Zakup paliwa za granicą – jak ująć w KPiR?

W okresie ciągłego rozwoju gospodarczego przedsiębiorcy poszukują zagranicznych kontrahentów, z którymi będą mogli nawiązać współpracę. W tym celu często odbywają podróże służbowe pojazdem prywatnym bądź firmowym, w wyniku czego ponoszą różnego rodzaju koszty związane z eksploatacją pojazdu, m.in. paragony za zakup paliwa za granicą, winiet czy opłat parkingowych. Jednak czy zakup paliwa za granicą może stanowić koszt firmowy oraz czy można odliczyć od tego zakupu podatek VAT? Wyjaśniamy poniżej.

Zakup paliwa za granicą a koszt uzyskania przychodu

Jak stanowi art. 22 ustawy o PIT, wydatki mogą zostać ujęte w kosztach działalności, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przy czym nie zostały one wymienione w art. 23 ustawy, który to zawiera wykaz wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Ponadto, aby zaliczyć dany wydatek do kosztów działalności, musi być on odpowiednio udokumentowany.

W przypadku krajowego zakupu paliwa paragon fiskalny nie stanowi dowodu księgowego. Taki wydatek, aby mógł być ujęty w ewidencji, powinien zostać udokumentowany fakturą.

Paragon może zostać potraktowany jak faktura uproszczona i stanowić podstawę do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku w kosztach podatkowych pod warunkiem, że jego wartość nie przekracza 450 zł oraz posiada numer NIP nabywcy.

Odmiennie jednak wygląda dokumentowanie zakupu paliwa za granicą. Zgodnie bowiem z § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi, jeśli zawierają następujące dane:

datę wystawienia,
stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon,
określoną ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupionego paliwa/oleju.

Na odwrocie paragonu podatnik jest zobowiązany uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego paliwa lub oleju.

Zatem paragon za zakup paliwa za granicą zawierający wymagane przepisami dane przedsiębiorca będzie mógł ująć w KPiR.

Zobacz też:

Zakup paliwa za granicą do pojazdu firmowego

Jeśli zakup paliwa za granicą dotyczy firmowego samochodu osobowego, to należy ująć go w KPiR w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki do wartości 75% wydatków na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Koszt ten należy wcześniej przeliczyć na złotówki po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Przykład 1.

Pani Maria odbyła podróż służbową do Holandii samochodem firmowym. Tam zatankowała samochód i otrzymała paragon fiskalny. Czy będzie mogła ująć taki wydatek w kosztach firmowych?

Tak, w przypadku zakupu paliwa za granicą nie ma przeciwwskazań, aby ująć wydatek w kosztach firmowych na podstawie paragonu. W takiej sytuacji pani Maria powinna wystawić dowód wewnętrzny na 75% wartości paragonu netto po przeliczeniu go na złotówki i ująć go w KPiR w kol. 13 – Pozostałe wydatki.

Zakup paliwa za granicą do pojazdu niefirmowego

Podatnik w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może wykorzystywać swój prywatny samochód, którym może odbyć podróż służbową. Wówczas w kosztach firmy może ująć 20% wydatków poniesionych na zakup paliwa, czy też z tytułu poniesionych wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.

Od 2019 roku nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT. W związku z tym wydatki związane z pojazdami prywatnymi mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych do wysokości 20%.

Przykład 2.

Pan Zbyszek jest czynnym podatnikiem VAT i odbył w lipcu podróż służbową do Niemiec prywatnym samochodem osobowym. W czasie podróży 17 lipca 2020 r. poniósł koszty zakupu paliwa o wartości 20 euro (netto) i otrzymał od sprzedawcy paragon. Jak więc powinien rozliczyć poniesiony wydatek?

Pan Zbyszek w celu rozliczenia wydatku powinien w pierwszej kolejności przeliczyć wartość paragonu na złotówki zgodnie z kursem przeliczeniowym z 16 lipca 2020 r., tj. 4,4913 zł. Natomiast w kosztach ująć jedynie 20% tej wartości. Dane wyliczenie będzie wyglądało następująco:
20 euro x 4,4913 = 89,83 zł
89,83 zł x 20% = 17,96 zł

Zgodnie z wyliczeniami pan Zbyszek w kosztach firmowych będzie miał prawo ująć kwotę 17,96 zł.

Zakup paliwa za granicą a VAT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku zakupu towarów niewysyłanych ani nietransportowanych miejscem opodatkowania transakcji jest miejsce zakupu, czyli kraj, w którym towary znajdowały się w czasie zakupu. Oznacza to, że zakup paliwa za granicą zostanie opodatkowany podatkiem VAT w kraju nabycia.

Zakup paliwa za granicą nie stanowi transakcji WNT, zatem nabywca nie jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT z tytułu tej transakcji.

Potwierdzeniem powyższego jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o syg. 0111-KDIB3-3.4012.21.2017.1.PK z 28 czerwca 2017 r., w której czytamy:
"(...)Kupowane paliwo służy wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, nie jest przywożone do kraju i nie podlega późniejszej odsprzedaży. W takim przypadku zasadne jest twierdzenie, że nabyty towar (paliwo) nie został wysłany lub przetransportowany do Polski. Dostawa towaru była dokonana w momencie zatankowania paliwa na stacji benzynowej. Skoro nie wystąpiło przemieszczenie towaru (paliwa) do Polski, nabycie paliwa, zużytego następnie w trakcie eksploatacji pojazdu nie będzie stanowiło WNT ani importu.(...)"

Reasumując, mimo że przy zakupie paliwa za granicą podatnik nie będzie mógł od danej transakcji odliczyć podatku VAT, to według interpretacji podatkowych taki wydatek należy ująć w kwocie netto bowiem podatek VAT można odzyskać poprzez złożenie VAT-REF.

Zakup paliwa za granicą – księgowanie w wFirma.pl

W celu dodania wydatku na zakup paliwa za granicą w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY » SCHEMAT KSIĘGOWANIA: WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU. W pojawiającym się oknie należy wybrać odpowiedni pojazd i wprowadzić wartość netto paragonu przeliczoną na złotówki w polu Razem.

Zakup paliwa za granicą - jak udokumentować?