Komputer jako środek trwały w firmie - rozliczenie

Komputery stacjonarne czy laptopy to obecnie podstawowe wyposażenie praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Korzysta się z nich nie tylko w biurach - większość firm prowadzi komputerową ewidencję, przechowywana jest w nich ważna dokumentacja czy elektroniczne faktury. Czy należy ująć komputer jako środek trwały?

Bezpośredni koszt uzyskania przychodu czy amortyzacja

W zależności od tego, ile komputer kosztował, przedsiębiorca może:

  • wpisać go bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu (koszt poniżej 3 500 złotych)

  • ująć go jako środek trwały w firmie i dokonywać odpisów amortyzacyjnych (koszt powyżej 3 500 złotych)

Aby móc dokonać amortyzacji środka trwałego, przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji tychże środków. W zależności od tego, jaki sposób wybierze - może dokonywać amortyzacji co miesiąc, co kwartał lub co rok.

Metody amortyzacji środków trwałych

Podatnik ma do wyboru następujące metody amortyzacji:

  • liniową,

  • degresywną,

  • przyspieszoną,

  • indywidualnych stawek amortyzacji.

Amortyzacja liniowa jest najpopularniejszą metodą. Polega na regularnym odpisywaniu stawki aż do całkowitego wyzerowania wartości maszyny. Metoda degresywna polega na wyższych odpisach przez pierwszych kilka lat, aż do momentu zrównania odpisu rocznego z wartością odpisu rocznego w przypadku metody liniowej. Wtedy podatnik jest zobowiązany do przejścia na tę metodę. Metoda liniowa przyspieszona może okazać się dobrą opcją w przypadku sprzętów, które szybko tracą na żywotności oraz komputerów używanych.

Oczywiście o wysokości stawki amortyzacyjnej nie decyduje sam przedsiębiorca. Aby wiedzieć, jaki procent może odpisywać jednorazowo od komputera, powinien zajrzeć do Klasyfikacji Środków Trwałych. Komputery są rodzajem 491 (zespoły komputerowe) w grupie 4 (maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania", podgrupa 49 "pozostałe maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne). Co za tym idzie, roczna stawka amortyzacyjna komputera wynosi 30%.

Uwaga!

Jeżeli w przedsiębiorstwie znajduje się więcej, niż jeden komputer i tworzą one sieć - w tym wypadku środkiem trwałym jest cała sieć, nie pojedyncze komputery.

Komputer w spadku lub prywatny

Przedsiębiorcy, którzy otrzymali sprzęt komputerowy w ramach spadku czy darowizny, zostają obciążeni podatkiem dochodowym. Tak więc otrzymane komputery mogą zostać uznane za środki trwałe firmy lub wpisane w koszty uzyskania przychodu. Wartość takiego sprzętu można albo wycenić u rzeczoznawcy, albo na podstawie aukcji internetowych tego samego sprzętu o zbliżonym czasie użytkowania (chyba że umowa darowizny wyraźnie określa wartość komputera).

Jeżeli podatnik korzysta w pracy z prywatnego komputera, nie ma możliwości wcielić go do środków trwałych przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak chciałby odpisywać od niego stawki amortyzacyjne, może przepisać go na firmę. W takim wypadku należy sporządzić oświadczenie o przekazaniu komputera kupionego na cele prywatne do korzystania w działalności gospodarczej. Dokument ten należy zachować w firmowej ewidencji. Jeżeli podatnik posiada dowód zakupu, na jego podstawie wylicza się wartość komputera. Jeżeli nie, to tak jak w przypadku darowizny - może mu w tym pomóc rzeczoznawca lub może się posiłkować aukcjami internetowymi.

Uwaga!

Wydatku na prywatny komputer, który został przekazany na działalność gospodarczą nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, niezależnie od jego ceny.

Komputer jako środek trwały a urządzenia peryferyjne

Inwestując w sprzęt biurowy, zazwyczaj na samym komputerze się nie kończy. Przedsiębiorca potrzebuje drukarki, skanera, opcjonalnie kamery, głośników i wielu innych sprzętów uzupełniających (w zależności od wykonywanego zawodu). Czy je też można zaliczyć do środków trwałych przedsiębiorstwa?

Jak najbardziej. W zależności od tego, czy są niezbędnym dopełnieniem komputera, mogą zostać wcielone jako jeden środek trwały, a jeżeli tylko współpracują z komputerem mogą zostać odrębnym środkiem albo wyposażeniem.

Oprogramowanie komputerowe a amortyzacja

Niektóre z programów mogą zostać zamortyzowane jako wartości niematerialne oraz prawne. Jednak nie zaliczają się do nich:

  • programy komputerowe, których czas użytkowania jest przewidywany na krócej niż rok,

  • programy komputerowe, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 złotych,

  • oprogramowania lub systemy operacyjne zainstalowane na komputerze w momencie jego zakupu (ponieważ stanowią część środka trwałego, a komputer nie mógłby bez nich funkcjonować, np. Windows).

Aby obliczyć wartość początkową programów komputerowych, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko koszt ich zakupu, ale także wszelkie koszty związane z wdrożeniem i startem programu. Co ważne, szkolenia pracowników np. z obsługi nowego systemu nie zostają już wliczone w wartość początkową.

Uwaga!

W przypadku, kiedy przedsiębiorca postanowi poszerzyć zakupioną już licencję na użytkowanie programu komputerowego, wydatek ten nie powoduje zwiększenia wartości początkowej programu. Wartości niematerialne oraz prawne nie mogą zostać ulepszone, z czym można się spotkać w przypadku środków trwałych.

 

Co ważne, firmy zobowiązane są do używania oryginalnych oprogramowań tylko w zakresie wykupionej przez nich licencji. W przypadku kontroli, jeżeli na firmowych komputerach wykryte zostaną nielegalne programy - osoba za to odpowiedzialna stanie przed sądem, a grozić jej może wysoka grzywna lub pozbawienie wolności nawet na okres 5 lat.

Ulepszenie komputera i wydłużenie okresu amortyzacji

Jeżeli przedsiębiorca wydał w ciągu roku ponad 3 500 złotych na modernizację środka trwałego - w tym przypadku komputera bądź sieci komputerowej - wtedy tę kwotę dolicza do jego wartości początkowej. Co za tym idzie, kwota amortyzacji się zmieni, więc podatnik musi ją obliczyć na nowo.

Uwaga!

Podatnicy VAT, którzy przy zakupie środka trwałego odliczyli podatek, dodają kwotę modernizacji do wartości początkowej netto, natomiast zwolnieni z VAT-u do wartości początkowej brutto.