Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja czasu pracy – obowiązek pracodawcy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Jak wygląda prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy

Obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, dalej: rozporządzenie, w § 6 ust. 1 określa katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jednym z tych dokumentów jest ewidencja czasu pracy (do końca 2018 r. była to karta ewidencji czasu pracy) prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie. Od 1 stycznia 2019 r. do dokumentacji pracowniczej zalicza się dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;

  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;

  • liczbie godzin nadliczbowych;

  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;

  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;

  • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;

  • innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;

  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;

  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Wprowadzone zmiany dotyczące wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy mają służyć kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy należy również podać liczbę godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem na miejsce jego pełnienia. Informacje te pozwalają określić, czy nie zostało naruszone prawo pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku.

Przepisy wymagają także zamieszczenia w ewidencji czasu pracy rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Ponadto w przypadku dni wolnych od pracy wymagane jest wskazanie tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta). W ewidencji czasu pracy nie należy zamieszczać informacji związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego.

Uproszczona ewidencja 

Ewidencja czasu pracy podlega ograniczeniu względem pracowników określonych w art. 149 § 2 Ustawy Kodeks pracy, dalej: kp, czyli:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

  • zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, 

  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Uproszczenie ewidencji czasu pracy w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. 

Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia pracodawcy z pozostałych wymogów związanych z jej prowadzeniem. Zobowiązany jest wykazywać: 

  • dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia; 

  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy; 

  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. 

Uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy również z prowadzenia innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, wskazanej w § 6 pkt 1 lit. b–d rozporządzenia.

Forma ewidencji czasu pracy

Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji czasu pracy – papierową bądź elektroniczną. Prowadząc ewidencję czasu pracy w formie papierowej, pracodawca powinien zapewnić warunki, które pozwolą zabezpieczyć ewidencję czasu pracy przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno się to odbywać w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest ewidencja odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Natomiast ewidencja prowadzona w postaci elektronicznej musi spełniać wymagania określone w rozdziale 3 i 4 rozporządzenia.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b kp).

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 kp) sankcjonowanego karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Podsumowanie

Ewidencja czasu pracy jest jednym z elementów dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Bez niej niemożliwe jest rozliczenie czasu pracy pracownika, a także naliczenie jego wynagrodzenia. Pracodawca zobowiązany jest do wykazywania w niej liczby przepracowanych godzin oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. W ewidencji czasu pracy należy również określić zarówno rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak i wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych. Ustawodawca zobowiązał pracodawcę także do podawania w ewidencji czasu pracy godzin rozpoczęcia i zakończenia odbytego przez pracownika dyżuru, a w przypadku dni wolnych wskazania tytułu ich udzielenia.