Outsourcing IT - czy to pułapka? Jak zawrzeć dobrą umowę?

Nie istnieje chyba zawód, który byłby w stanie samodzielnie funkcjonować bez technologii. Smartfony, komputery czy Internet, nie mówiąc już o bardziej zaawansowanych technologiach, są codziennymi narzędziami w naszej pracy. Z jednej strony od technologii nie da się uciec, z drugiej jednak strony korzystanie z niej w biznesie nie jest tanie. Utrzymywanie własnego działu IT jest dla wielu przedsiębiorców barierą nie do przejścia. Decydują się oni wówczas na zewnętrzne przedsiębiorstwa, które stale lub doraźnie służą im pomocą przy prowadzeniu firmowych systemów. Outsourcing IT jest w dzisiejszych czasach bardzo popularny. Jednak przed zdecydowaniem się na ten rodzaj powierzenia zadań informatycznych firmie zewnętrznej przedsiębiorca powinien wiedzieć, jakie ryzyka czekają na niego podczas zawierania umowy z kontrahentem.

Zatrudnienie działu IT a outsourcing IT

Ciężko wyobrazić sobie prężnie działającą firmę, która funkcjonuje w całości w oderwaniu od technologii i Internetu. Obecnie każdy sektor gospodarki opiera się w mniejszej lub większej części o systemy informatyczne i automatyzację pracy. Zakup takich systemów nie załatwia jednak problemu, muszą być one aktualizowane, modyfikowane czy unowocześniane. Oznacza to, że regularna pomoc ze strony pracowników IT jest nieodzowna.

Czy jednak tworzenie w strukturach firmy całego działu IT i zatrudnianie wysoko wykwalifikowanych specjalistów zawsze będzie dobrym pomysłem? Zapewne w przedsiębiorstwach zajmujących się szeroko rozumianą technologią, jak tworzenie programów komputerowych, aplikacji na telefon czy produkcja sprzętu elektronicznego nieodzowne jest zatrudnienie pełnoetatowych informatyków. Co jednak z firmami o mniejszych potrzebach w tej kwestii?

Trzeba pamiętać, że utrzymanie samej infrastruktury technicznej stanowi nie lada wyzwanie. Stale działające serwery, komputery, laptopy oraz inne pomniejsze urządzenia elektroniczne pochłaniają ogromne ilości prądu. Cena energii elektrycznej nie należy obecnie do najniższych.

To samo tyczy się doświadczonych i sprawnych informatyków. Ich wynagrodzenia wysoko odbiegają od minimalnej krajowej. Są oni bardzo potrzebni na rynku, stąd też cenią się powyżej średniej rynkowej.

Wysokie koszty pracownicze, sprzętu, jego obsługi oraz mediów z całą pewnością działają na niekorzyść tworzenia własnego działu IT. Recepta na powyższe problemy to outsourcing IT. Jest bardziej elastyczny, nie wymaga wysokich początkowych nakładów finansowych, a same usługi informatyczne są o wiele tańsze. Odchodzi bowiem obciążenie podatkowe wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u, jak również wyeliminowane zostaje ryzyko przerwania ciągłości działania systemów informatycznych, które może mieć miejsce w sytuacji odejścia stałych pracowników działu IT, ich choroby czy urlopu wypoczynkowego.

Outsourcing IT – na czym polega?

Najprościej rzecz ujmując, outsourcing IT stanowi zewnętrzne wsparcie informatyczne udzielane przedsiębiorstwu przez firmę specjalizującą się w tej kwestii, dysponującą zespołem profesjonalistów od IT. Outsourcing, w przeciwieństwie do doraźnej pomocy informatycznej, polega na stałym i kompleksowym świadczeniu usług. Celem tego typu współpracy jest zapewnienie ciągłości oraz integralności infrastruktury IT, a co za tym idzie – poprawa wydajności firmy klienta. Dodatkowym atutem jest bieżące doradztwo w kwestii rozwoju technologii oraz błyskawiczne reagowanie na stale nowe powstające zagrożenia.

