Outsourcing controllingu w firmie

Czy dział controllingu to pojęcie, zarezerwowane tylko dla dużych graczy? 

Jeżeli prowadzisz małą, czy średnią firmę wydaje Ci się, że nie potrzebujesz controllingu. I masz rację - tak Ci się tylko wydaje! ;)

Z pewnością stosujesz jego elementy na co dzień a nawet o tym nie wiesz. Przekonasz się o tym czytając poniższy artykuł.

Czym jest controlling?

Controlling jest utożsamiany z zarządzaniem firmą, bo obejmuje zakres od planowania i ustalenia celów, po wykonywanie zadań, ich kontrolę i motywowanie do wprowadzania dalszych zmian. 

Na czym polega outsourcing controllingu? 

Jest to współpraca z osobą lub firmą spoza Twojej organizacji w celu realizacji określonych działań biznesowych. Współpraca z zewnętrznym zespołem ekspertów ma za zadanie ograniczenie kosztów i czasu, który musiałbyś poświęcić na działania, które są poza Twoją podstawową działalnością biznesową.

Jak controlling może pomóc Twojej firmie?

Jak wspomnieliśmy wyżej controlling to m.in. planowanie celów w firmie, ich realizacja i kontrola. Czy może tego zabraknąć w Twojej działalności?

Raczej nie.

Oczywiście można działać bez planu, nie znając rentowności swoich produktów, nie dbając o kontrolę kosztów w firmie, czy opłacalność produkcji. Ale chyba nie o prowadzenie takiego biznesu Ci chodzi? Nie możesz kierować się swoim przeczuciem, czy liczyć na łut szczęścia, jeżeli masz zbudować dochodowe przedsiębiorstwo. A po to przecież m.in. prowadzimy firmę – żeby dzięki niej móc utrzymać siebie, rodzinę i pracowników; żeby zwiększać wartość tej firmy i cieszyć się z coraz większych zysków. 

To wszystko będzie trudne do osiągnięcia bez solidnego planu, określenia celów i systematycznego wykonywania zadań. A także – bez mierzenia ich efektów. Bez takiej kontroli nie będziesz wiedzieć, które działania przynoszą zyski Twojej firmie, których działań należy wykonywać więcej (żeby osiągać jeszcze większe zyski), a z których należy zrezygnować, bo tylko narażają Cię na straty.

Rozumiesz teraz, do czego potrzebujesz controllingu w swojej firmie?

Zastanów się chociażby nad takimi zagadnieniami:

1. Przygotowanie rocznego budżetu

Czy planując budżet na cały rok pamiętasz o kosztach stałych, które będziesz musiał ponieść bez względu na ilość prowadzonych projektów i kosztach zmiennych, które mogą wzrosnąć lub spaść w zależności od liczby i rodzaju zleceń?

2. Wycena 

Wyceniasz odpowiednio swoją pracę? 

Kalkulując cenę sprzedaży produktu - czy na pewno uwzględniłeś wszystkie koszty w wycenie? 

Wiesz, ile zarabiasz na każdym produkcie? Na każdym kliencie?

A może niepotrzebnie marnujesz czas i zasoby na produkty czy klientów, którzy przynoszą niewielki zysk, albo nawet straty dla Twojej działalności?

3. Kontrola

Monitorujesz na bieżąco postępy swoje, czy pracowników w firmie?
Musisz mierzyć efekty swojej pracy. W przeciwnym razie – skąd wiesz, czy idziesz w dobrym kierunku? Które działania wyeliminować, a które intensyfikować, bo dają najlepsze rezultaty?

4. Aktualne, rzetelne dane

Skuteczność Twoich planów zależy od danych, na których je opierasz. Czy uwzględniasz wszystkie informacje pochodzące z księgowości, z działu sprzedaży, działu produkcji? Badasz konkurencję i czynniki rynkowe?

5. Wyznaczanie celów

Dbasz o to, aby cele wszystkich pracowników/działów były ze sobą spójne? Pamiętaj, że firma to system naczyń powiązanych. Trzeba uważać, aby przypadkiem nie wyznaczyć celów, które wzajemnie się wykluczają – np. zmniejszenie kosztów na marketing, przy jednoczesnej chęci pozyskania nowych klientów drogą płatnej reklamy. 

6. Usprawnienia pracy (najczęściej w Excelu)

Dzięki automatyzacji pracy oszczędzasz czas i pieniądze! Często arkusz kalkulacyjny Excel wystarczy do przeprowadzenia niezbędnych obliczeń. Warto jednak wykorzystać pełnię jego możliwości. Nawet, jeżeli nie jesteś ekspertem w Excelu – możesz to zlecić specjalistom. Przykładowo automatyczne odświeżanie danych pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. I już nie musisz ręcznie wklejać co miesiąc danych z innych plików. 

