Mediacja i arbitraż - formy rozwiązywania konfliktów w biznesie

Stosunki przedsiębiorców nierzadko są dość burzliwe i często dochodzi między nimi do konfliktów. Poważniejsze lub dotyczące znacznych sum często kończą się przed sądem, ale dla niektórych postępowanie sądowe to ostateczność. Powodem niechęci do sądów mogą być wysokie koszty i długi okres oczekiwania na orzeczenie, a w biznesie liczy się czas. Dla wielu przedsiębiorców ważne jest także zachowanie przynajmniej poprawnych stosunków z kontrahentami, na co w przypadku procesu nie ma co liczyć. Dlatego właśnie można wybrać także inny sposób rozwiązywania konfliktów - mediację lub arbitraż.

Mediacja - dyskutujemy i dochodzimy do konsensusu

Istotą mediacji jest rozwiązanie sporu poprzez dyskusję moderowaną przez osobę trzecią - mediatora. Jego rola w rozwiązywaniu konfliktu nie polega jednak na narzucaniu stronom gotowych rozwiązań, ale na stworzeniu dogodnych warunków do przeprowadzenia rozmów, poznania motywów i argumentów drugiej strony, spokojnego przemyślenia kwestii spornych i dojścia do konsensusu.

Przywilejem stron jest wybór osoby mediatora. Mogą to zrobić zarówno w chwili zaistnienia konfliktu, jak i odpowiednio przedtem, na przykład w trakcie zawierania umowy regulującej stosunek gospodarczy łączący strony. Strony mogą zamieścić w takiej umowie zapis wskazujący osobę, która w przypadku zaistnienia sporu będzie przeprowadzać mediację. W zależności od tego, jak zdecydują, mediatorem może być osoba znajoma (na przykład przedstawiciel przedsiębiorstwa, z którym obie strony powiązane są wspólnym interesem) lub całkowicie obca (na przykład mediator sądowy lub psycholog zajmujący się mediacją). Nie jest to prosta decyzja, bowiem każdy wybór niesie ze sobą pewne ryzyko. Ktoś, kto dobrze zna stosunki stron, wie, jakie jest podłoże sporu i co stanowi dla nich priorytet, mógłby pokierować procesem mediacyjnym w taki sposób, by jego uczestnicy byli zadowoleni. Może jednak być w pewnym stopniu nieobiektywny i, kierując się najlepszymi chęciami, naruszyć zasadę bezstronności - szczególnie ważną, jeśli chodzi o mediację.

Właśnie dlatego przedsiębiorcy często wybierają mediatora sądowego. Takie rozwiązanie jest zresztą promowane przez ustawodawstwo - kampanie promujące mediację są przeprowadzane niemal w każdym sądzie, a zapisy dotyczące jej roli w procesie cywilnym znalazły się w kodeksie postępowania cywilnego.

Przepisy te określają dokładnie sposób przeprowadzenia mediacji, wyboru mediatora, a także wpływ wyniku postępowania pojednawczego na toczące się lub dopiero wszczynane postępowanie cywilne.  Jak już wspomniano, uczestnicy powstępowania mogą przystąpić do mediacji zaraz po zaistnieniu sporu lub w trakcie procesu. Sąd zawiesza wówczas postępowanie, a wynik mediacji wpływa na jego zakończenie. Mediator ma obowiązek sporządzić dokładny protokół z mediacji i przedstawić sądowi. Ten z kolei zatwierdza je i nadaje klauzulę wykonalności, jeżeli wynika to z charakteru uzgodnień. Jedynym warunkiem, jakie muszą spełnić ustalenia stron, jest zgodność z obowiązującym systemem prawnym i zasadami współżycia społecznego. Jeżeli to, co ustaliły strony, zmierza do obejścia prawa, zawiera sprzeczności lub jest niezrozumiałe, sąd nie wyrazi zgody na zatwierdzenie.