Firmy outsourcingowe zajmują się przede wszystkim:

• zarządzaniem siecią komputerową i dbaniem o serwery;
• tworzeniem i obsługą baz danych;
• bezpieczeństwem systemów IT;
• badaniem i usuwaniem awarii;
• tworzeniem stron internetowych, aplikacji i programów komputerowych;
• wdrożeniem, aktualizacją i ulepszaniem rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w firmie klienta.

Outsourcing IT – jak wybrać najlepszą firmę?

Na rynku istnieją setki firm zajmujących się omawianymi usługami informatycznymi. Przedsiębiorca, decydując się na jedną z nich, nie powinien kierować się wyłącznie opiniami w sieci czy pochwałami znajomych (jednak może to być bardzo pomocne przy wyborze). Przede wszystkim powinien on zadbać o aspekty formalne.

W pierwszej kolejności powinno się sprawdzić przyszłego kontrahenta w rejestrach przedsiębiorców. Mniejsze przedsiębiorstwa, np. jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki cywilne należy wyszukać w CEIDG. Spółki prawa handlowego znajdują się z kolei w KRS. Jeżeli są one wpisane do rejestru, warto sprawdzić kapitał i zasady reprezentacji firmy outsourcingowej. Pierwsze pokaże, czy ma się do czynienia z poważnym podmiotem o wielotysięcznym lub milionowym kapitale zakładowym, czy nowo powstałą spółką o kapitale rzędu 5000 zł. Będzie to miało również duże znaczenie w przypadku ewentualnego sporu sądowego (kapitał spółki jest oddzielny względem majątku jej udziałowców).

Przedsiębiorca powinien również skontrolować, czy wobec firm nie jest prowadzone postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe, oraz czy nie figuruje ona w rejestrze dłużników niewypłacalnych.

Duże znaczenie może mieć także sama forma przedstawionej umowy. Jeżeli jest ona niedbała, wewnętrznie się wykluczająca czy posiadająca istotne błędy, przedsiębiorca może się spodziewać, że kontrahent tak samo niedbale będzie podchodził do ich współpracy. Z kolei umowa kompleksowa, szanująca interesy obu stron może świadczyć o właściwym podejściu firmy outsourcingowej do nawiązywanej współpracy oraz jej profesjonalizmie.

Jak powinna wyglądać umowa obejmująca outsourcing IT?

Ciężko określić, jak dokładnie powinna wyglądać umowa o outsourcing IT. Wszystko zależy od wymagań zleceniodawcy oraz specyfiki pracy zleceniobiorcy. Mimo to można wskazać na kilka jej elementów, które powinny być skontrolowane przez przedsiębiorcę-klienta w pierwszej kolejności.

1. Przejrzystość – umowa outsourcingowa powinna być sporządzona przede wszystkim przejrzyście i zrozumiale. Przedsiębiorca, nieznający się przecież na specyficznych zagadnieniach IT, musi mieć pewność, że żaden zapis nie będzie w przyszłości działał przeciw niemu. Aby tak było, musi dokładnie wiedzieć, co czyta i pod czym się podpisuje.
2. Zakres usług – taka umowa powinna skupić się na zakresie usług oferowanych przez firmę outsourcingową. Oprócz samych wyszczególnionych zadań zleceniobiorcy powinno zostać tam również opisane, w jaki sposób będzie się on wywiązywał ze swoich zadań.
3. Wynagrodzenie – innym istotnym zapisem będzie ten dotyczący wysokości wynagrodzenia oraz zasad jego rozliczania. Outsourcing IT pozwala na wiele sposobów wyliczania zapłaty za usługi. Zobowiązanie tego typu nie jest bowiem określone w kc i może być swobodnie kształtowane przez strony, o ile nie sprzeciwia się to literze prawa. W praktyce najczęściej spotykane jest wynagrodzenie stałe, określane np. w ramach usługi abonamentowej, ryczałtowe za poszczególne usługi, a także to rozliczane na podstawie określonych wskaźników, np. pracogodzin czy liczby przetwarzanych danych. W przypadku gdy przedsiębiorca decyduje się na uiszczanie opłaty za poszczególne usługi, warto również skupić się na zasadach zamawiania usług, rezygnacji z nich oraz sposobie ich wyceniania. Klienci (i to nie tylko konsumenci) uwielbiają elastyczność w zobowiązaniach. Możliwość zmiany pakietu usług, prawo do ich przetestowania czy krótkie okresy wypowiedzenia na pewno czynią umowę bardziej atrakcyjną. 
4. Zasady odpowiedzialności – niezwykle ważne są również klauzule określające zasady odpowiedzialności stron z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania. W przypadku niewywiązania się z umowy przez firmę outsourcingową ustanawiane są kary umowne wraz z określeniem górnego limitu odpowiedzialności. Z kolei usługobiorca – w przypadku zwłoki w zapłacie – powinien spodziewać się odsetek za opóźnienie. Mogą być one ustawowe lub umowne (np. maksymalne).
5. Zachowanie poufności – przedsiębiorca powinien również zastanowić się nad klauzulą regulującą obowiązek zachowania poufności. Taki zapis ma na celu ochronę danych firmy przed ich upublicznieniem lub przekazaniem innym podmiotom (np. konkurencji) przez specjalistów IT. Zapis o obowiązku zachowania poufności powinien szczegółowo określać, jakie grupy informacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa tak, aby nie było wątpliwości, jakie dane są wrażliwe. Warto również określić, w jaki sposób firma outsourcingowa może wykorzystywać powierzone jej informacje. Ogólny zapis, że dane te będą przetwarzane zgodnie z celem umowy, jest oczywiście niewystarczający. Należy pochylić się nad tym zagadnieniem i go uszczegółowić. Klauzula powinna zawierać także katalog sytuacji, w których dochodzi do niezgodnego z umową wykorzystania danych oraz wskazywać na kary, jakie kontrahent zobowiązuje się zapłacić w razie złamania tajemnicy przedsiębiorstwa.
6. Prawa autorskie – bardzo często podczas outsourcingu IT dochodzi do wytworzenia jakiegoś rodzaju własności intelektualnej. Może to być kod programistyczny usprawniający system czy stworzenie całego programu komputerowego. Przedsiębiorca korzystający z tego typu dedykowanych rozwiązań w swojej firmie powinien zadbać, aby tego typu wartości w niej pozostały. Z tego też powodu umowa o outsourcing IT powinna w swej treści zawierać postanowienie dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych. Dodatkowo pomocna będzie klauzula regulująca powstanie kar umownych w przypadku, gdyby okazało się, że zleceniodawca nie może skutecznie przenieść na zleceniobiorcę takich praw. W innym wypadku wraz z rozwiązaniem umowy firma outsourcingowa może zabrać swoje „zabawki”, a przedsiębiorca zostanie wtedy z niczym.
7. Rozwiązanie umowy – jest to ważny element stron przy niemalże każdym rodzaju umowy. Nie inaczej jest tutaj. Przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, jakie są warunki rozwiązania umowy – chodzi o te uprawniające każdą ze stron zarówno do zerwania kontraktu w trybie natychmiastowym, jak i rozwiązania go z wypowiedzeniem. Terminy te powinny być dobrane indywidualnie do rodzaju usług świadczonych przez firmę outsourcingową. Temat ten należy dobrze przemyśleć, gdyż zbyt długi termin wypowiedzenia może być odstraszający dla klienta, z drugiej jednak strony zbyt szybkie zaprzestanie współpracy może doprowadzić do sytuacji, że przedsiębiorca nie zdąży znaleźć sobie następcy i system przedsiębiorstwa zostanie bez osób będących w stanie go prowadzić oraz chronić.