Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej przy wpłacie na konto po godzinach pracy

Sprzedaż towarów oraz usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nieodzownie wiąże się z koniecznością ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie fiskalnej. Sytuacja okazuje się prosta, gdy sprzedaż jest stacjonarna i rejestrowanie na kasie fiskalnej odbywa się na bieżąco. Zastanówmy się jednak, jak rozwiązać problem, gdy do wpłaty na konto przedsiębiorcy dochodzi po godzinach pracy. Kiedy konieczne jest w tej sytuacji ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej?

Obowiązek rejestrowania na kasie fiskalnej

Opisywany obowiązek jest jedną z elementarnych powinności podatnika podatku VAT. Wprost z treści ustawy o VAT (art. 111 ust. 1 i nast.) wynika, że sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej musi być ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dodatkowo podatnicy prowadzący ewidencję są zobowiązani m.in. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny. 

Doprecyzowanie regulacji na temat zasad ewidencjonowania sprzedaży ma miejsce w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W paragrafie 6 określono zasady prowadzenia ewidencji. Warto przywołać treść tego przepisu oraz wskazać na kilka podstawowych reguł w tym zakresie.

Otóż podatnicy prowadzący kasę fiskalną wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Natomiast w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty): 

  1. w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania;

  2. za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Obowiązujące przepisy prawa określają zasady ewidencjonowania oraz wystawiania paragonów zarówno w sytuacji, gdy zapłata ma miejsce w gotówce, jak i gdy odbywa się poprzez wpłatę na konto.

Zasady wystawiania paragonów

Przejdźmy teraz do kwestii praktycznej związanej z wystawianiem paragonów i ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej w zależności od różnych sposobów płatności.

Pierwszy i najbardziej powszechny przypadek to sytuacja, w której sprzedaż odbywa się na miejscu i jednocześnie przedsiębiorca dokonuje sprzedaży. W takich okolicznościach ewidencjonowanie na kasie fiskalnej oraz wydanie paragonu odbywa się z chwilą przyjęcia zapłaty. Forma płatności (gotówka czy płatność kartą bankomatową) nie ma znaczenia.

Przykład 1.

W sklepie zoologicznym klient kupuje karmę dla psa. Płaci gotówką. Sprzedawca wydaje od razu towar konsumentowi. Dochodzi zatem do dokonania dostawy towaru i zapłaty należności. W momencie przyjęcia płatności sprzedawca ewidencjonuje to zdarzenie na kasie fiskalnej.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy sprzedawca otrzymuje zapłatę w gotówce przed dokonaniem sprzedaży, a więc przed dostawą towaru. W tym przypadku również ewidencjonowanie na kasie fiskalnej odbywa się w momencie otrzymania należności. W świetle przepisów niewłaściwe jest wystawienie paragonu dopiero w momencie wydania towaru.

Przykład 2.

W sklepie zoologicznym klient kupuje akwarium. Sprzedawca informuje, że ma taki towar, jednak jest on w jego magazynie i dostarczy go do sklepu za 2 dni robocze. Klient decyduje się na zakup i odbiór w późniejszym terminie, w związku z czym dokonuje zapłaty całej kwoty. Sprzedawca już w momencie otrzymania zapłaty jest zobligowany zewidencjonować to zdarzenie na kasie fiskalnej i wydać klientowi paragon. 

Ostatni przypadek (który najbardziej będzie nas interesował) dotyczy otrzymania zapłaty przed dokonaniem sprzedaży za pośrednictwem poczty czy też banku. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawienia paragonu niezwłocznie po uznaniu zapłaty na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została na nim uznana, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży – nie później niż z chwilą jej dokonania. Taka treść przepisu implikuje kilka możliwych scenariuszy.

Przykład 3.

Sklep zoologiczny prowadzi sprzedaż wysyłkową towarów. Klient zamówił filtr do akwarium i dokonał przelewu bankowego 15 kwietnia. Należność została zaksięgowana i uznana na rachunku podatnika 17 kwietnia. Towar został wysłany 5 maja. W tej sytuacji ewidencjonowanie na kasie fiskalnej powinno mieć miejsce 17 kwietnia, lecz najpóźniej może się to odbyć 30 kwietnia.

Przykład 4.

Sklep zoologiczny prowadzi sprzedaż wysyłkową towarów. Klient zamówił filtr do akwarium i dokonał przelewu bankowego 15 kwietnia. Należność została zaksięgowana i uznana na rachunku podatnika 17 kwietnia. Towar został wysłany 19 kwietnia. W tych warunkach  ewidencjonowanie na kasie fiskalnej powinno mieć miejsce 17 kwietnia, lecz najpóźniej może się to odbyć 19 kwietnia.

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących określa sposoby ewidencjonowania sprzedaży w odniesieniu do zapłaty otrzymanej zarówno w momencie dokonania sprzedaży, jak i zapłaty otrzymanej przed dostawą towaru.

Zapłata na konto po godzinach pracy a ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej

Nie ulega wątpliwości, że ostatni opisywany przypadek będzie się odnosił wprost do rozpatrywanej przez nas sytuacji, w której zapłata należności na konto podatnika ma miejsce po godzinach pracy. 

Kształt przepisu wskazuje, że ewidencjonowanie sprzedaży powinno odbyć się niezwłocznie po uznaniu należności na rachunku bankowym podatnika. Przykładowo, jeżeli kupujący dokonana przelewu danego dnia o godzinie 22.00, a rachunek bankowy podatnika zostanie uznany w dniu następnym o godzinie 12.00, to obowiązek ewidencjonowania powstanie w tymże dniu następnym.

Dodatkowo zauważmy, że choć przepis posługuje się zwrotem „niezwłocznie”, to jednak mamy również datę graniczną w postaci albo końca miesiąca, w którym uznano przelew, albo daty dokonania sprzedaży. Przykładowo zatem, jeżeli kupujący dokonana przelewu danego dnia o godzinie 22.00, a rachunek bankowy podatnika zostanie uznany w dniu następnym o godzinie 12.00, przy czym podatnik sprawdzi stan konta dopiero po trzech dniach, to oczywiście nie jest możliwe, aby zewidencjonować sprzedaż z datą wsteczną, w związku z tym zarejestrowanie na kasie powinno odbyć się w dacie sprawdzenia rachunku bankowego.

Ponadto sprzedawca musi zweryfikować stan konta na moment dokonania dostawy towarów oraz na koniec każdego miesiąca. Obowiązek ten wynika z ustanowionych dat granicznych, w których sprzedaż musi zostać zewidencjonowana na kasie przy wpłacie na rachunek bankowy.

Przykład 5.

Sklep zoologiczny prowadzi sprzedaż wysyłkową towarów. Klient zamówił filtr do akwarium i dokonał przelewu bankowego 15 kwietnia o godzinie 23.00. Należność została zaksięgowana i uznana na rachunku podatnika 16 kwietnia o godzinie 12:00. Sprzedawca dopiero 20 kwietnia zorientował się, że otrzymał przelew na swoje konto. W tym dniu powinien zatem zewidencjonować to zdarzenie na kasie fiskalnej i wystawić paragon. 

Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących określa zasady, które należy stosować w przypadku wpłaty na konto sprzedawcy po godzinach pracy. Warto podkreślić, że poprzednia wersja rozporządzenia nie precyzowała tego w tak dokładny sposób, w związku z czym często podatnicy mieli wiele wątpliwości, czy przyjęty przez nich sposób działania był prawidłowy.