżeli ustawa nie wskazuje wprost przynależności danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów ani nie wyłącza go z tych kosztów, każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.
Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie każdy racjonalny wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą podlega zakwalifikowaniu jako koszt uzyskania przychodów w tej działalności. Wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę stanowi koszt uzyskania przychodów, gdy spełnione są następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika;
- jest definitywny, czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów;
- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów;
- został właściwie udokumentowany.
Zakup sejfu jako koszt uzyskania przychodów
Sejf jest wykorzystywany do zabezpieczenia cennych i ważnych przedmiotów. W działalności gospodarczej może on służyć do przechowywania różnego rodzaju cennych sprzętów czy gotówki. Przedsiębiorcy używają sejfów także w celu zabezpieczenia ważnych dokumentów, których utrata może stanowić poważny problem. Poufne dokumenty czy pliki powinny być chronione w sposób szczególny, dlatego sejf stanowi dobre rozwiązanie dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które potrzebują zabezpieczyć dane przed dostępem osób trzecich. Wymiary sejfów dostępnych na rynku są różne, dzięki czemu każdy przedsiębiorca może znaleźć sejf dostosowany do potrzeb prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Sejfy mogą zabezpieczać nie tylko przed włamaniem, ale także przed pożarem, dlatego przy wyborze sejfu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej warto wziąć pod uwagę oba czynniki zagrażające utracie przedmiotów, które przedsiębiorca zamierza przechowywać w sejfie.
Wydatek na zakup sejfu biurowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej spełnia przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Osoba prowadząca działalność gospodarczą podejmuje decyzje, jakie wydatki są celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej przez nią działalności gospodarczej. Jeżeli zatem przedsiębiorca uzna, że specyfika prowadzonej przez niego działalności gospodarczej wymaga zakupu sejfu do przechowywania różnego rodzaju przedmiotów, gotówki czy dokumentacji, może zaliczyć wydatek poniesiony na zakup sejfu do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania, że wydatek zakwalifikowany do kosztów podatkowych spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ujmujący wydatek na zakup sejfu w kosztach podatkowych musi zatem wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Dodatkowo wydatek musi być poniesiony przez podatnika, definitywny oraz właściwie udokumentowany.
Przykład 1.
Pan Jakub będący notariuszem i prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest czynnym podatnikiem VAT. Przedsiębiorca dokonał zakupu sejfu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. W sejfie przechowywane będą ważne dokumenty oraz sprzęt elektroniczny zawierający poufne dane. Zakup sejfu został udokumentowany fakturą. Kwota netto wynosi 8000 zł, podatek VAT 1840 zł, kwota brutto 9840 zł. Czy wydatek na zakup sejfu może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez pana Jakuba działalności notarialnej? Jeżeli zakupiony sejf zostanie przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej i nie będzie używany prywatnie przez pana Jakuba, to wydatek na zakup sejfu spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość netto sejfu jest niższa od 10 000 zł, dlatego wydatek może zostać zaliczony bezpośrednio do kosztów podatkowych.
Zakup sejfu a koszt podatkowy – interpretacja indywidualna
Interpretacja indywidualna (sygn. 0115-KDIT3.4011.804.2021.2.JS) z 23 listopada 2021 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup sejfu.
Wnioskodawcą jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, której przedmiotem są usługi doradcze z zakresu Project Managementu w branży IT. Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym w biurze znajdującym się w domu jednorodzinnym, którego nie jest właścicielem. Pomieszczenie biurowe jest łatwo dostępne, a w domu tym mogą przebywać różne nieupoważnione osoby np. goście rodziny. W związku z tym wnioskodawca planuje zakupić sejf antywłamaniowy/przeciwpożarowy, który byłby przeznaczony do przechowywania laptopów, tabletów, dysków z danymi (back up), telefonów komórkowych, dokumentów firmowych oraz gotówki firmowej. Laptopy, które przechowuje wnioskodawca, nie należą do niego, a zostały mu powierzone przez jego klientów i zawierają one ich ściśle poufne dane. Wnioskodawca zobowiązany jest na mocy umów ze swoimi klientami zadbać o bezpieczeństwo danych oraz sprzętu, również kiedy nie ma go w biurze. Sejf służy zabezpieczeniu danych klientów wnioskodawcy oraz powierzonego przez klientów sprzętu przed kradzieżą lub uzyskaniu do nich dostępu przez osoby nieuprawnione. W przypadku kradzieży sprzętu lub dostępu do tego sprzętu przez osoby nieuprawnione może dojść do utraty samego sprzętu, ale również utraty danych elektronicznych klientów, a także ujawniania lub przejęcia ich poufnych danych przez osoby do tego nieuprawnione np. know-how. Konsekwencją tego może być nie tylko długotrwała utrata reputacji firmy, ale również narażenie się na odpowiedzialność cywilną ze względu na niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu oraz danych klientów. Sejf miałby zapewnić bezpieczeństwo zarówno przed włamaniem, jak i na wypadek pożaru w budynku, w którym znajduje się biuro wnioskodawcy.
Wnioskodawca będzie wykorzystywał sejf wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zakupiony sejf będzie stanowił własność wnioskodawcy, wartość zakupu sejfu nie przekroczy kwoty 10 000 zł, przewidywany okres użytkowania sejfu będzie dłuższy niż rok, a zakup sejfu będzie udokumentowany fakturą. Wnioskodawca zadał pytanie, czy zakup sejfu biurowego stanowić będzie koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pierwszej kolejności przytoczył ogólną zasadę mówiącą, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz podkreślił, że nie każdy wydatek (konieczny i racjonalny) ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, powinien zostać poniesiony przez podatnika w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, być właściwie udokumentowany, definitywny i nie może znajdować się w grupie wydatków zawartych w art. 23 ustawy o PIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w świetle okoliczności opisanych we wniosku wydatek poniesiony przez wnioskodawcę na zakup sejfu biurowego dla potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą spełnia przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji przedmiotowy wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Należy podkreślić, że interpretacja została wydana na podstawie opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku. Oznacza to, że w razie gdy w toku ewentualnego postępowania organ podatkowy uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła wnioskodawcy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym w złożonym wniosku. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy udzielona interpretacja traci swoją aktualność.
