Kary umowne w umowach IT - co warto wiedzieć?

Branża IT rozwija się jak mało która inna dziedzina gospodarki. Nic dziwnego, niemal każda firma potrzebuje bowiem sprzętu, oprogramowania czy pomocy przy prowadzeniu oraz ochronie systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Umowy z podmiotami z sektora IT mogą być różnorakie, mogą być to umowy outsourcingowe o wdrożenie i zarządzanie infrastrukturą technologiczną w przedsiębiorstwie, o stworzenie strony WWW czy aplikacji, jak również o nawiązanie współpracy z programistą. Jednymi z bardzo istotnych elementów takich umów są zapisy gwarancyjne, które mają niejako „wymusić” na stronach prawidłowe wykonanie kontraktu. Kary umowne są właśnie jednym z takich „gwarantów”. Czym jednak one są, jak je stosować i jak powinny wyglądać prawidłowo skonstruowane kary umowne w umowach IT? O tym poniżej.

Czym jest kara umowna?

Kara umowna jest instytucją, na mocy której w umowach cywilnoprawnych możliwe jest zawieranie zapisów, zgodnie z którymi strony postanawiają, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Kodeks cywilny jasno jednak podkreślił, że dłużnik nie ma możliwości zwolnienia się ze zobowiązania przez zapłatę owej kary bez zgody wierzyciela. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w ustalonej wcześniej wysokości, niezależnie od rzeczywistej wysokości poniesionej szkody.

W praktyce wygląda to w ten sposób, że karę umowną dodaje się do treści umowy w postaci odrębnego zapisu, który zobowiązuje stronę (jedną ze stron lub każdą z nich) do zapłacenia kontrahentowi ustalonej z góry kwoty w przypadku naruszenia określonych postanowień umowy. Kara umowna nie musi dotyczyć wszystkich obowiązków strony, może być przypisana np. tylko do jednego umówionego świadczenia.

Kary umowne w umowach IT – jaki jest ich cel?

Instytucja kary umownej posiada kilka funkcji, najważniejszymi z nich jest funkcja motywacyjna, gwarancyjna oraz odszkodowawcza. Widmo konieczności zapłaty wysokiej sumy za niewykonanie umówionej usługi potrafi bardzo dobrze zmotywować kontrahenta do pracy. I to pracy wydajnej oraz skrupulatnej. W końcu kara umowna dotyczy także niewłaściwie wykonanego zobowiązania. Samo wykonanie określonej pracy nie wystarczy, musi ona zostać zrobiona właściwie. Warto również wspomnieć, że czasami nawet najlepiej wykonane zadanie będzie nic nie warte, jeżeli zostanie oddane po czasie. Kara umowna ma zatem „pilnować” także terminowości kontrahenta. Bardzo często kwoty są naliczane za każdy dzień opóźnienia, a co za tym idzie – każdy dzień zwłoki może zaboleć portfel zleceniobiorcy.

Funkcja gwarancyjna kary ma za zadanie zapewnić kontrahenta, że nie zostanie „stratny” na zawartej umowie. W przypadku, gdy zleceniobiorca wykona swoje zobowiązanie zgodnie z kontraktem, zleceniodawca ma powód do zadowolenia. Nie całkiem przegrany będzie również, gdy kontrahent umowy nie wykona. Kary umowne zazwyczaj przekraczają wartość przedmiotu umowy, dzięki czemu wierzyciel odejdzie bez wykonanego świadczenia, ale za to z pełnymi kieszeniami.

Ostatnią funkcją jest ta odszkodowawcza. Jeżeli zleceniobiorca wyrządził zleceniodawcy szkodę, ma obowiązek ją naprawić. Zasady ogólne prawa cywilnego nakazywałyby jednak poszkodowanemu udowodnić zaistnienie szkody oraz jej rozmiar. W przypadku kary umownej nie ma takiego obowiązku. Wystarczy, że kontrahent nie wywiązał się z umowy, tj. nie wykona umowy albo wykona ją, lecz nieprawidłowo.

