W celu ustalenia, jakie rodzaje odszkodowań podlegają opodatkowaniu podatkiem PIT, a tym samym ujmowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należy dokonać analizy przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli w drodze weryfikacji okaże się, że otrzymane przez przedsiębiorcę odszkodowanie podlega ujęciu w księdze, należy dokonać zapisu w odpowiedniej kolumnie PKPiR. Natomiast księgowanie odszkodowania w KPiR zostało określone poprzez zasady spisane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Księgowanie odszkodowania w KPiR a ewidencja przychodów i kosztów w PKPiR
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) jest przeznaczona dla przedsiębiorców stosujących jako formę opodatkowania skalę podatkową lub podatek liniowy. Zasady prowadzenia PKPiR zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Do księgi podatkowej wpisuje się jedynie przychody i koszty podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Do ujęcia przychodów podatkowych przeznaczone są kolumny 7 i 8 księgi, natomiast koszty podatkowe wykazuje się w kolumnach 10, 11, 12 i 13. Przedsiębiorca rozliczający się na podstawie PKPiR powinien zapoznać się z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które wskazują, jakie zdarzenia należy ewidencjonować w jej poszczególnych kolumnach.
Księgowanie odszkodowania w KPiR - kiedy odszkodowanie podlega ewidencjonowaniu w księdze?
Zgodnie z pkt 8 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika. Odszkodowania podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych ewidencjonowane są zajem w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”.
Przedsiębiorca rozliczający się na podstawie PKPiR w celu ustalenia, czy otrzymane odszkodowanie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym powinno zostać zewidencjonowane w księdze, stosuje zasady ustalenia przychodu i momentu jego powstania określone w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stosownie do art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej. Z przepisu tego możemy wnioskować zatem, że otrzymane od firm ubezpieczeniowych odszkodowania związane ze składnikami firmowego majątku podlegają opodatkowaniu PIT, a więc należy wykazać je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8. Warto podkreślić, że wskazane odszkodowania są przychodem podatkowym niezależnie od tego, czy polisa ubezpieczeniowa została zaliczona w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Na mocy art. 14 ust. 1i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku otrzymania przychodu z działalności gospodarczej, do którego nie stosuje się ust. 1c, 1e i 1h, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. Przepis ten stosuje się do otrzymanych przez przedsiębiorcę odszkodowań, datą powstania przychodu jest wówczas dzień otrzymania odszkodowania.
Przykład 1.
Pani Olga prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i otrzymała odszkodowanie od firmy ubezpieczeniowej za szkodę dotyczącą aparatu fotograficznego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pani Olga w wyniku przeoczenia nie ujęła polisy ubezpieczeniowej w kosztach uzyskania przychodów. Czy musi ująć otrzymane odszkodowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Pani Olga ma obowiązek zewidencjonowania otrzymanego odszkodowania za szkodę dotyczącą aparatu fotograficznego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ dotyczy ono składnika majątku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc na mocy art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT stanowi przychód z działalności gospodarczej. Bez znaczenia pozostaje, czy przedsiębiorczyni zaliczyła do kosztów podatkowych wydatek na polisę ubezpieczeniową, w związku z którą wypłacone zostało odszkodowanie. Należy je ująć w PKPiR w kolumnie 8 „Pozostałe przychody” w dacie otrzymania odszkodowania.
Księgowanie odszkodowania w KPiR - czy odszkodowanie otrzymane przez przedsiębiorcę można traktować jako zwrot wydatków?
W przytoczonym powyżej przepisie wskazano, że do przychodów z działalności gospodarczej zaliczane są odszkodowania z tytułu szkody dotyczącej składników majątku związanych z prowadzoną działalnością, nie oznacza to jednak, że inne odszkodowania otrzymane przez przedsiębiorcę nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy jeszcze odnieść się do ogólnej definicji przychodu zawartej w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Nie oznacza to jednak, że przychodem podatkowym są wszystkie należności otrzymane przez przedsiębiorcę pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, należy wziąć jeszcze pod uwagę art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim do przychodów podatkowych nie zalicza się bowiem zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii „innych wydatków”, o których mowa w art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT, konieczne jest, by:
- nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz
- został wcześniej przez podatnika poniesiony, a następnie zwrócony temu podatnikowi, przy czym wydatek poniesiony był odpowiednikiem wydatku zwróconego.
