1 lipca 2021 roku wydziały sądów prowadzących Krajowy Rejestr Sądowy czekała elektroniczna rewolucja. W ten dzień weszła odkładana już od dłuższego czasu reforma, której głównym założeniem była elektronizacja postępowania prowadzonego przez sąd rejestrowy. Sprawdźmy, kto może wykorzystać elektroniczne formularze KRS i czym jest system CREWAN!
Wymóg posiadania podpisu elektronicznego
Celem, jaki przyświecał reformie postępowania rejestrowego, było to, aby podstawową drogą komunikacji między podmiotami wpisanymi do KRS a sądami rejestrowymi była forma elektroniczna, co w perspektywie czasu ma doprowadzić do całkowitego wyeliminowania papierowej formy komunikacji z sądami prowadzącymi KRS. Elektronizacja postępowania przed sądem rejestrowym ma również na celu uproszczenie i przyspieszenie postępowania rejestrowego.
Wdrożenie rozwiązań dotyczących elektronicznego kontaktu z sądem rejestrowym wiąże się z tym, że aktualnie złożenie elektronicznego wniosku do sądu rejestrowego wymaga dopełnienia kilku formalności.
Podmioty, chcąc komunikować się z sądem elektronicznym, będą musiały zadbać o to, aby osoby je reprezentujące posiadały certyfikowany podpis kwalifikowany lub darmowy profil zaufany ePUAP.
Ponadto do złożenia wniosku w formie elektronicznej do sądu rejestrowego wymagane jest utworzenie konta w specjalnie do tego celu utworzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości Portalu Rejestrów Sądowych, zwanym dalej PRS. PRS został udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości za pośrednictwem strony internetowej ministerstwa.
Przykład 1.
Prezes zarządu spółki XYZ sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi – pan Jakub usłyszał w mediach o składaniu wniosków do KRS w formie elektronicznej. Z uwagi na to, że nastąpiła zmiana danych spółki, które podlegają ujawnieniu w KRS, pan Jakub jako osoba za to odpowiedzialna złożył wniosek o zmianę danych spółki w formie e-mailowej. Wniosek taki nie zostanie rozpoznany – mężczyzna musi go złożyć za pośrednictwem PRS.
Elektroniczne formularze KRS i załączniki do wniosku
Jeśli chodzi o sam PRS, to jest on wyposażony w elektroniczne formularze, które można samodzielnie edytować. Jeśli użytkownik nie wypełni wszystkich wymaganych pól z danymi, system uniemożliwi przejście do kolejnego etapu. Rozwiązanie to należy ocenić pozytywnie, gdyż pozwoli ono uniknąć zwrotu wniosku, co wcześniej zdarzało się stosunkowo często.
Sąd rejestrowy dokonuje czynności w postępowaniu rejestrowym po weryfikacji formy i treści dokumentów załączonych do wniosków, co wynika z konieczności zapewnienia pewności obrotu.
Przy czym w wypadku papierowych wniosków składanych na urzędowych formularzach wymagane było załączenie oryginałów dokumentów lub odpisów/wypisów notarialnie poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisu, a w wypadku wniosków, które składane są elektronicznie, dopuszczalne jest skorzystanie z następujących sposobów dołączenia dokumentów:
przesłania elektronicznej kopii dokumentów, np. skanu;
przesłania odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym;
przesłania dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej.
Załączenie dokumentów stanowiących podstawę wpisu w formie skanu dokumentu wiąże się z obowiązkiem jego złożenia w sądzie rejestrowym w formie papierowej w oryginale lub notarialnie poświadczonym odpisie bądź wypisie w terminie 3 dni od złożenia wniosku elektronicznego.
Podmiot reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, tj. adwokata lub radcę prawnego może załączyć do wniosku elektronicznie poświadczone za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika kopie dokumentów. Dopuszczalne jest też przesłanie odpisów elektronicznie poświadczonych dokumentów przez notariusza.
Podmioty dokonujące zgłoszenia do KRS zaległości podatkowych i celnych objętych egzekucją (jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji) oraz należności, do których poboru jest obowiązany ZUS, objętych egzekucją (jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji) mogą także dokonać samodzielnie elektronicznego poświadczenia dokumentów.
Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w KRS sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym i tak utworzony i podpisany oryginał dokumentu elektronicznego można dołączyć do wniosku.
