Możliwość wystawiania e-paragonów jest dla przedsiębiorcy korzystnym rozwiązaniem, ponieważ usprawnia proces sprzedaży na rzecz konsumentów. W niniejszym artykule przeanalizujemy aktualnie obowiązujące przepisy i zastanowimy się, kto może wystawić e-paragon.
Kiedy można wystawić e-paragon?
W pierwszej kolejności wskażmy, że dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wymaga ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie fiskalnej. Obowiązek ten wynika wprost z treści art. 111 ust. 1 ustawy VAT.
Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Następnie należy wskazać na aktualną treść art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT, który to podaje, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy VAT podatnicy mają obowiązek dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b.
W świetle powyższego możemy zatem wskazać, że obecnie istnieje możliwość wydawania paragonów zarówno w klasycznej formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej (e-paragon).
W przypadku e-paragonów nie ma potrzeby dokonywania wydruku. Trzeba również zwrócić uwagę, że o możliwości przesłania paragonu w wersji elektronicznej decydować będzie wola nabywcy, który musi wyrazić zgodę na taką formę.
Dodać należy, że przepisy prawa nie zastrzegają żadnych wytycznych co do formy wyrażenia takiej zgody. Wydaje się, że dopuszczalne jest również wyrażenie jej w sposób dorozumiany (np. poprzez akceptację regulaminu sprzedaży).
Które kasy fiskalne dają możliwość stosowania e-paragonów?
Po pierwsze od 1 czerwca 2020 roku e-paragony można wystawiać za pomocą kas fiskalnych mających postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualne).
Jak bowiem wynika z treści § 18 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.
Zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy VAT ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Trzeba przy tym podkreślić, że na podstawie delegacji określonej w art. 111b ust. 3 pkt 1 ustawy VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić w drodze rozporządzenia grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących.
W tym zakresie zostało wydane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Rozporządzenie to szczegółowo określa katalog podmiotów, które mogą korzystać z wirtualnych kas i m.in. obejmuje podatników prowadzących działalność w zakresie:
- usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką;
- usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
- usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
- usług transportu;
- usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
- usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
- usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
- pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
- usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
- usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
- pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
- usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
- usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).
W konsekwencji jedynie ww. grupy podatników świadczące określone usługi mogą korzystać z kas wirtualnych dających prawo do wystawiania e-paragonów.
Natomiast od 29 września 2021 roku istnieje możliwość wystawiania e-paragonów poprzez kasy on-line, co wynika z treści § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Przepis ten stanowi, że kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej.
Podsumowując powyższe, należy zatem wskazać, że w świetle aktualnego stanu prawnego podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności mogą stosować e-paragony. Należy jednak mieć na uwadze, że w tym zakresie koniecznie jest spełnienie warunków wynikających z przepisów właściwego rozporządzenia.
