Poradnik Przedsiębiorcy

Podpis elektroniczny a podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP

Cyfryzacja staje się wszechobecna. Możliwość tworzenia dokumentów elektronicznych opatrzonych podpisem elektronicznym stanowi dla przedsiębiorcy znaczne ułatwienie. Dzięki niemu przedsiębiorca może w szybki i bezpieczny sposób przesyłać wnioski i deklaracje do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez opuszczania biura. Czym dokładnie jest podpis elektroniczny i w jakich sytuacjach można go użyć?

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny stanowią dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Dokument opatrzony podpisem elektronicznym – przy spełnieniu dodatkowych przesłanek – jest równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym.

Czym jest bezpieczny (kwalifikowany) podpis elektroniczny?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE opisuje trzy rodzaje podpisu elektronicznego:

  • podpis elektroniczny” oznaczający dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis – może to być na przykład podpis pod listem e-mail;

  • zaawansowany (bezpieczny) podpis elektroniczny, czyli podpis, który spełnia następujące wymagania:

    1. jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
    2. umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
    3. jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą oraz
    4. jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna;
  • kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Skuteczność podpisu elektronicznego

Zgodnie z postanowieniami przywołanego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Oznacza to, że poza kwalifikowanym podpisem elektronicznym inne e-podpisy również są skuteczne i mogą stanowić dowód w postępowaniu sądowym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

W jakich sprawach można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny przyda się w szczególności do:

  •    składania e-deklaracji podatkowych,

  •    składania e-deklaracji ZUS,

  •    zawierania umów,

  •    podpisywania faktur elektronicznych,

  •    składania ofert na przetargach,

  •    składania dokumentów do urzędów administracji publicznej.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny można kupić u jednego z dostawców. Firmy oferujące e-podpisy są nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Oczywiście możliwe jest korzystanie z podpisu elektronicznego wydanego przez kwalifikowane podmioty w dowolnym kraju UE.

Decydując się na zakup e-podpisu, otrzymamy zestaw, który zawiera kartę kryptograficzną, czytnik oraz płytę z oprogramowaniem. Do rozpoczęcia korzystania z e-podpisu będzie konieczna aktywacja karty oraz weryfikacja tożsamości użytkownika. Najlepiej w tym celu udać się osobiście do jednego z punktów rejestracyjnych. Istnieje także możliwość dokonania tego za pośrednictwem poczty, przesyłając dostawcy dokumenty uprzednio wygenerowane przez dołączone do zestawu oprogramowanie. W tym przypadku tożsamość oraz podpis użytkownika będzie musiał potwierdzić notariusz.

Czy podpis elektroniczny jest niezbędny dla każdego przedsiębiorcy?

Kwalifikowany podpis elektroniczny na pewno jest przydatnym narzędziem, ale z uwagi na jego koszt warto rozważyć przed zakupem, do czego zamierzamy go wykorzystywać. Podstawowe e-deklaracje można składać przy pomocy darmowego Profilu Zaufanego ePUAP oraz aplikacji e-Deklaracje. Jeżeli przedsiębiorca nie planuje składać e-podpisu na fakturach, umowach i ofertach, to Profil Zaufany w zupełności mu wystarczy.

Profil Zaufany ePUAP

Do skutecznego dokonania wielu czynności przez internet wystarczy opatrzenie ich podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Profil zaufany ePUAP to zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej pełniący funkcję „punktu potwierdzającego”. Profil Zaufany można założyć również przez bankowość elektroniczną. Opcja ta dostępna jest dla posiadaczy elektronicznego rachunku bankowego w następujących bankach:

  • ING Bank Śląski

  • Bank Pekao

  • mBank

  • Bank Zachodni WBK

  • PKO Bank Polski

  • Bank Millennium

  • Inteligo

  • a także Envelo (Grupa Poczty Polskiej).

Jakich czynności można dokonać przy użyciu Profilu Zaufanego ePUAP?

Warto posiadać Profil Zaufany, ponieważ dzięki niemu można załatwić online większość spraw związanych z prowadzeniem firmy.  Ponadto oferuje on możliwość sprawdzania na bieżąco statusu spraw i wniosków, a także odbioru i wysyłki urzędowej korespondencji. Podkreślenia wymaga, że każde pismo przekazywane przez ePUAP ma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

W szczególności przy użyciu Profilu Zaufanego mamy możliwość:

  1. rejestracji firmy  

  • wniosek rejestracyjny firmy w CEIDG w przypadku jednoosobowej działalności;

  • podpisać wniosek o wpis do REGON spółki cywilnej;

  • wniosek o rejestrację spółki z o.o., spółki jawnej i spółki komandytowej w systemie S24;

2. zmiany danych firmowych, zawieszenia, wznowienia likwidacji firmy;

3. załatwienia sprawy w ZUS-ie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), w tym:

  • złożenia wniosku o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w płaceniu składek,

  • złożenia wniosku o odroczenie terminu płatności składek,

  • zgłoszenia i wyrejestrowanie ubezpieczonych,

  • udzielenia pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS-em (druk ZUS-PEL), np. pełnomocnictwa dla pracownika biura rachunkowego,

  • sprawdzenia salda składek i zestawienia deklaracji i wpłat,

  • otrzymywania informacji o ubezpieczeniach, płatnościach czy świadczeniach,

  • umówienia się na wizytę w dowolnej placówce ZUS;

4. załatwiania spraw w urzędzie skarbowym, w szczególności takich jak:

  • złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R,

  • złożenie wniosku o sporządzenie zeznania podatkowego (PIT-WZ),

  • złożenie oświadczenia o przekazaniu 1% podatku organizacji pożytku publicznego (PIT-OP),

  • złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (PIT-37),

  • złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (PIT-38),

  • złożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT),

  • ustanowienie pełnomocnika do podpisywania elektronicznej deklaracji podatkowej,

  • złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach,

  • złożenie wniosku o uzyskanie informacji w sprawie podatku od nieruchomości,

  • rejestracja kasy fiskalnej, uzyskanie zwrotu kosztów na zakup kasy,

  • złożenie wniosku o interpretację podatkową.

Jakich spraw nie można załatwić przy użyciu Profilu Zaufanego?

Za pośrednictwem Profilu Zaufanego nie ma możliwości:

  • składania deklaracji i informacji podatkowych (poza wyżej wymienionymi), w  tym celu można skorzystać z portalu e-Deklaracje,

  • nie można zlikwidować spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

  • nie można dokonać zmian wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli spółka nie była zarejestrowana online w systemie S24,

  • podczas rejestracji spółki z o.o. online nie można złożyć oświadczenia o tym, że zakładana  spółka nie jest cudzoziemcem (takie oświadczenie można natomiast doręczyć sądowi rejestrowemu w formie papierowej lub elektronicznej z podpisem kwalifikowanym).