Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest ryczałt i jakie są jego rodzaje?

Pracodawcy mogą decydować jak rozliczać pracowników za wykonywaną pracę. Bardzo często, sposób w jaki wykonywana jest praca, pozwala na wskazanie w umowie o pracę wynagrodzenia ryczałtowego. Taki sposób rozliczenia stanowi korzystne rozwiązanie dla obu stron stosunku pracy. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Do płacy zasadniczej mogą być doliczane różnego rodzaju dodatki wypłacane w formie wynagrodzenia lub ryczałtu. Należy zaznaczyć, że co do zasady pracodawcy wskazują w treści umów o pracę również konkretną stawkę wynagrodzenia za każdą godzinę nadliczbową. Ryczałt pozwala pracodawcom rozliczać pracowników za wykonywanie pracy w podstawowym wymiarze czasu pracy, za pracę w nocy wykonywaną stale poza zakładem pracy czy pracę w godzinach ponadnormatywnych.

Ryczałt - jakie są jego rodzaje?

Należy rozróżnić ryczałt o charakterze wynagrodzeniowym, który pozwala na rozliczenie pracownika w sytuacji, w której nie można dokładnie określić kwoty wynagrodzenia za wykonane obowiązki, wobec czego stosuje się kwotę przybliżoną. Warto wskazać, że tego typu ryczałt, najczęściej ma zastosowanie przy rozliczeniach za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z art. 1511 § 4 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ryczałt może być zatem ustalony kwotowo, w zamian za przepracowaną liczbę godzin nadliczbowych. Wyliczenie sumy ryczałtu powinno być zgodne z regulacjami Kodeksu pracy dotyczącymi godzin nadliczbowych. Na tej podstawie pracodawca może zwiększyć kwotę ryczałtu, jeśli limit nadgodzin jest większy lub zmniejszyć obowiązki i czynności pracownika, jeśli ma on za dużo pracy.

Warto dodać, że „ukształtowanie w umowie o pracę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w formie ryczałtu jest dopuszczalne, lecz nie pozbawia pracownika roszczeń do wynagrodzenia za zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, nie objęte tym ryczałtem. Umowa o pracę nie może bowiem naruszyć uprawnień pracownika wynikających z ustawowych norm czasu pracy” (por. wyrok Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 czerwca 1971 r., sygn. akt III PZP 15/71).

Ponadto pracownicy, którzy świadczą pracę w godzinach nocnych, powinni otrzymać dodatek do wynagrodzenia. W sytuacji, w której praca w porze nocnej jest wykonywana stale, pracodawca może rozliczać pracownika w oparciu o ryczałt za pracę w godzinach nocnych. 

Zgodnie z art. 1518 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek, o którym mowa w § 1, może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Inny rodzaj ryczałtu, o którym warto wspomnieć, to ryczałt na podróż służbową, który można określić jako rekompensacyjny, ponieważ służy pokryciu wydatków, które pracownik wydał na przykład w delegacji służbowej. Wówczas pracodawca powinien wyposażyć pracownika w odpowiednią kwotę ryczałtu, która pozwoli na pokrycie kosztów noclegu i podróży komunikacją na miejscu. Dodatkowo pracownik, który w czasie podróży służbowej korzysta z własnego samochodu, może również być rozliczony na zasadzie ryczałtu.

Wobec powyższego warto dodać, że pracodawcy mogą uregulować w wewnętrznych przepisach prawa pracy, czy też w umowach o pracę, inne możliwości rekompensowania pracownikom poniesionych wydatków na zasadzie ryczałtu. Jednak uregulowania te nie mogą być mniej korzystne niż wskazane w kodeksie pracy.

Jaka wysokość ryczałtu jest zgodna z Kodeksem pracy?

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2000 roku (sygn. akt I PKN 707/99): „wynagrodzenie nazwane w umowie o pracę «ryczałtowym», przy jednoczesnym wskazaniu, że przysługuje w określonej kwocie za miesiąc pracy, należy traktować jako miesięczną stawkę wynagrodzenia pracownika w pojęciu art. 134 § 1-2 Kodeksu pracy”.

Ważne!
Ryczałt nie zastępuje wynagrodzenia za pracę i jest dodatkowym uposażeniem dla pracownika. Stanowi przybliżoną kwotę, która zrekompensuje pracownikowi poniesione wydatki lub wykonaną pracę w ponadnormatywnych godzinach.

Należy wskazać, że pracodawca powinien dostosowywać kwotę ryczałtu do zmiennej liczby godzin pracy w nadgodzinach, w danym okresie pracy świadczonej w godzinach nocnych, czy ilości podróży służbowych w poszczególnych miesiącach. Przy ustalaniu kwoty ryczałtu, pracodawca zobowiązany jest stosować przepisy wynagradzania z Kodeksu pracy. 

Zatem przy niedostatecznym ustaleniu liczby godzin pracy, na przykład w porze nocnej i wysokości dodatków za tę pracę, ryczałt powinien być podwyższony przez pracodawcę. Warto dodać, że pracownik może wystąpić do Sądu Pracy z roszczeniem o wyrównanie ryczałtu, jeśli jego kwota jest zaniżona, mimo przepracowania większej ilości godzin pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 lipca 2006 r., sygn. akt I PK 40/06).

Przykład 1.