Załączanie aktów notarialnych z systemu CREWAN
Przedstawione sposoby dołączania dokumentów do elektronicznego wniosku składanego sądowi rejestrowemu nie będą odnosić się do dokumentów sporządzanych w formie aktu notarialnego. W przypadku dokumentów sporządzonych w formie aktu notarialnego stanowiących podstawę wpisu obowiązkiem wnioskodawcy będzie jedynie wskazanie numeru aktu notarialnego w systemie CREWAN, z którego sąd uzyska bezpośredni dostęp w Repozytorium.
System CREWAN, czyli Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych utworzyła Krajowa Rada Notarialna. System ten jest bezpośrednio połączony z systemem teleinformatycznym obsługującym sądy rejestrowe.
Komunikacja z sądem rejestrowym i forma wydawanych decyzji przez sąd
Nie tylko złożenie wniosku do sądu rejestrowego będzie odbywać się w formie elektronicznej. Cała dalsza komunikacja z sądem będzie wykonywana w ten sposób. Orzeczenia wydawane przez sędziów i referendarzy sądowych mają być wydawane elektronicznie i doręczane za pośrednictwem systemu PRS.
Dlatego też koniecznym będzie regularne weryfikowanie dokumentów znajdujących się w PRS, gdyż wszelkie postanowienia, dla których biegnie termin ich zaskarżenia czy też wezwania sądu, dla których biegnie termin ich wykonania, będą umieszczane w portalu. Złożenie środka odwoławczego czy pisma stanowiącego odpowiedź na wezwanie będzie również odbywać się w formie elektronicznej.
Przykład 2.
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Warszawie złożył wniosek o wpis w rejestrze dotyczący Spółki XYZ sp. z o.o. Sąd oddalił ten wniosek. Dlatego też Naczelnik Urzędu Skarbowego zdecydował się odwołać od takiego rozstrzygnięcia i złożył apelację. Sąd odwoławczy po rozpoznaniu apelacji uchylił postanowienie sądu I instancji i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania. Tym razem to spółka była niezadowolona z zapadłego rozstrzygnięcia, dlatego zdecydowała się je zaskarżyć. Z uwagi na to, że zażalenie do Sądu Najwyższego przysługuje w razie uchylenia przez sąd II instancji wyroku sądu I instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania, spółka, chcąc złożyć zażalenie do Sądu Najwyższego, musi to uczynić w formie papierowej, a nie elektronicznej.
Elektroniczne akta rejestrowe
Założeniem przyświecającym reformie postępowania rejestrowego było doprowadzenie do upowszechnienia elektronicznego dostępu do dokumentów stanowiących podstawę wpisów w KRS.
Po reformie akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców mają być prowadzone w formie elektronicznej.
Akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym będą dostępne dla każdego:
za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych;
w siedzibie sądu rejestrowego, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
W przypadku stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej dostęp do ich akt rejestrowych będzie nadal możliwy wyłącznie w siedzibie sądu rejestrowego.
Kogo dotyczy elektroniczna komunikacja z sądem rejestrowym?
Ważne, aby pamiętać, że w przypadku przedsiębiorców podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców od 1 lipca 2021 roku elektroniczna forma komunikacji z sądem to jedyna dopuszczalna forma. Złożenie przez podmiot będący przedsiębiorcą wniosku o wpis w rejestrze w formie papierowej jest bezskuteczne.
Jeśli chodzi o podmioty inne niż przedsiębiorcy, to mają one możliwość, a nie obowiązek elektronicznej komunikacji z sądem. Podmioty takie jak stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej mogą wedle własnego uznania korzystać z formy elektronicznej komunikacji z sądem rejestrowym lub nadal komunikować się z sądami w formie papierowej.
Przykład 3.
Fundacja ABCD zdecydowała się 20 maja 2021 roku na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Wszelkie procedury zostały dopełnione przed 1 lipca 2021 roku. 5 lipca 2021 roku zaistniała potrzeba złożenia wniosku o wpis zmiany danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców. Osoby reprezentujące fundację zdecydowały się złożyć wniosek o wpis w dotychczasowej formie papierowej. Taki wniosek będzie bezskuteczny, gdyż fundacja prowadząca działalność gospodarczą w wypadku zaistnienia zmian danych podlegających ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców powinna złożyć wniosek w formie elektronicznej.
Opłaty od elektronicznych wniosków
Należy wskazać, że opłaty od elektronicznych wniosków mogą być realizowane elektronicznie za pośrednictwem operatora płatności, ale również w sposób tradycyjny, tj. przelewem na rachunek bankowy sądu z tą różnicą, że opłaty sądowe od wniosków w postępowaniach rejestrowych wnoszone są nie na rachunek bankowy poszczególnego sądu rejestrowego, a na rachunek bankowy dochodów budżetowych Sądu Apelacyjnego w Krakowie.
