Podmioty publiczne tworzą szereg rejestrów publicznych i przetwarzają dużą ilość danych. Niektóre z baz danych są dostępne dla przedsiębiorców. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jakie zasady dotyczą prowadzenia rejestrów i przetwarzania danych kontaktowych z tych rejestrów przez podmioty publiczne. Sprawdź, jakie rejestry publiczne są prowadzone przez organy.
Systemy informatyczne podmiotów publicznych – ogólne informacje
Podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny jest obowiązany:
- prowadzić ten rejestr w sposób zapewniający spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych;
- prowadzić ten rejestr zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej;
- umożliwić dostarczanie informacji do tego rejestru oraz udostępnianie informacji z tego rejestru drogą elektroniczną, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych.
Podmiot publiczny w celu ochrony interesu prawnego lub faktycznego osoby fizycznej, w szczególności w związku z realizowanymi na jej rzecz usługami, może wykorzystywać jej dane kontaktowe gromadzone w rejestrze publicznym lub systemach teleinformatycznych.
Podmiot publiczny, wykorzystując dane kontaktowe osoby fizycznej, informuje ją o podstawie prawnej nawiązania kontaktu.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, zwaną „CEIDG”, prowadzi w systemie teleinformatycznym minister właściwy do spraw gospodarki. Zadaniem CEIDG jest:
- ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi;
- udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie;
- udostępnianie informacji o zakresie i terminie zmian we wpisach do CEIDG oraz w informacjach i danych udostępnianych w CEIDG, a także o wprowadzającym te zmiany podmiocie;
- umożliwienie wglądu do danych bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego;
- udostępnianie informacji o ustanowionym pełnomocniku lub prokurencie, w tym o zakresie udzielonego pełnomocnictwa lub o rodzaju i sposobie wykonywania prokury.
System teleinformatyczny CEIDG umożliwia:
- udostępnianie danych i informacji;
- potwierdzanie danych osobowych przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, po uprzednim zawarciu z ministrem właściwym do spraw gospodarki umowy określającej co najmniej zakres potwierdzanych danych i warunki techniczne ich potwierdzania.
Zaświadczenia o wpisie do CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, z wyjątkiem danych niepodlegających udostępnianiu, mają postać dokumentu elektronicznego albo wydruku z systemu teleinformatycznego CEIDG.
Rejestry publiczne prowadzone przez Krajowy Rejestr Sądowy
Krajowy Rejestr Sądowy, zwany „Rejestrem” składa się z:
- rejestru przedsiębiorców;
- rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- rejestru dłużników niewypłacalnych.
Minister Sprawiedliwości utworzył ponadto Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, zwaną dalej „Centralną Informacją”, z oddziałami przy sądach rejestrowych. Zadaniem Centralnej Informacji jest:
- prowadzenie zbioru informacji Rejestru oraz elektronicznego katalogu dokumentów spółek, zwanego dalej „katalogiem”;
- udzielanie informacji z Rejestru oraz przechowywanie i udostępnianie kopii dokumentów z katalogu;
- utworzenie i eksploatacja połączeń Rejestru i katalogu w systemie teleinformatycznym;
- utworzenie i eksploatacja połączeń Rejestru z systemem integracji rejestrów.
Centralna Informacja wydaje z katalogu, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dokumenty złożone w postaci elektronicznej albo kopie dokumentów złożonych w postaci papierowej poświadczone za zgodność z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych podmiotu.
Centralna Informacja pobiera opłaty za udzielanie informacji, wydawanie odpisów, wyciągów lub zaświadczeń z Rejestru oraz za udostępnianie z katalogu dokumentów złożonych w postaci elektronicznej i kopii dokumentów złożonych w postaci papierowej. Opłaty te stanowią dochód budżetu państwa.
Centralna Informacja udostępnia natomiast bezpłatnie, w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych, aktualne i pełne informacje o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz listę dokumentów zawartych w katalogu.
Przykład 1.
Odpisy, wyciągi i zaświadczenia wydawane w postaci papierowej są odpłatne, a informacje pobierane w wersji elektronicznej wydawane są nieodpłatnie. Czy dokumenty te mają taką samą moc dowodową? Czy np. na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wystarczający będzie wyciąg pobrany w wersji elektronicznej?
Tak, zgodnie z przepisami pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację. Centralna Informacja udostępnia bezpłatnie, w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych, listę podmiotów, wobec których w dziale 6 rejestru przedsiębiorców wpisano informację o ogłoszeniu upadłości albo o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego.
Rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych
Utworzenie i prowadzenie przedstawicielstwa wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, zwanego „rejestrem przedstawicielstw”, prowadzonego przez ministra.
Utworzenie i prowadzenie przedstawicielstwa przez bank zagraniczny lub instytucję kredytową w rozumieniu ustawy Prawo bankowe nie wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw.
Wpisu do rejestru przedstawicielstw dokonuje się na podstawie złożonego wniosku i zgodnie z jego treścią. Wpis do rejestru dokonywany jest na okres 2 lat od dnia dokonania wpisu (obowiązywanie wpisu). Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego – złożony w ciągu ostatnich 90 dni obowiązywania wpisu – wpis zostaje przedłużony na kolejny okres 2 lat.
Rejestr przedstawicielstw jest jawny. Rejestr przedstawicielstw zawiera nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy zagranicznego, przedmiot głównej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego, imię i nazwisko osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, adres siedziby przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także numer wpisu do rejestru przedstawicielstw, datę dokonania wpisu, ostatni dzień obowiązywania wpisu oraz datę wykreślenia przedstawicielstwa z rejestru.
Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia
Rejestr prowadzi marszałek województwa właściwy dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis. W przypadku przedsiębiorcy zagranicznego organem właściwym do prowadzenia rejestru jest marszałek województwa wybrany przez przedsiębiorcę zagranicznego spośród marszałków województw właściwych ze względu na siedzibę lokalu.
Rejestr jest jawny i może być prowadzony w formie dokumentu elektronicznego.
Wpisowi do rejestru podlegają oznaczenie podmiotu wpisanego do rejestru, adres zamieszkania lub siedziby podmiotu oraz adresy lokali, wraz z nazwą gminy, powiatu i województwa oraz numerem telefonu, oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności, określenie rodzaju świadczonych usług, NIP, o ile podmiot posiada taki numer, numer wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – w przypadku przedsiębiorcy, o ile podmiot posiada taki numer, adres poczty elektronicznej, o ile podmiot taki adres posiada oraz data dokonania wpisu, z wyjątkiem adresu zamieszkania, jeżeli jest on inny niż adres siedziby podmiotu.
Pozostałe rejestry, do których przedsiębiorcy posiadają dostęp
Przedsiębiorcy posiadają dostęp m.in. do następujących rejestrów publicznych:
- rejestrów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej;
- rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych;
- rejestru operatorów pocztowych;
- Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD);
- rejestru wytwórców biogazu rolniczego;
- rejestru uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej;
- Krajowego Rejestru Zadłużonych;
- Krajowego Rejestru Karnego (rejestr niejawny);
- elektronicznych ksiąg wieczystych;
- rejestru zastawów;
- rejestru zastawów skarbowych;
- rejestrów rynku finansowego;
- Centralnego Rejestru Rzeczoznawców Majątkowych;
- rejestrów Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska;
- rejestrów Urzędu Dozoru Technicznego;
- rejestrów Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (w tym rejestr klauzul niedozwolonych, rejestr produktów niebezpiecznych).