7. Analiza danych

Wraz z rozwojem firmy Excel ujawni swoje ograniczenia, szczególnie jeżeli chodzi o analizę danych. Wtedy przychodzi czas na rozwiązania typu Power BI. Dzięki odpowiedniej prezentacji wyników i jeszcze większej niż w Excelu możliwości automatyzacji – uzyskujesz informacje, z których szybko wyciągniesz najważniejsze wnioski dla swojej firmy i dalszych kierunków działania.

Analiza danych w firmie w oparciu o Power BI

Jednym z częściej wykorzystywanych narzędzi do analizy danych w firmie jest Power BI.

Jest to usługa Business Intelligence stworzona przez Microsoft, która pomaga gromadzić, przetwarzać i analizować dane z różnych źródeł. 

W naszej firmie Portabo korzystamy z niego na co dzień – zarówno dla naszych potrzeb, jak i naszych klientów. 

Przykład zastosowania Power BI w firmie prowadzącej motel i bistro jest pokazany poniżej:

Widzimy na tej stronie arkusza dane do dnia 03.05.2023 roku.

Na górze:

1. Ilość pokoi wynajętych w bieżącym miesiącu – w tym wypadku maja 2023 i porównanie do celu jakim może być maj 2022 – dane do 3 maja w obu latach.

2. Obroty w tysiącach złotych osiągnięte w danym miesiącu w porównaniu do wyznaczonego na ten miesiąc celu.

3. Prognoza obrotów w danym miesiącu.

Na wykresach słupkowych zebrane zostały dane od początku roku do 3 maja we wszystkich analizowanych latach (czyli do 3 maja 2023, 3 maja 2022 itd.) Są tu:

1. Obroty podzielone na te osiągnięte w motelu i bistro – po to aby kontrolować wykonanie do tego jak radziliśmy sobie w latach poprzednich.

2. Zajętość pokoi w całym motelu w procentach w podziale na pokoje 1-osobowe i 2-osobowe – typowy przykład KPI (kluczowy wskaźnik efektywności) dla motelu.

3. Ilość wynajętych pokoi w podziale na 1-osobowe i 2-osobowe – to samo co wyżej tylko w liczbach absolutnych.

4. Obroty z ostatnich dni według form płatności: gotówka, karta, przelew – menadżer chciał kontrolować na bieżąco ten wskaźnik.

Jak widać na powyższym zdjęciu w jednym pulpicie nawigacyjnym Power BI prezentuje wiele danych, które mogą pochodzić z różnych źródeł: pliki Excela, pliki txt, pliki bazy danych, itp. Jest to jego niewątpliwa zaleta. Tak samo jak to, że za pomocą jednego kliknięcia zmieniamy zakres danych dla całego pulpitu. 

Odnosząc się do naszego przykładu - wybierając pojedynczy miesiąc wszystkie wykresy i tabele mogą prezentować dane tylko z tego wybranego miesiąca we wszystkich latach. To bardzo wygodne i ułatwia analizę.

Rodzajów filtrów może być oczywiście więcej, przykładowo możemy analizować tylko dane z weekendów – tego akurat zażyczył sobie nasz klient.

Dane do porównania gotowe w sekundy. Wszystko w jednym raporcie.

Jeżeli chcesz zobaczyć więcej przykładów zastosowania Power BI w firmie, sprawdź nasze rozwiązania na stronie Portabo analiza danych.

Jak wygląda praca specjalisty ds. controllingu?

Wszystkie zagadnienia omówione powyżej, łącznie z analizą danych i ich właściwą prezentacją, należą do głównych zadań specjalisty do spraw controllingu. Jeżeli wśród swoich pracowników nie masz osoby, która mogłaby objąć takie stanowisko, a sam musisz poświęcić czas na inne zadania, nie oznacza to od razu, że powinieneś zwiększać zatrudnienie, albo tym bardziej – że ostatecznie rezygnujesz z wdrożenia controllingu.

Pamiętaj - dzięki controllingowi będziesz mógł jeszcze lepiej zarządzać Twoją firmą. 

Warto zastanowić się nad outsourcingiem controllingu do firmy, która świadczy takie usługi innym jednostkom. Dlaczego? Dzięki temu zyskasz partnera biznesowego, który ‘na chłodno’ spojrzy na Twój biznes. 

Nie zawsze decyzje podejmowane w firmie są ekonomicznie opłacalne. Zwłaszcza w mniejszych firmach, gdzie nie ma nad właścicielem kontroli w postaci udziałowców, czy akcjonariuszy, zdarza się podejmowanie decyzji w oparciu o emocje, przyjaźnie, itp. a nie w oparciu o fakty i liczby. Znasz to? Jeżeli tak, tym bardziej warto skonsultować się z niezależnym doradcą – np. naszą firmą Portabo, która wspiera firmy w decyzjach biznesowych. 