Kary umowne w umowach IT – czego mogą dotyczyć, a czego nie?

Przedmiotem kary umownej (nie tylko w IT) mogą być wyłącznie zobowiązania niepieniężne. Ustawa nie wskazuje zamkniętego katalogu czynności, jakie mogą podlegać pod tę instytucję. To znaczy, że strony mogą działać swobodnie podczas ustalania, które świadczenia w kontrakcie zostaną w ten sposób zabezpieczone.

Kary umowne w umowach IT mogą zostać powiązane z naprawdę wieloma usługami. Postaramy się jednak przybliżyć niektóre z nich. Kara umowna może zostać nałożona na kontrahenta między innymi za:

• nieterminowe wykonanie usługi, np. stworzenie oprogramowania lub strony internetowej;
• opóźnienie w przekazaniu przedmiotu umowy – kontrahent może np. zbudować na czas stronę WWW, ale przekazać dostępy do jej panelu administracyjnego z opóźnieniem;
• niedostarczenie zamówionych towarów, np. urządzeń elektronicznych;
• prowadzenie nieprawidłowych działań naprawczych, np. w których wyniku powstały nowe błędy systemu;
• niedochowanie obowiązku zachowania poufności lub złamanie tajemnicy przedsiębiorstwa;
• ujawnienie danych osobistych pracowników lub klientów zleceniodawcy;
• doprowadzenie do utraty baz danych, na których pracuje firma.

Nie są to okoliczności, które automatycznie tworzą po stronie sprawcy obowiązek zapłaty kary umownej. Aby wierzyciel mógł domagać się zapłaty określonej kwoty, przedmiot kary musi zostać opisany (najlepiej szczegółowo) w umowie.

Kary umowne nie mogą być natomiast ustalane względem niewykonania zobowiązań pieniężnych. Strona nie może żądać zapłaty określonej kwoty za to, że kontrahent nie dokonał zapłaty umówionego wynagrodzenia. W przypadku nieterminowości w zapłacie obowiązują jedynie odsetki. Te mogą być ustawowe lub umowne. W przypadku tych drugich strony mogą ustalić odsetki maksymalne – o wiele wyższe niż te wprost wynikające z Kodeksu cywilnego.

Jak określane są kary umowne?

Jak wszystkie inne klauzule umowne, tak i ta określająca kary umowne musi być jednoznaczna i zrozumiała. Zapis o karach nie może być abstrakcyjny. Nie musi wskazywać konkretnych kwot, musi jednak co najmniej wskazywać kryteria, jakimi należy się kierować przy ustalaniu wysokości kar. Co bardzo istotne, zasady określania kar muszą pozwalać na jej wyliczenie już w momencie zawierania umowy. Jest to ważne, gdyż w przypadku, gdy strony zastrzegły karę wyliczaną jako procent od wartości kontraktu, a sama umowa wskazywałaby na wynagrodzenie ryczałtowe, wówczas nie ma możliwości określenia wysokości szkody w chwili powstania zobowiązania. Taki zapis kary umownej byłby zatem niezgodny z prawem, a przez to niewykonalny.

W praktyce występują dwie możliwości ustalania kar umownych:

• zapis określający wprost wysokość kary umownej, np. 1000 zł za każdy dzień zwłoki w zakończeniu projektu informatycznego;

• zapis określający wysokość kary w sposób procentowy, np. 1% wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy za każdy dzień opóźnienia w oddaniu zleceniodawcy przedmiotu umowy.

Kary umowne w umowach IT a odszkodowanie

To, że kara umowna ma funkcję odszkodowawczą, nie znaczy, że stanowi odszkodowanie. Odszkodowanie jest instytucją niezależną, która może działać obok kary umownej lub zamiast niej. Umowa może również ograniczyć odszkodowanie. Dzieje się tak, kiedy kontrakt zawiera zapis, zgodnie z którym strony ustanawiają limit odpowiedzialności. W takim wypadku odszkodowanie będzie ograniczone do wysokości tego limitu.

