Jeżeli w prowadzonej działalności gospodarczej chcemy zatrudnić pracowników, musimy zastanowić się nad obowiązkami, jakie będziemy musieli spełnić w związku z tym zdarzeniem. Te obowiązki zależeć będą m.in. od formy umowy, na jaką zatrudnimy pracowników oraz od ich indywidualnych uprawnień podatkowych i składkowych. Należy również pamiętać, że przy niektórych formach opodatkowania występują limity bądź ściśle określone reguły związane z przyjęciem do pracy dodatkowych osób. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się na zasadzie karty podatkowej, nie może zatrudniać osób na umowę o dzieło lub na umowę zlecenie. Może jedynie dokonać przyjęcia osoby na umowę o pracę. Dodatkowo takiemu podatnikowi przypisany jest limit zatrudnienia do 5 osób, a w określonych rodzajach działalności limit zatrudnienia wynosi 3 osoby. To na zatrudniającym spoczywa więcej formalności związanych z przyjęciem pracownika, w związku z czym niezbędne jest zapoznanie się z przepisami dotyczącymi obowiązków przedsiębiorcy jako pracodawcy. Jakie obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników ciążą na przedsiębiorcy? Przedstawiamy poniżej.
Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników - formalności
Przepisy, które obowiązują pracodawcę wynikają głównie z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kodeks pracy opisuje zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami. Reguluje on także w podstawowym zakresie kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zatrudnienie pracownika - szkolenie BHP
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma obowiązku prowadzenia szkoleń i wprowadzania zasad dotyczących BHP, jeżeli przy jej prowadzeniu pomagają osoby będące w pierwszej grupie pokrewieństwa (m.in. małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo). Co do zasady obowiązku takiego nie ma również przedsiębiorca zatrudniający osoby na podstawie umów cywilnoprawnych (w niektórych sytuacjach taka potrzeba może wynikać ze specyfiki wykonywanych czynności, albo warunków, w których przyjmujący zlecenie wykonuje powierzone mu czynności).
Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników nierozerwalnie wiążą się z bezpieczeństwem i higieną pracy. W przypadku nawiązania stosunku pracy, każdy przyszły pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi odbyć wstępne (i opcjonalnie stanowiskowe) szkolenie z zakresu BHP. Szkolenie to nie jest wymagane jedynie w sytuacji, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę lub gdy przerwa pomiędzy tymi umowami nie przekroczyła 30 dni.
Zgłoszenie pracownika do ZUS
Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników wiążą się ze zgłoszeniem tego faktu do ZUS. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenie pracodawcy dotyczące zatrudnionego pracownika obejmuje:
- ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zgłoszenia nowego pracownika dokonuje na formularzu ZUS ZUA.
Co do zasady każda osoba, dla której umowa zlecenia stanowi jedyne zatrudnienie, podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS. Wyjątkiem są zleceniobiorcy będący uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat, ponieważ nie podlegają obowiązkowo ani ubezpieczeniom społecznym, ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Obowiązki zawiązane z odprowadzaniem podatku dochodowego
Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować i rozliczać wynagrodzenia. Jego obowiązkiem jest również comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracowników. Dotyczy to zarówno pracowników przyjętych w oparciu o stosunek pracy, jak i tych, z którymi zawarta została umowa cywilnoprawna.
Powyższa zasada nie dotyczy natomiast pracowników do 26 roku życia, którzy zostali objęci ulgą bez PIT dla młodych. Ulga ta obejmuje również zleceniobiorców, ale już nie wykonawców dzieła.
Zatrudnienie pracownika - badania lekarskie
Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy. Badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę i na jego koszt.
Pracodawca nie ma obowiązku wysyłania na badania osób przyjmowanych ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Jaką umowę wybrać przy zatrudnieniu?
