W okresie ciągłego rozwoju gospodarczego przedsiębiorcy poszukują zagranicznych kontrahentów, z którymi będą mogli nawiązać współpracę. W tym celu często odbywają podróże służbowe pojazdem prywatnym bądź firmowym, w wyniku czego ponoszą różnego rodzaju koszty związane z eksploatacją pojazdu, m.in. paragony za zakup paliwa za granicą, winiet czy opłat parkingowych. Jednak czy zakup paliwa za granicą może stanowić koszt firmowy oraz czy można odliczyć od tego zakupu podatek VAT? Wyjaśniamy poniżej.
Zakup paliwa za granicą a koszt uzyskania przychodu
Jak stanowi art. 22 ustawy o PIT, wydatki mogą zostać ujęte w kosztach działalności, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przy czym nie zostały one wymienione w art. 23 ustawy, który to zawiera wykaz wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Ponadto, aby zaliczyć dany wydatek do kosztów działalności, musi być on odpowiednio udokumentowany.
W przypadku krajowego zakupu paliwa paragon fiskalny nie stanowi dowodu księgowego. Taki wydatek, aby mógł być ujęty w ewidencji, powinien zostać udokumentowany fakturą.
Odmiennie jednak wygląda dokumentowanie zakupu paliwa za granicą. Zgodnie bowiem z § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub innymi dowodami, jeśli zawierają następujące dane:
- datę wystawienia,
- stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon,
- określoną ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupionego paliwa/oleju.
Zatem paragon za zakup paliwa za granicą zawierający wymagane przepisami dane przedsiębiorca będzie mógł ująć w KPiR.
Zakup paliwa za granicą do pojazdu firmowego
Jeśli zakup paliwa za granicą dotyczy firmowego samochodu osobowego, to należy ująć go w KPiR w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki do wartości 75% wydatków na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Koszt ten należy wcześniej przeliczyć na złotówki po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Przykład 1.
Pani Maria odbyła podróż służbową do Holandii samochodem firmowym. Tam zatankowała samochód i otrzymała paragon fiskalny. Czy będzie mogła ująć taki wydatek w kosztach firmowych?
Tak, w przypadku zakupu paliwa za granicą nie ma przeciwwskazań, aby ująć wydatek w kosztach firmowych na podstawie paragonu. W takiej sytuacji pani Maria powinna wystawić dowód wewnętrzny na 75% wartości paragonu netto po przeliczeniu go na złotówki i ująć go w KPiR w kol. 13 – Pozostałe wydatki.
Zakup paliwa za granicą do pojazdu niefirmowego
Podatnik w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może wykorzystywać swój prywatny samochód, którym może odbyć podróż służbową. Wówczas w kosztach firmy może ująć 20% wydatków poniesionych na zakup paliwa, czy też z tytułu poniesionych wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.
Przykład 2.
Pan Zbyszek jest czynnym podatnikiem VAT i odbył w lipcu podróż służbową do Niemiec prywatnym samochodem osobowym. W czasie podróży 14 czerwca 2024 roku poniósł koszty zakupu paliwa o wartości 20 euro (netto) i otrzymał od sprzedawcy paragon. Jak więc powinien rozliczyć poniesiony wydatek?
Pan Zbyszek w celu rozliczenia wydatku powinien w pierwszej kolejności przeliczyć wartość paragonu na złotówki zgodnie z kursem przeliczeniowym z 13 czerwca 2024 roku, tj. 4,3355 zł. Natomiast w kosztach ująć jedynie 20% tej wartości. Dane wyliczenie będzie wyglądało następująco:
20 euro x 4,3355 = 86,71 zł
86,71 zł x 20% = 17,34 zł
Zgodnie z wyliczeniami pan Zbyszek w kosztach firmowych będzie miał prawo ująć kwotę 17,34 zł.
Zakup paliwa za granicą a VAT
Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku zakupu towarów niewysyłanych ani nietransportowanych miejscem opodatkowania transakcji jest miejsce zakupu, czyli kraj, w którym towary znajdowały się w czasie zakupu. Oznacza to, że zakup paliwa za granicą zostanie opodatkowany podatkiem VAT w kraju nabycia.
Potwierdzeniem powyższego jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o syg. 0111-KDIB3-3.4012.21.2017.1.PK z 28 czerwca 2017 r., w której czytamy:
Reasumując, mimo że przy zakupie paliwa za granicą podatnik nie będzie mógł od danej transakcji odliczyć podatku VAT, to według interpretacji podatkowych taki wydatek należy ująć w kwocie netto bowiem podatek VAT można odzyskać poprzez złożenie VAT-REF.
Przykład 3.
Pani Mariola nabyła paliwo w Niemczech. Faktura za paliwo w Niemczech wyniosła 300 euro brutto (47,89 euro VAT). Czy może ująć podatek VAT w kosztach firmowych?
Nie, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych ze względu na to, że podatek VAT można odzyskać za pomocą VAT-REF nie jest możliwe ujęcie podatku w kosztach. Ujmujemy wartość w kwocie netto.
Zakup paliwa za granicą – księgowanie w wFirma.pl
W celu dodania wydatku na zakup paliwa za granicą w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT)/ WYDATEK. W podzakładce ZAAWANSOWANE należy wybrać walutę w jakiej został wystawiony dokument nabycia paliwa.
Następnie w podzakładce PODSTAWOWE INFORMACJE należy wskazać rodzaj wydatku ZAKUP PALIWA DO POJAZDU, gdzie należy wskazać kwotę w walucie oraz pojazd, którego wydatek dotyczy.
