Nagana z wpisem do akt nie jest częstą formą karania za przewinienia zawodowe. Obok kary pieniężnej, upomnienia czy nagany ustnej, jest jedną z kilku możliwości dyscyplinowania pracowników, które przewiduje art. 108 Kodeksu pracy. Jednak można ją zastosować tylko za określone przewinienia i w określonych terminach. Warto znać te zasady, by nagana dla pracownika była skuteczna.
Nagana dla pracownika - definicja
Zgodnie z przywołanym wyżej art. 108 Kodeksu pracy kara nagany dla pracownika może być zastosowana za nieprzestrzeganie przez pracownika następujących zasad obowiązujących w zakładzie pracy:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przepisów przeciwpożarowych,
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
W praktyce oznacza to między innymi odmawianie wykonania polecenia służbowego czy łamanie tajemnicy służbowej. Dyscyplinować można spóźniających się notorycznie pracowników oraz tych, którzy opuszczają miejsce pracy bez powiadomienia bądź wcześniej niż wynika to z umowy. Dotyczy to także nieusprawiedliwionej nieobecności. Do nieprzestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych można zakwalifikować zaniedbywanie stanowiska pracy czy maszyn, unikanie szkoleń i egzaminów BHP, a także palenie w miejscach niedozwolonych.
Dotrzymania jakich terminów wymaga nagana dla pracownika, aby była skuteczna?
Karę porządkową można nałożyć przed upływem dwóch tygodni od uzyskania wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i trzech miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. W praktyce często zdarza się, że terminy te się pokrywają, czyli w dniu, w którym pracownik dopuścił się naruszenia, dowiedział się o tym również pracodawca i oba okresy zaczynają swój bieg w tym samym czasie. Problemem może okazać się sytuacja, w której pracodawca będzie musiał udowodnić, że o popełnionym naruszeniu dowiedział się w terminie późniejszym niż data zajścia sytuacji powodującej konieczność nałożenia nagany dla pracownika. Art. 109 Kodeksu pracy, określający wyżej wymienione terminy, nie mówi, który z pracowników powinien uzyskać informację o zawinieniu, ani w jaki sposób powinna ona zostać przekazana. To w praktyce może powodować trudności z ustaleniem dnia, od kiedy dwutygodniowy okres rozpocznie swój bieg. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że skutki przekroczenia tego terminu obciążają pracodawcę, przyjęto, że dzień, w którym którykolwiek z pracowników mających uprawnienia do nakładania kar porządkowych uzyska informację o naruszeniu obowiązków pracowniczych, jest datą rozpoczynającą dwutygodniowy bieg.
W związku z powyższym, by skutecznie dotrzymać terminu nałożenia kary nagany, informację o naruszeniu musi uzyskać osoba wyznaczona przez pracodawcę do nakładania kar, np. dyrektor ds. personalnych. Informacja przekazywana między pracownikami nie powoduje rozpoczęcia biegu dwutygodniowego terminu.
Dodatkowo nagana dla pracownika może być nałożona wyłącznie po zapoznaniu się z wyjaśnieniami ukaranego pracownika. Warto tego typu czynność przeprowadzić w obecności jakiegoś świadka, by pracownik nie mógł kwestionować faktu braku wysłuchania go. Jeżeli z powodu nieobecności w firmie nie może on przedstawić swoich argumentów (nieobecność usprawiedliwiona), dwutygodniowy termin nie biegnie.
Nagana dla pracownika musi być sporządzona wedle ściśle określonych zasad
Nagana dla pracownika powinna być sporządzona w formie dokumentu w dwóch egzemplarzach, gdzie jeden trafia do pracownika, a drugi zostaje złożony do jego akt osobowych. Warto pamiętać, że po roku nienagannej pracy dokument powinien zostać z akt usunięty, a kara ulega zatarciu.
Pisemna forma nagany powinna zawierać następujące elementy:
- rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, czyli przebieg zdarzenia
- datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia
- informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.
Jakie są możliwości odwołania od kary nagany przez pracownika?
Każda ze stron ma swoje prawa, w związku z czym pracownik może odwołać się od decyzji pracodawcy, jeżeli uważa, że ten naruszył przepisy, stosując karę. Na odwołanie pracownik ma 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca ma 14 dni na rozpatrzenie sprzeciwu pracownika. Trzeba zaznaczyć, że odrzucenie sprzeciwu wymaga od pracodawcy odpowiedzi.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na sytuację, kiedy w zakładzie pracy funkcjonują związki zawodowe. W tym przypadku, zanim pracodawca uwzględni bądź odrzuci sprzeciw, musi pamiętać o konsultacji z reprezentującą pracownika organizacją związkową. Opinia ta nie obliguje pracodawcy do zajęcia konkretnego stanowiska, jej celem jest pomoc w podjęciu decyzji. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują terminu, w jakim związki zawodowe powinny udzielić odpowiedzi, w związku z tym w interesie pracodawcy powinno być wystąpienie o opinię niezwłocznie po otrzymaniu sprzeciwu.
W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik może sprawę oddać do sądu. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy część pracowników za to samo przewinienie nie została ukarana bądź została ukarana tylko upomnieniem. Mogą to być argumenty za unieważnieniem przez sąd kary nagany. Pracodawca powinien także pamiętać, że za jedno przewinienie nie można pracownika karać wielokrotnie, więc jeżeli za naruszenie obowiązków została zastosowana nagana dla pracownika, to nie można z tego tytułu ukarać go odebraniem premii.