Przyjęcie pracownika związane jest również z wyborem formy umowy, na podstawie której zostanie on zatrudniony. Do wyboru mamy:
Umowy o pracę:
- na czas nie określony,
- na czas określony,
- na okres próbny,
Umowy cywilnoprawne:
- umowa zlecenie,
- umowa o dzieło.
W myśl art. 22. Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Każda forma zatrudnienia spełniająca powyższe przesłanki jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
Co ważne, nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną.
Jak rozliczać podatki i składki ZUS od pracowników
Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za pracownika. Wystarczy jedynie opłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu do dnia 20 każdego kolejnego miesiąca.
Pracodawca musi również dokonać rozliczenia pracownika i siebie z tytułu ZUS. W tym przypadku termin na złożenie comiesięcznej deklaracji ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za pracowników to 20 dzień następnego miesiąca. Opłata i deklaracja składane są co miesiąc. Nie można, tak jak w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, dokonać samych opłat bez złożenia formularza rozliczeń.
Wysokość składek ubezpieczeniowych w 2022 r. z tytułu umowy o pracę jest następująca:
Rodzaj składki | Część finansowana przez pracownika | Część finansowana przez pracodawcę | Suma |
Emerytalne | 9,76% | 9,76% | 19,52% |
Rentowe | 1,50% | 6,50% | 8,00% |
Chorobowe | 2,45% | - | 2,45% |
Wypadkowe | - | 1,67% | 1,67% |
Zdrowotne | 9% | - | 9% |
Fundusz Pracy | - | 2,45% | 2,45% |
FGŚP | - | 0,10% | 0,10% |
Formalności związane ze zwalnianiem pracowników
Kodeks pracy przewiduje pięć podstawowych trybów rozwiązania stosunku pracy:
- na mocy porozumienia stron,
- przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
- przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
- z upływem czasu, na który była zawarta,
Gdy umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę, pracownikowi przysługują pełnopłatne dni wolne na poszukiwanie pracy, odpowiednio:
- 2 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie lub miesiąc,
- 3 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.
Kolejno pracodawca nie powinien zapominać o wzajemnym rozliczeniu się z pracownikiem z powierzonego mienia rzeczowego.
Obowiązkiem pracodawcy jest niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Muszą zostać w nim zawarte dane dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, a także m.in. podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy. Wzór świadectwa pracy określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.
Następnym obowiązkiem spoczywającym na pracodawcy jest wyrejestrowanie zwalnianego pracownika z ZUS. Dokonuje on tego na formularzu ZUS ZWUA w terminie do 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia. Należy jednak pamiętać, że ubezpieczenie ustaje nie w ostatnim dniu pracy ale w dniu następującym po nim.
Dodatkowo, jeżeli pracownik ma niewykorzystany urlop i z powodu ustania stosunku pracy nie może go wykorzystać, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego za ten niewykorzystany w całości lub w części urlop. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika.
Inaczej wyglądają obowiązki pracodawcy przy zwolnieniu pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie. Okres wypowiedzenia zasadniczo nie obowiązuje, chyba że został określony w umowie. Konsekwencją zerwania umowy zlecenie dla pracodawcy będzie zwrócenie wydatków, jakie pracownik już poniósł w celu należytego wykonania zlecenia. Pracodawca może być również zobowiązany do wypłacenia części wynagrodzenia za wypełnienie dotychczasowych czynności związanych z danym zleceniem.
Widzimy zatem, że zarówno zatrudnienie pracownika, jak i jego zwolnienie powoduje u pracodawcy obowiązek wypełnienia szeregu formalności. Musi on również dokonać wyboru związanego z charakterem umowy na jaką pracownik zostanie zatrudniony. Nie zawsze należy się przy tym kierować oszczędnościami, jakie przynoszą m.in. umowy cywilnoprawne. Pracodawca powinien pamiętać, że zapewnienie poczucia bezpieczeństwa pracownikom wpływa na ich stosunek do pracy, a także powoduje większe poczucie przywiązania do firmy.