W przypadku korzystania z usług mediatora sądowego, strony umieszczają w umowie mediacji wszystkie ustalenia co do sposobu przeprowadzenia postępowania pojednawczego, osoby mediatora, a także zamierzonych rezultatów.

Arbitraż - specjalista rozsądza spór

Równie popularnym sposobem pozasądowego rozstrzygnięcia sporu jest arbitraż. Nie polega on jednak na prowadzeniu dyskusji i nakłanianiu stron do rozwiązania konfliktu przez osiągnięcie porozumienia. Kompetencje  do rozsądzenia sporu strony przekazują osobie lub osobom wybranym przez siebie. Często są to specjaliści w dziedzinie, której dotyczy konflikt, co  daje gwarancję profesjonalizmu i dobrego zrozumienia podłoża sporu i interesów stron.  

Arbitraż nazywany jest inaczej sądem polubownym. Przyjmuje formę sądu polubownego niestałego, czyli takiego, który nie ma osobnej siedziby, personelu administracyjnego i jest rozwiązywany zaraz po spełnieniu swojego zadania, czyli wydaniu wyroku. W przypadku niestałego sądu polubownego, strony samodzielnie wybiorą skład sądu arbitrażowego, miejsce jego orzekania i określą liczbę jego członków jedynie dla rozwiązania konkretnego sporu. Istnieje także możliwość zwrócenia się do stałego sądu arbitrażowego, czyli instytucji orzekających we wszystkich dziedzinach prawa cywilnego oraz prawa gospodarczego. To ostatnie jest szczególnie ważne w kontekście sporów między przedsiębiorcami.

Największym sadem polubownym jest Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, ale stałe sądy polubowne funkcjonują w każdym większym mieście. Ich zaletą jest szybkość postępowania - wybierani przez strony arbitrzy są bardziej elastyczni i mogą dopasować terminy do kalendarza przedsiębiorstw, co znacznie usprawnia postępowanie. Tak jak w przypadku mediacji, najważniejsze kwestie, czyli wybór takiej formy rozstrzygania konfliktu, wskazanie samego arbitra lub arbitrów, a także wszelkie ustalenia, dotyczące sposobu przeprowadzenia arbitrażu, strony zawierają w umowie arbitrażu lub klauzuli zamieszczonej w umowie regulującej stosunek gospodarczy je łączący - zapisie na sąd polubowny.  

Inne alternatywne sposoby rozwiązywania sporów

Mediacja i arbitraż nie są jedynymi alternatywami dla sądowego rozwiązywania sporów między przedsiębiorcami. Co prawda przepisy prawa regulują jedynie arbitraż i mediację, ale dla przedsiębiorców najważniejsze powinno być jednak zakończenie sporu.  

Wspomnianą już alternatywą są negocjacje, czyli proces polegający przede wszystkim na komunikacji między stronami. Rozmówcy przedstawiają sobie nawzajem swoje propozycje rozwiązania konfliktu i argumenty, a następnie prowadzą rozmowy tak długo, aż osiągną rezultat satysfakcjonujący obie strony. Miejscem negocjacji może być siedziba któregoś z przedsiębiorców lub miejsce neutralne. Przy przeprowadzeniu negocjacji może pomóc osoba trzecia, zaś wynik negocjacji można ująć w formie umowy lub wspólnego oświadczenia stron.

Facyliacja jest dobrą metodą rozstrzygnięcia sporu, jeżeli jego stronami jest więcej niż dwóch przedsiębiorców. Facyliację można w skrócie określić jako wielostronne negocjacje, prowadzone przez moderatora, nazywanego facyliatorem, mające na celu doprowadzić do znalezienia rozwiązania, które satysfakcjonowałoby wszystkich uczestników lub przygotowywałoby grunt pod rozwiązywanie sporu pomiędzy poszczególnymi stronami. Podobnie jak w przypadku negocjacji, ustalenia wynikające z facyliacji, strony powinny ująć w umowie lub oświadczeniu stron.