Obowiązkiem przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz konsumentów jest wydawanie paragonów. Warto tę problematykę rozpatrzyć biorąc pod uwagę kasy fiskalne online, ponieważ często pojawiają się pytania o możliwość wystawiania i przesyłania e-paragonów. Czy wysyłanie paragonów mailem jest możliwe i zgodne z przepisami? Ta problematyka będzie przedmiotem naszej dzisiejszej analizy.
Kasy fiskalne online
Na początku wskażmy, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Od 1 maja 2019 roku wprowadzono możliwość (a w stosunku do niektórych branż obowiązek) posiadania kas fiskalnych online.
Kasy online wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.
Wskazuje na to treść art. 111a ust. 3 ustawy VAT, gdzie możemy przeczytać, że kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.
Zgodnie z definicją kasa fiskalna online to kasa, która zapewnia prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwia połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (par. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Obowiązek wydawania paragonów a wysyłanie paragonów mailem
Jednym z obowiązków podatników korzystających z kasy fiskalnej jest wydawanie paragonów jako dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży.
W myśl art. 111 ust. 3a ustawy VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
Jak stanowi § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję:
- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
- w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
- za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Dalej trzeba zwrócić uwagę na treść § 19 oraz § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. W przepisach tych czytamy, że podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej.
W interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 kwietnia 2021 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.109.2021.1.JG czytamy:
„Należy wyjaśnić, że w chwili obecnej na rynku brak jest kasy online, która spełniałaby wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej do konsumenta. Taka sytuacja będzie możliwa dopiero w przyszłości, gdy pojawią się na rynku kasy rejestrujące online, które będą posiadały potwierdzoną przez GUM w decyzji taką funkcjonalność. Co do zasady paragon fiskalny powinien być wystawiony i wydany w postaci papierowej. Jednakże za zgodą nabywcy, paragon w postaci elektronicznej będzie mógł być przesyłany klientowi w sposób z nim uzgodniony”.
Jednocześnie od 29 września 2021 roku obowiązuje rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
§ 22 ww. rozporządzenia daje możliwość wystawiania paragonów w postaci elektronicznej.
W świetle powyższego przepisu warto przywołać treść komunikatu Ministerstwa Finansów z 28 września 2021 roku pt. „E-paragon już wkrótce w kasach online”:
„Dopuszczenie możliwości wydawania paragonów w postaci elektronicznej, tzw. e-paragonów, umożliwia klientowi wybór, czy chce otrzymywać papierowy paragon fiskalny, czy też woli otrzymywać paragony elektronicznie. Możliwość rezygnacji z drukowania paragonów fiskalnych to wygoda dla sprzedawcy i klienta. Sprzedawca nie musi drukować paragonu – oszczędza czas, a klient nie ma obawy, że paragon ulegnie zniszczeniu lub zaginięciu, albo po prostu wyblaknie. Nie zostanie narzucony jeden sposób przechowywania i przekazywania paragonów w postaci elektronicznej. Kwestia ta zostanie wypracowana na rynku w drodze samoregulacji. Klient będzie mógł otrzymać paragon elektroniczny np. SMS-em”.
W konsekwencji wydanie paragonu może nastąpić w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i obie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu.
Z treści komunikatu MF oraz z treści przepisów nie wynika sposób przekazywania paragonów elektronicznych.
Organy podatkowe akceptują możliwość przesyłania takich paragonów poprzez drogę mailową.
Podobnie wyjaśnił to organ w przywołanej już interpretacji Dyrektora KIS z 16 kwietnia 2021 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.109.2021.1.JG, gdzie podano, że gdy klienci będą wyrażali zgodę na wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego poprzez przesłanie go im w sposób z nimi uzgodniony, tj. na wskazany przez nich adres poczty elektronicznej, i podatnik niezwłocznie wystawi i prześle nabywcy pocztą elektroniczną paragon fiskalny w postaci elektronicznej wystawiony za pomocą kasy rejestrującej online, to w takim przypadku nie będzie obowiązku wydruku paragonu w postaci papierowej.
Wydawanie paragonów w formie elektronicznej stanowi znaczne uproszczenie dla przedsiębiorców. Rozwiązanie to jest korzystne także dla samych nabywców, którzy mają możliwość dłuższego i trwalszego przechowywania paragonów w pamięci komputera czy też w wirtualnej chmurze.
