Umowa na zastępstwo – rozwiązanie i ponowna rekrutacja

Umowa na zastępstwo jest elastyczną formą zatrudnienia w ramach stosunku pracy, stosowaną w przypadkach pojawiających się doraźnie potrzeb pracodawcy, związanych z absencjami pracowników.

Rodzaje umów o pracę

W art. 25 § 1 i 2 Kodeksu pracy wymieniono następujące rodzaje umów o pracę:

• umowa na okres próbny,
• umowa na czas nieokreślony,
• umowa na czas określony.

Umowę o pracę na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.

Standardem prawa pracy jest zatrudnianie pracowników na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, która ze względu na sposób i zakres ochrony przed jej rozwiązaniem najpełniej respektuje uzasadnione potrzeby pracownika. Natomiast instytucja umowy terminowej (zawartej na czas określony) stanowi wyjątek, który musi być rzeczowo usprawiedliwiony interesem obu stron i nie może być przez pracodawcę nadużywany w celu obejścia przepisów o ochronie trwałości bezterminowego stosunku pracy (por. uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 16 kwietnia 1998 roku, III ZP 52/97).

Z powyższym koresponduje treść art. 251 § 1 kp, który stanowi, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Umowa na zastępstwo

Przepis art. 251 § 4 kp wyróżnia szczególne przypadki, w których zawieranie umów o pracę na czas określony nie podlega wyżej wspomnianym ograniczeniom co do liczby tych umów i łącznego czasu ich trwania. W myśl tego przepisu art. 251 § 1 kp nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym;
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji;
• w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Ponadto art. 251 § 1 kp nie stosuje się też w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3 kp.

Pierwszy z wymienionych przypadków – umowa o pracę w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – nazywany jest w skrócie umową na zastępstwo. 

Przesłanka usprawiedliwionej nieobecności w pracy

Umowa na zastępstwo może dotyczyć wyłącznie przypadku, w którym nieobecność w pracy zastępowanego pracownika jest usprawiedliwiona.

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego (§ 1–2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Przyczyna zatrudnienia w umowie o pracę

W treści umowy na zastępstwo poza standardowymi elementami, takimi jak określenie stron i rodzaju umowy, daty jej zawarcia oraz warunków pracy i płacy, należy podać cel jej zawarcia – zastępstwo konkretnego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przykład 1.

W umowie na zastępstwo strony zapisały, że zostaje ona zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika zatrudnionego na stanowisku kierownika działu organizacyjnego firmy (pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo powierzono właśnie to stanowisko).

Czas trwania umowy na zastępstwo, ponowna rekrutacja

Z istoty umowy na zastępstwo wynika, że trwa ona do dnia powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Pozwala to dostosować pracodawcy czas zatrudnienia pracownika zatrudnionego na zastępstwo do czasu nieobecności osoby zastępowanej. Takiej możliwości nie daje zwykła umowa na czas określony, której czas obowiązywania strony ustalają z góry – zwykle trudno dokładnie przewidzieć, jak długo potrwa dana nieobecność w pracy.

Przykład 2.

W związku z przedłużającą się nieobecnością w pracy z powodu choroby pracownika zatrudnionego na stanowisku kasjera pracodawca zawarł umowę o pracę na zastępstwo z inną osobą. Pracownik zastępowany wrócił po wyzdrowieniu do pracy 30 kwietnia. Oznacza to, że jego nieobecność trwała do 29 kwietnia, a zatem z tym dniem umowa na zastępstwo uległa rozwiązaniu.

Umowa na zastępstwo może być również rozwiązana jak każda umowa o pracę na czas określony – za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata (art. 36 § 11 kp).

Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 21 kp).

Przykład 3.

Pracownik został zatrudniony na zastępstwo. Pracodawca stwierdził jednak po dwóch tygodniach trwania umowy o pracę, że nie wywiązuje się w dostateczny sposób ze swoich obowiązków. W związku z tym pracodawca postanowił nie czekać na zakończenie tej umowy do dnia powrotu zastępowanego pracownika do pracy, lecz wypowiedział pracownikowi zastępującemu umowę o pracę. Po upływie 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia (pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy) umowa o pracę uległa rozwiązaniu. Pracodawca przeprowadził tymczasem ponowną rekrutację i zatrudnił na zastępstwo wciąż nieobecnego pracownika inną osobę.

Mogą ponadto występować przypadki, w których będziemy mieli do czynienia z usprawiedliwioną nieobecnością pracownia A zatrudnionego w celu zastępowania pracownika B, który z kolei został zatrudniony w celu zastępowania pracownika C itd. Zawieranie takich umów na zastępstwo pierwszego, drugiego, trzeciego itd. stopnia jest w świetle przepisów Kodeksu pracy dopuszczalne. Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych, w wyroku z 17 maja 2016 roku (II PK 99/15

Umowa na zastępstwo, choć ze swej istoty ma charakter doraźny, może trwać niekiedy dość długo, np. gdy zastępowany pracownik (pracownica) korzysta z następujących po sobie urlopów związanych z rodzicielstwem – macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego.