Poradnik Przedsiębiorcy

Wystawianie faktur i zasady z tym związane

Faktura jest najczęstszym dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji. Wystawianie faktur może przybrać formę papierową lub elektroniczną. Zgodnie z ustawą o VAT o rodzaju faktury nie decyduje jej nazwa, a dane, które są w niej zamieszczone. Jeśli dokument nie będzie zawierał elementów wymaganych przez ustawę, nie będzie mógł zostać uznany za fakturę. Co ważne, powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach - jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy. Wystawianie faktur w trzech egzemplarzach jest obowiązkiem jedynie organów egzekucyjnych. W tym przypadku pierwszy egzemplarz otrzymuje nabywca, drugi osoba która wystawiła dokument, a trzeci przekazywany jest dłużnikowi.

Wystawianie faktur - do kiedy?

Ogólnie zasady mówią o tym, że na wystawianie faktur podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od zasady tej istnieją wyjątki dotyczące:

 

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych - fakturę należy wystawić do 30. dnia od dnia wykonania usług;
  • dostawy m.in. książek drukowanych - fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towarów;
  • dokonywania czynności polegających na drukowaniu m.in. książek - fakturę wystawia się do 90. dnia od dnia wykonania czynności;
  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 - fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności;

Dodatkowo zgodnie z art. 106b ust. 3 obowiązkowe wystawianie faktur może nastąpić na zgłoszenie żądania nabywcy towaru lub usługi, o ile takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ważne!

Wystawianie faktur w powyższych terminach dotyczy zarówno vatowców, jak i nievatowców.

Wystawianie faktur VAT

Wystawianie faktur, ich przechowywanie i przesyłanie są ściśle określone prawem, niesie to szereg wymagań, jakie muszą one spełniać, by zostały uznane za prawidłowe. Zgodnie z ustawą o VAT, faktura VAT powinna zawierać takie elementy jak:

  • numer faktury,
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • kwoty rabatów,
  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura zaliczkowa to dokument wystawiany w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Faktura ta powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f ustawy o VAT:

  • datę jej wystawienia,
  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
  • datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,
  • otrzymaną kwotę zapłaty,
  • kwotę podatku,
  • dane dotyczące zamówienia, w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

W przypadku kiedy wystawiona faktura zaliczkowa nie została opłacona w całości, po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru należy przygotować fakturę końcową, na której poza podstawowymi danymi powinna znaleźć się informacja o wcześniejszych zaliczkach (numer faktury zaliczkowej, wysokość otrzymanych zaliczek). Na tak wystawionym dokumencie kwotę należy pomniejszyć o wartość towarów i usług uregulowaną wcześniej.

Faktura korygująca - co powinna zawierać?

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono obniżki w formie rabatu, upustu i obniżki cen, dokonano zwrotu całości lub części towaru albo podwyższono cenę bądź stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek innej pozycji faktury - podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.

Możesz ocenić ten artykuł