Na czym polega praca działu controllingu (także tego zewnętrznego działu)? 

Kontroler pomoże Ci wyznaczyć wskaźniki, w oparciu o które będziesz mierzył osiągane wyniki. 

Przykładowo – czy ta konkretna forma reklamy ma ekonomiczne uzasadnienie, czy obniżenie ceny danego produktu ma sens, czy czas pracy każdego pracownika jest wykorzystywany w sposób efektywny.

Specjalista ds. controllingu wskaże jak kalkulować koszty i wydajność prac; zautomatyzuje działania; zapewni aktualność danych. W efekcie – wskaże działania, które będą najbardziej opłacalne. 

Potem zostaje już tylko działanie zgodnie z wytyczonym planem, mierzenie efektów i wskazówki jak dalej optymalizować procesy. Bo controlling to nie jednorazowe działanie, ale stałe szukanie coraz lepszych rozwiązań dla Twojego przedsiębiorstwa.

Jest wiele firm, które na początku roku określają cele, ale zapominają o wyznaczeniu mierników i o miarodajnym podsumowaniu efektu danej pracy na koniec okresu. A jeżeli zabraknie nam etapu kontroli, a potem podsumowania i wyciągania wniosków – czy możemy tak naprawdę optymalizować działania? 

Kiedy warto zlecać controlling firmie zewnętrznej?

Dlaczego firma miałaby zlecać usługę, którą może wykonać sama?

Jeżeli prowadzisz małą firmę, pewnie wydaje Ci się, że wszystko możesz, albo powinieneś zrobić sam. 

Jeżeli Twoja firma jest dużą organizacją, pewnie masz do dyspozycji cały dział controllingu, albo chociaż jedną oddelegowaną do tych zadań osobę, np. dyrektora finansowego lub kontrolera finansowego.

W obu przypadkach warto jednak zastanowić się nad zleceniem controllingu firmie zewnętrznej, czyli nad outsourcingiem controllingu. 

Dlaczego?

1. Outsourcing controllingu pozwala zaoszczędzić pieniądze

Jednym z najwyższych kosztów, jakie co miesiąc muszą ponosić przedsiębiorstwa są koszty pracowników. A to nie tylko wynagrodzenie brutto pracownika, które stale rośnie – to również koszty składek ZUS, podatki, szkolenia, koszty BHP, wyposażenie stanowiska pracy, liczne benefity, które musisz zaoferować, żeby przyciągnąć do siebie tych najlepszych.

Wiesz, ile kosztuje Cię każdy pracownik? Warto to sprawdzić dokładnie. Może się okazać, że „zatrudnienie” zewnętrznej firmy będzie tańsze!

Pamiętaj, że koszt pracownika, to nie tylko pieniądze. To także czas poświęcony na proces rekrutacji, szkolenia, nadzoru.

2. Outsourcing controllingu pozwala zaoszczędzić czas

Czy masz w zespole osobę, która posiada wiedzę z zakresu rachunkowości finansowej i zarządczej, finansów przedsiębiorstw, umiejętności analityczne, zna Excela w stopniu zaawansowanym, programowanie w VBA, Power Query, Power BI...
A Ty? Znasz się na tym wszystkim? Jak myślisz, ile czasu zajmie Tobie, albo Twojemu pracownikowi stworzenie zestawienia danych w arkuszu kalkulacyjnym w taki sposób, abyś mógł wyciągnąć z niego przydatne informacje?

Płacisz firmie zewnętrznej za efekt. A to w jej gestii pozostaje znalezienie odpowiedniego rozwiązania. Zaoszczędzony czas przeznaczasz na rozwój firmy.

3. Outsourcing controllingu pozwala wykorzystać wiedzę specjalistów

Nawiązując do poprzedniego punktu – nie wymyślaj koła od nowa! Nie musisz być ekspertem od wszystkiego. Nikt nie jest.

Zleć zadanie specjalistom w dziedzinie controllingu. A Ty i Twoi pracownicy skupicie się na swojej pracy.

4. Outsourcing controllingu to dane zawsze na czas

Ile razy musiałeś gasić w firmie pożary? Ile razy zdarzyło się coś, co zupełnie paraliżowało pracę wszystkich w dziale i przez to terminy nie były dotrzymywane? Trudny klient, dla którego trzeba było wykonać pracę na wczoraj? Kontrola z urzędu skarbowego? Covid?

Przypadki zawsze się zdarzają. 

Firma zewnętrzna nie może pozwolić sobie na opóźnienie. Płacisz jej za terminowe wykonanie zadań.

Outsourcing controllingu to inwestycja w przyszłość Twojej firmy!

