0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

E-paragon - czym jest oraz kiedy można go wystawić?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Wraz z rozwojem technologii coraz częściej odchodzimy od wystawiania dokumentów sprzedaży w formie papierowej. Zamiast tego otrzymujemy je w formie elektronicznej, która przesyłana jest na nasz adres e-mail lub do przeznaczonej do tego aplikacji. Wobec tego tradycyjne paragony papierowe coraz częściej zastępowane są e-paragonami, których wystawianie umożliwione zostało prawnie przez Ministerstwo Finansów. W artykule omówimy, czym jest e-paragon, kto może go wystawiać oraz w jaki sposób.

Czym jest e-paragon?

E-paragon to elektroniczny dokument fiskalny, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Jest on wystawiany przez kasę fiskalną online, a następnie przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). E-paragon ma taką samą moc dowodową jak paragon papierowy i jest uznawany przez organy podatkowe. Co ważne, w przypadku e-paragonów nie ma potrzeby dokonywania jego wydruku. 

Kiedy można wystawić e-paragon?

E-paragon można wystawić w każdej sytuacji, w której wymagane jest wystawienie paragonu fiskalnego i sprzedawca uzyskał zgodę nabywcy na jego wystawienie. Wymóg wystawienia paragonu fiskalnego wynika z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, która wskazuje, że „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

  1. w postaci papierowej lub
  2. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych”.

E-paragon a uzyskanie zgody nabywcy

Nabywca może wyrazić zgodę na wystawienie e-paragonu w dowolny sposób, który będzie jednoznaczny.

Możliwe sposoby wyrażenia zgody na wystawienie e-paragonu to:

  • Wyrażenie zgody na wystawianie e-paragonów w regulaminie sprzedaży.

W przypadku wyrażenia zgody na wystawianie e-paragonów w regulaminie sprzedaży nabywca powinien zostać poinformowany o możliwości otrzymania e-paragonu oraz o możliwości zmiany tej zgody.

  • Wyrażenie zgody na wystawianie e-paragonów w momencie dokonywania zakupu.

W przypadku wyrażenia zgody na wystawianie e-paragonów w momencie dokonywania zakupu nabywca może wyrazić zgodę w sposób dorozumiany, na przykład poprzez wybranie opcji „e-paragon” na kasie fiskalnej.

  • Wyrażenie zgody na wystawianie e-paragonów za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji.

W przypadku wyrażenia zgody na wystawianie e-paragonów za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji nabywca może wyrazić zgodę, wypełniając odpowiedni formularz.

Przykłady sposobów wyrażenia zgody na wystawienie e-paragonu:

  • Regulamin sprzedaży: „Kupujący wyraża zgodę na otrzymywanie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej na adres e-mail podany podczas składania zamówienia”.
  • Kasa fiskalna: „Wybierz opcję »e-paragon«”.
  • Strona internetowa: „Zaznacz opcję »Chcę otrzymywać e-paragony«”.
  • Aplikacja: „Wybierz opcję »Ustawienia« -> »Paragony« -> »Wybierz sposób otrzymywania paragonów« -> »e-paragon«”.

Jakie elementy musi zawierać e-paragon? 

E-paragon zawiera takie same elementy jak paragon papierowy. W związku z tym zgodnie z § 25. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących powinien on zawierać następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
  • numer kolejny wydruku;
  • datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
  • oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi;
  • ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
  • wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
  • wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
  • łączną wysokość podatku;
  • łączną wartość sprzedaży brutto;
  • oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
  • kolejny numer paragonu fiskalnego;
  • numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy;
  • logo fiskalne i numer unikatowy.

Jak wystawić e-paragon?

Aby wystawić e-paragon, należy spełnić następujące warunki:

  • posiadać kasę fiskalną online bądź kasę wirtualną, która jest podłączona do internetu oraz
  • posiadać zgodę nabywcy na wystawienie e-paragonu.

Wydanie e-paragonu może nastąpić przez:

  • SMS,
  • e-mail,
  • za pośrednictwem aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcją.

Kasy fiskalne, za pomocą których można wystawić e-paragon

Od 1 czerwca 2020 roku e-paragony można wystawiać za pomocą kas fiskalnych mających postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualne).

Jak bowiem wynika z treści § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy o VAT ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

W tym zakresie zostało wydane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Rozporządzenie to szczegółowo określa katalog podmiotów (w § 1), które mogą korzystać z wirtualnych kas i m.in. obejmuje podatników prowadzących działalność w zakresie:

  • usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką;
  • usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
  • usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
  • usług transportu;
  • usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
  • usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
  • usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
  • pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
  • usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
  • usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
  • pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
  • usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
  • sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
  • usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej);
  • dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych;
  • dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy o kołach gospodyń wiejskich.