Zwróćmy uwagę, że odszkodowanie nie jest zwrotem poniesionego wydatku, zatem w przypadku otrzymania odszkodowania nie ma podstaw do zastosowania art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0115-KDIT1.4011.695.2020.1.MR) z 2 grudnia 2020 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie uznania odszkodowania w związku z uszkodzeniem samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej jako przychód. Organ podatkowy w uzasadnieniu wyjaśnił, że w przypadku, gdy podatnik poniesie wydatek, który zostaje sfinansowany kwotą pochodzącą z tytułu ubezpieczenia, nie można mówić o zwrocie wydatku poniesionego przez podatnika. Otrzymane odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia jest realizacją świadczenia wynikającego z postanowień umowy ubezpieczenia i stanowi wyrównanie poniesionego wydatku (na pokrycie szkody z majątku podatnika), w kwocie odpowiadającej poniesionemu przez podatnika wydatkowi, a nie zwrot tego wydatku. Tym samym kwoty wypłaconych odszkodowań, nawet na pokrycie wydatków poniesionych przez podatnika niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, nie stanowią zwrotu wydatków w rozumieniu art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy.
Księgowanie odszkodowania w KPiR - jakie odszkodowania nie podlegają ujęciu w PKPiR?
Weryfikując, jakie odszkodowania podlegają opodatkowaniu PIT, należy jeszcze przeanalizować zapisy zawarte w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w art. 20 ust. 1 tej ustawy dotyczące przychodów z innych źródeł. Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. DOP3.8220.213.2020.HTCE) z 7 marca 2023 roku uznał, że w przypadku, gdy otrzymane przez przedsiębiorcę odszkodowanie za szkodę nie dotyczy składników majątku, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to odszkodowanie otrzymane z OC sprawcy jest kwalifikowane do przychodu z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy PIT. Przy czym zastosowanie znajdzie tu zwolnienie przedmiotowe z art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy PIT. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych, z wyjątkiem:
- odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane zgodnie z art. 27 ust. 1 lub art. 30c;
- dochodu, o którym mowa w art. 24 ust. 15 i 15a.
Oznacza to, że odszkodowania otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych (z wyjątkiem odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej), są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej ostatecznie uznał, że polisa, z której zostało wypłacone wnioskodawcy odszkodowanie, jest polisą odpowiedzialności cywilnej zawodowej dla radcy prawnego. Jest to rodzaj ubezpieczenia majątkowego (ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej jest szczególnym rodzajem ubezpieczenia majątkowego jako ubezpieczenie obejmujące ochronę pasywów). Kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych bądź osobowych objęte są natomiast dyspozycją przepisu art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy PIT. Tym samym przepis art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy PIT nie znajduje zastosowania, gdyż dotyczy on wyłącznie odszkodowań otrzymanych za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej wydał interpretację (sygn. DOP3.8220.213.2020.HTCE) z 7 marca 2023 roku w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości interpretacji indywidualnej z 1 lutego 2019 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.512.2018.1.MR) wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Przykład 2.
Pan Cezary prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jako formę opodatkowania stosuje podatek liniowy i rozlicza się na podstawie PKPiR. Skorzystał z usług doradcy podatkowego i w związku z błędnie wydaną opinią otrzymał odszkodowanie z ubezpieczenia OC sprawcy. Czy otrzymane odszkodowanie pan Cezary powinien wykazać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Polisa, z której zostało wypłacone odszkodowanie dla pana Cezarego, jest polisą odpowiedzialności cywilnej zawodowej dla radcy prawnego. Otrzymane przez przedsiębiorcę odszkodowanie jest szczególnym rodzajem ubezpieczenia majątkowego, które zgodnie ze stanowiskiem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zawartym w interpretacji indywidualnej z 7 marca 2023 roku jest objęte dyspozycją przepisu art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy PIT, a więc podlega zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że pan Cezary nie wykazuje otrzymanego odszkodowania w PKPiR, nie stanowi ono bowiem przychodu z działalności gospodarczej. Jest kwalifikowane jako przychód z innych źródeł zwolniony z opodatkowania PIT.