W przedsiębiorstwie produkcyjnym, w okresie przedświątecznym, z uwagi na wzmożoną ilość pracy, pracownicy musieli pracować w godzinach nadliczbowych. Pracodawca ustalił, że za pracę w godzinach ponadnormatywnych, pracownicy otrzymają 16 zł wynagrodzenia za każdą nadgodzinę. W grudniu jedna z pracownic przepracowała 24 nadgodziny, za które otrzymała kwotę 384 zł ryczałtu. Jednak okazało się, że pracownica powinna otrzymać zgodnie z umową o pracę, wyższą kwotę wynagrodzenia za nadgodziny, tj. 520 zł. Pracodawca nie chciał wyrównać brakującej kwoty ryczałtu, dlatego pracownica skierowała sprawę do Sądu Pracy. W wyroku Sąd przyznał pracownicy należytą kwotę i zobowiązał pracodawcę do wyrównania ryczałtu.

Ważne!
W celu zaoszczędzenia na wynagrodzeniu pracownika, pracodawca nie może zastąpić go ryczałtem, pomijając przysługujące ustawowo dodatki. Wówczas ryczałt nie powinien być niższy niż należyte wynagrodzenie, ustalone w oparciu o przepisy Kodeksu pracy wraz z dodatkami.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 12 lipca 2006 roku (sygn. akt II PK 366/05): „nie może być do zaakceptowania przyjęty system wynagradzania w formie ryczałtowej, polegający co prawda na podwyższeniu stawki godzinowej za pracę mającej rekompensować wypracowane nadgodziny w stosunku do stawki godzinowej wynikającej z umowy o pracę, obowiązującej w ośmiogodzinnym dniu pracy, jeżeli wynagrodzenie pracownika w takim systemie jest niższe, niż przysługujące mu wynagrodzenie zasadnicze łącznie z dodatkiem za nadgodziny ustalonym na podstawie Kodeksu pracy (…) Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych uprawnione jest tylko wówczas, gdy pracownicy świadczą pracę ponad umówione normy czasu pracy, a dokonanie kontroli ilości przepracowanych nadgodzin jest lub byłoby wysoce utrudnione”.

Jednak w sytuacji, w której pracodawca nie może dokładnie ustalić ile nadgodzin pracownik przepracuje w danym miesiącu, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe może być wypłacone w formie ryczałtu. Wówczas wysokość ryczałtu nie powinna być niższa od wynagrodzenia, wraz z uwzględnionymi dodatkami określonymi w Kodeksie pracy.

Przykład 2.

Pani Jolanta miała wskazane w umowie o pracę wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 2500 zł miesięcznie. Jeśli świadczyła pracę w godzinach ponadnormatywnych, pracodawca wypłacał jej dodatek za nadgodziny, uwzględniając 60% wypłaty, czyli 1500 zł. Jednak taki sposób obliczania wysokości dodatku za godziny nadliczbowe, jest błędny z uwagi na to, że cała kwota ryczałtu tj. 2500 zł powinna stanowić podstawę do wyliczeń. Pracodawca nie może zaniżać pracownikowi wynagrodzenia, pomijając zasady wskazane w Kodeksie pracy.

Ponadto „(...)dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, uzupełnia wynagrodzenie za pracę wykonaną, a przez to nie może być jedynym składnikiem wynagrodzenia” por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 listopada 1999 roku, (sygn. akt I PKN 348/99).

Warto pamiętać, że przepisy pozwalają pracodawcom stosować stawkę ryczałtową, wobec pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, wobec których obliczenie dokładnej liczby godzin nadliczbowych jest skomplikowane, w szczególności chodzi o przedstawicieli handlowych czy kierowców. Ryczałt powinien uwzględniać kwotę wynagrodzenia zasadniczego, wraz z dodatkiem za każdą godzinę nadliczbową. Warto dodać, że zgodnie z orzecznictwem, jeśli pracownik świadczy stale pracę poza zakładem pracy, jednak codziennie rozpoczyna i kończy dzień pracy w siedzibie firmy, naliczanie ryczałtu jest niezasadne.

Konkludując należy podkreślić, że ryczałt może być stosowany w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy. Praca w godzinach nadliczbowych, praca stale wykonywana poza zakładem pracy w porze nocnej, praca wykonywana w delegacji – może być rozliczana w formie ryczałtu, aczkolwiek wynagrodzenie podstawowe nie może być wypłacane w formie ryczałtu.

Różne kwoty ryczałtu w poszczególnych miesiącach muszą uwzględniać liczbę godzin nadliczbowych, przepracowanych w rzeczywistości wraz z uwzględnieniem stosownych dodatków do wynagrodzenia. Pracownik, który otrzymał zaniżony ryczałt, powinien otrzymać wyrównanie od pracodawcy. W przeciwnym przypadku, będzie miał roszczenie o wypłacenie dodatku za godziny pracy w czasie ponadnormatywnym. 

Wynagrodzenie ryczałtowe wskazane w umowie o pracę, w stałej kwocie za każdy miesiąc, w całości powinno być brane pod uwagę przy obliczaniu dodatków za pracę w godzinach ponadnormatywnych. Stosowanie ryczałtu za pracę w godzinach ponadnormatywnych jest wskazane, gdy drobiazgowa kontrola liczby przepracowanych godzin jest utrudniona. Pracodawca wskazując w umowie o pracę ryczałt, przewiduje, że pracownik będzie świadczył pracę w godzinach nadliczbowych i akceptuje ten fakt.