W konsekwencji jedynie ww. grupy podatników świadczące określone usługi mogą korzystać z kas wirtualnych dających prawo do wystawiania e-paragonów. 

Ponadto od 29 września 2021 roku istnieje możliwość wystawiania e-paragonów poprzez kasy on-line, co wynika z treści § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Przepis ten stanowi, że kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej.

Ile czasu oraz jak przechowywać e-paragon?

Przepisy prawa nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania dokumentów księgowych (w tym paragony) przez okres co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Przy czym w przypadku stosowania wirtualnych kas bądź kas online przedsiębiorców nie dotyczy obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.

W związku z tym, że e-paragony przechowywane są w Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które jest administrowane przez Krajową Administrację Skarbową, przedsiębiorca zyskuje zmniejszenie obciążeń regulacyjnych, przykładowo konieczności zabezpieczenia paragonów czy ich fizycznego przechowywania np. na nośniku danych.

Jak nabywca może odebrać e-paragon (HUB paragonowy)?

Nabywca odebrać e-paragon może w sposób uzgodniony ze sprzedawcą, tj. w jednej z poniższych form:

  • SMS,
  • e-mail,
  • za pośrednictwem aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcją.

W przypadku aplikacji mobilnych należy mieć na względzie, że na rynku jest ich wiele, natomiast niedawno, od 15 września 2023 roku, udostępniona przez samo Ministerstwo Finansów została aplikacja o nazwie „e-Paragony”, którą można pobrać ze sklepu Google Play lub App Store. Wszelkie informacje na jej temat udostępnione są na stronie Ministerstwa – Twoje paragony w jednym miejscu.

Aplikacja, która zbiera wystawiane dla danego nabywcy paragony, określana jest jako HUB paragonowy. Temat ten szeroko omawiamy w odrębnym artykule: HUB paragonowy – jak działa i jak z niego korzystać?

Jakie zalety ma e-paragon?

E-paragon ma szereg zalet, zarówno dla nabywcy, jak i dla sprzedawcy.

Zalety dla nabywcy:

  • oszczędność czasu i papieru – e-paragony nie wymagają drukowania, co przyczynia się do ochrony środowiska;
  • łatwość dostępu – e-paragony można łatwo pobrać i przeglądać w dowolnym momencie;
  • możliwość przechowywania w chmurze – e-paragony można przechowywać w chmurze, co zapewnia bezpieczeństwo i dostępność z dowolnego miejsca;
  • możliwość wykorzystania do zwrotów i reklamacji – e-paragony można wykorzystać do zwrotów oraz reklamacji towarów i usług.

Zalety dla sprzedawcy:

  • oszczędność kosztów – e-paragony nie wymagają drukowania, co przyczynia się do oszczędności kosztów;
  • możliwość zintegrowania z systemami księgowymi – paragony można zintegrować z systemami księgowymi, co ułatwia ich ewidencję i rozliczanie;
  • możliwość analizy sprzedaży – e-paragony można wykorzystać do analizy sprzedaży, co pomaga w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Podsumowując, e-paragony są bardziej ekologiczne, wygodne i bezpieczne niż paragony papierowe.

Jak wystawić e-paragon w systemie wFirma.pl?

System wFirma.pl umożliwia elektroniczne wystawianie e-paragonów za pośrednictwem platformy eparagony.pl. Użytkownicy mogą generować e-paragony bezpośrednio z systemu wFirma.pl i wysyłać je mailem do nabywcy. Integracja z eparagony.pl ułatwia zarządzanie i dostarczanie dokumentów fiskalnych, ponieważ nie wymaga drukowania i pakowania paragonów.

W sytuacji, gdy użytkownik dokona integracji systemu z platformą eparagony.pl, to będzie on mógł wystawiać e-paragony schematem: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY. Wówczas po uzupełnieniu danych w polu ADRES E-MAIL DO WYSYŁKI EPARAGONU należy wprowadzić prawidłowy adres e-mail kontrahenta. Po skorzystaniu z akcji FISKALIZUJ paragon zostanie poprawnie zafiskalizowany i tym samym zostanie on automatycznie przesłany do nabywcy na wcześniej podany adres e-mail za pośrednictwem platformy eparagony.pl.

E-paragon

Po wysyłce e-paragonu można przeglądać jego status wysyłki w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ w kolumnie NUMER DOKUMENTU. Dokładne szczegóły na temat funkcji znajdują się w artykule pomocy: Integracja eparagony.pl w systemie wFirma.pl – konfiguracja.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów