Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość rozwiązywania sporów między wykonawcą a zamawiającym. Najlepszymi sposobami są pozasądowe metody rozwiązywania sporów w zamówieniach publicznych takie jak mediacja i postępowania polubowne.
Pozasądowe metody rozwiązywania sporów w zamówieniach publicznych
W sprawie majątkowej, w której zawarcie ugody jest dopuszczalne, każda ze stron umowy w przypadku sporu wynikającego z zamówienia może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji lub inne polubowne rozwiązanie sporu do:
- Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej,
- wybranego mediatora albo
- osoby prowadzącej inne polubowne rozwiązanie sporu.
Umowa lub umowa ramowa może zawierać postanowienia o mediacji bądź innym polubownym rozwiązaniu sporu.
Zawarcie ugody nie może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących zmiany umowy zawartej w trybie prawa zamówień publicznych.
Zgodnie z orzecznictwem: „Również ugoda sądowa może stanowić niedozwoloną przepisami zmianę umowy zawartej w trybie przepisów o zamówieniach publicznych. Jest to bowiem porozumienie, w którym obie strony umowy o zamówienie publiczne złożyły oświadczenia woli, modyfikując stan wynikający z umowy” – wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 25 lipca 2017 roku (V SA/Wa 2230/16).
Skierowanie przez sąd do polubownego rozwiązania sporu
Pozew albo odpowiedź na pozew zamawiającego zawiera informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu, a w przypadku, gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.
Jeżeli pozew albo odpowiedź na pozew zamawiającego nie zawiera informacji, o której mowa wyżej, w przypadku, gdy:
- szacunkowa wartość zamówienia została ustalona jako równa lub przekraczająca w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro dla dostaw lub usług;
- szacunkowa wartość zamówienia została ustalona jako równa lub przekraczająca w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych;
- wartość przedmiotu sporu przewyższa 100 000 złotych
– sąd kieruje strony do mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, chyba że strony wskazały mediatora albo osobę prowadzącą inne polubowne rozwiązanie sporu.
W przypadku odmowy przeprowadzenia mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu przez Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej sąd kieruje strony do mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu:
- do mediatora albo do osoby prowadzącej inne polubowne rozwiązanie sporu, zgodnie z wyborem stron albo
- jeżeli strony nie dokonały wyboru mediatora lub osoby prowadzącej inne polubowne rozwiązanie sporu, odpowiednio sąd wyznacza mediatora zgodnie z art. 183(9) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego albo postanowieniem – osobę mającą odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia innego polubownego rozwiązania sporu w sprawach cywilnych i zamówień.
Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej – co warto wiedzieć?
Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej tworzy Prezes Prokuratorii Generalnej. Sąd ten jest właściwy w sprawach sporów z udziałem Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego, państwowych osób prawnych, osób prawnych z udziałem Skarbu Państwa lub państwowych osób prawnych oraz spółek kapitałowych z udziałem tych podmiotów. Obsługę Sądu Polubownego zapewnia Urząd Prokuratorii Generalnej.
W przypadku sporu między innymi niż Skarb Państwa państwowymi osobami prawnymi, osobami prawnymi z udziałem Skarbu Państwa lub państwowych osób prawnych oraz spółkami kapitałowymi z udziałem tych podmiotów, każda z nich może wystąpić do Sądu Polubownego z wnioskiem o:
- rozstrzygnięcie sporu;
- przeprowadzenie mediacji lub inne polubowne rozwiązanie sporu.
Mediacja i inne polubowne formy rozwiązania sporu mogą być prowadzone również w przypadku sporów, w których jedną ze stron jest Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego, podmiot lub spółka kapitałowa z udziałem tych podmiotów.
Postępowanie prowadzi się za zgodą drugiej strony lub na podstawie zapisu na sąd polubowny.
Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej może z ważnych powodów odmówić przeprowadzenia mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu. Odmowa przeprowadzenia mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu następuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu, lub postanowienia sądu kierującego strony do mediacji bądź innego polubownego rozwiązania sporu, i zawiera wskazanie przyczyn odmowy.
Sędziowie i mediatorzy są uprawnieni do wynagrodzenia za podejmowane czynności pokrywane z opłaty za przeprowadzenie postępowania. Wysokość i termin wypłaty wynagrodzenia oraz sposób wynagradzania określa regulamin Sądu Polubownego i postępowania przed Sądem Polubownym lub umowa zawarta zgodnie z regulaminem Sądu.
Wnioskodawcy wnoszą opłaty za przeprowadzenie postępowania i ponoszą wydatki na wynagrodzenie oraz zwrot kosztów poniesionych przez biegłych, tłumaczy, a także koszty przeprowadzenia innych dowodów w postępowaniu przed Sądem Polubownym.
Wysokość opłaty za postępowanie arbitrażowe nie może być wyższa niż 100 000 zł, a w przypadku mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu nie może być wyższa niż 10 000 zł.
Postępowanie przed Sądem Polubownym
Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej prowadzi mediację lub inne polubowne rozwiązanie sporu na podstawie przepisów Ustawy z dnia 15 grudnia 2016 roku o Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
Przykład 1.
Czy jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę? Jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę w sprawie spornej należności cywilnoprawnej w przypadku dokonania oceny, że skutki ugody są dla tej jednostki lub odpowiednio Skarbu Państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego. Ocena skutków ugody następuje w formie pisemnej z uwzględnieniem okoliczności sprawy, w szczególności zasadności spornych żądań, możliwości ich zaspokojenia i przewidywanego czasu trwania oraz kosztów postępowania sądowego albo arbitrażowego.
Mediator i osoba prowadząca inne polubowne rozwiązanie sporu nie mogą być pełnomocnikami przed sądem w postępowaniu dotyczącym sporu objętego mediacją lub innym polubownym rozwiązaniem sporu oraz w żaden inny sposób uczestniczyć w tym postępowaniu sądowym.
Zasady prowadzenia mediacji lub innego postępowania polubownego
Mediacja jest dobrowolna. Mediatorem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca w pełni z praw publicznych. Nie może być nim natomiast sędzia. Nie dotyczy to sędziów w stanie spoczynku.
Organizacje pozarządowe w zakresie swoich zadań statutowych oraz uczelnie mogą prowadzić listy mediatorów oraz tworzyć ośrodki mediacyjne. Wpis na listę wymaga wyrażonej na piśmie zgody mediatora. Informację o listach mediatorów oraz ośrodkach mediacyjnych przekazuje się prezesowi sądu okręgowego.
Stały mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, o których jest obowiązany niezwłocznie powiadomić strony, a jeżeli strony do mediacji skierował sąd – również sąd.
Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące.
Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas jej przeprowadzenia, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.
Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę zamieszcza się w protokole albo załącza się do niego. Strony podpisują ugodę. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole. Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie, o czym mediator informuje strony. Mediator doręcza stronom odpis protokołu.