Jak zlecić controlling na zewnątrz?

Pewnie masz wiele wątpliwości, nie wiesz, od czego zacząć i czy współpraca z zewnętrzną firmą w ogóle ma sens – czy przyniesie zakładane korzyści.

Podpowiadamy na co zwrócić uwagę z naszego doświadczenia – firmy Portabo, która świadczy usługi controllingu innym jednostkom.

1. Wybierz firmę, która jest godna zaufania. 

Doświadczenie w branży związanej z finansami pomaga zaufać i pozbyć się obaw, kiedy powierzasz dane wrażliwe w obce ręce. 

Portabo to 10 lat doświadczenia m.in. w controllingu, księgowości, dziale kadr i płac. Jesteśmy specjalistami, którzy pomogą zautomatyzować działania w Twojej organizacji, usprawnić procesy, wyeliminować zbędne koszty. 

2. Wybierz firmę, z którą możesz się korzystnie rozliczyć.

W Portabo zawsze dostosowujemy się do potrzeb naszych klientów i praktykujemy różne formy rozliczeń – np. jednorazowo za konkretne zadanie, czy na zasadzie abonamentu za określoną liczbę godzin w miesiącu, które można przeznaczyć na różne działania.

3. Wybierz firmę, z którą łatwo się komunikować

Możesz do nas zadzwonić, napisać, przyjechać. Kontaktujemy się za pomocą Zoom’a, Skype’a, Microsoft Teams, maila, telefonu komórkowego i stacjonarnego – tak, jak jest Ci wygodnie. Na bieżąco zdajemy relację z postępów prac i z góry określamy plan działania – żebyś zawsze wiedział co robimy dla Twojej firmy.

Czy outsourcing controllingu jest bezpieczny?

Bezpieczeństwo finansów i danych firmy jest ważnym i często drażliwym tematem. Czy udzielanie dostępu do tak ważnych informacji komuś z zewnątrz nie stanowi dla przedsiębiorstwa zagrożenia?

Oczywiście, że nie! Podpisując umowę o zachowaniu ścisłej tajemnicy z firmą zewnętrzną możesz czuć się tak samo bezpiecznie, jak zatrudniając na to stanowisko pracownika wewnątrz firmy. A czasem nawet jeszcze bardziej! Nieraz jest przecież tak, że nie chcesz, aby Twoi pracownicy znali wszystkie wyniki Twojej firmy – outsourcing jest na to rozwiązaniem.

Oprócz czynnika ludzkiego pozostaje jeszcze kwestia bezpieczeństwa danych zapisanych na stacjach roboczych, lokalnych serwerach, serwerach opartych na rozwiązaniach chmurowych itp. Każda z tych opcji posiada swoje specyficzne zabezpieczenia zaczynając od programów antywirusowych i firewalli zainstalowanych na stacjach roboczych a skończywszy na specjalistycznych zabezpieczeniach potwierdzonych międzynarodowymi certyfikatami dla zaawansowanych centrów danych. 

W Portabo nie przechowujemy danych na zewnętrznych serwerach, pracujemy na lokalnych stacjach roboczych zabezpieczonych certyfikowanymi programami antywirusowymi oraz firewallami a po zakończeniu współpracy, czy wykonaniu zadania – wszystkie dane usuwamy bezpowrotnie. 

Jesteś gotowy na controlling w Twojej firmie?

Aby zacząć procesy związane z controllingiem, zastanów się, czy jesteś w stanie wykonywać te działania za pomocą środków i ludzi, którymi dziś dysponujesz. 

Jeżeli nie, pamiętaj, że wcale nie musisz się do nich ograniczać!

Outsourcing controllingu jest w tym wypadku najlepszym rozwiązaniem.

Odpowiednio przygotowana osoba wspomoże Twoją firmę danymi, które wykorzystasz do lepszego zarządzania firmą. Pomoże Ci zautomatyzować pracę, stworzy narzędzia, dzięki którym zaoszczędzisz czas. 

Nasza firma Portabo wykonuje zadania działów Rachunkowości Zarządczej, Controllingu, Analizy Biznesowej. Możesz nam zaufać.

Pomożemy Ci poukładać Twój biznes tak, by osiągał jeszcze lepsze efekty.

Najważniejsze jest jeszcze jedno – zacznij już dziś!

Nie czekaj. Każdy kolejny dzień bez controllingu to utracone korzyści dla Twojej firmy.

Masz jakieś pytania? Wątpliwości? Nie wahaj się!

Po prostu napisz do nas, lub zadzwoń. Razem znajdziemy rozwiązanie dla Twojej firmy.

Koniecznie odwiedź stronę Portabo rozwiązania dla firm.

Albo od razu zadzwoń na numer 697 900 713.

Artykuł sponsorowany