Odszkodowania poszkodowany może domagać się na tzw. zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym. Aby było możliwe dochodzenie odszkodowania, żądający musi wykazać 3 przesłanki, tj.:

• wystąpienie szkody – czyli powstanie uszczerbku w jego majątku;
• wystąpienie szkody wynika z nieprawidłowości w działaniu strony przeciwnej;
• istnieje związek pomiędzy wystąpieniem szkody a nieprawidłowością w działaniu kontrahenta.

W przypadku kar umownych nie ma potrzeby udowadniania istnienia powyższych przesłanek. Samo powstanie szkody nie ma znaczenia, wystarczy wyłącznie fakt, że kontrahent nie wywiązał się z określonych postanowień umownych.

Jak konstruować kary umowne?

Aby móc mówić o transparentności umowy, zapisy o karach umownych muszą być jasne i szczegółowe. Strony nie mogą uregulować, że strona zapłaci kontrahentowi określoną kwotę za każde naruszenie postanowień. „Każde naruszenie”, to znaczy co dokładnie? W takim wypadku nie wiemy, jak omawiana instytucja dokładnie działa, kiedy naliczana jest kara, oraz w jaki sposób wykazać fakt jej powstania. Trzeba pamiętać, że sprawy o zapłatę kar umownych często swój finał mają w sądzie. A sąd z kolei może uznać, że zbyt ogólne, abstrakcyjne zapisy mogą nie wiązać stron, tj. być nieważne.

Kara umowna musi być sformułowana właściwie. Poniżej przedstawiamy przykład klauzuli określającej kary umowne:

1. Naliczenie kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych do pełnej wysokości szkody poniesionej przez zleceniodawcę w związku ze zdarzeniem, które było podstawą naliczenia danej kary.
2. Kary umowne określone niniejszą umową są niezależne od siebie i należą się zleceniodawcy w pełnej wysokości, również gdy na skutek jednego zdarzenia naliczona zostaje więcej niż jedna kara.
3. Kwota łączna kar umownych będzie płatna w terminie wskazanym w wezwaniu do zapłaty zleceniodawcy.
4. Istnieje możliwość potrącenia między stronami naliczonych kar umownych.
5. Odpowiedzialność zleceniobiorcy z tytułu kar umownych za przekroczenie terminu wyznaczonego w niniejszej umowie (lub wskazanego w ustawie) jest odpowiedzialnością z tytułu zwłoki (tj. z przyczyn zawinionych przez dłużnika). Zwłoka występuje jedynie, gdy dłużnik ponosi odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania na czas.
6. Zleceniodawca naliczy kary umowne w przypadku zwłoki w oddaniu umówionego projektu systemu informatycznego w wysokości 1000 zł za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.
7. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań dotyczących naprawy wszelkich błędów i awarii przedmiotu umowy. Opóźnienie występuje za każde niewykonanie zobowiązania na czas, również wtedy, gdy nie jest za to odpowiedzialny, tj. odpowiada na zasadzie ryzyka. Od odpowiedzialności za opóźnienie może się uwolnić, wyłącznie wykazując, że niewykonanie zobowiązania w terminie nastąpiło z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi zleceniodawca, lub z przyczyn o charakterze siły wyższej.
8. Zleceniodawca naliczy kary umowne za opóźnienie określone w pkt poprzednim w wysokości 500 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia.
9. Zleceniodawca naliczy również karę umowną w wysokości 10 000 zł w przypadku rozwiązania umowy z powodu okoliczności leżących po stronie zleceniobiorcy. Kara jest należna zarówno, gdy od umowy odstąpi zleceniobiorca, jak i zleceniodawca.