Cyfryzacja staje się wszechobecna. Możliwość tworzenia dokumentów elektronicznych opatrzonych podpisem elektronicznym stanowi dla przedsiębiorcy znaczne ułatwienie. Dzięki niemu przedsiębiorca może w szybki i bezpieczny sposób przesyłać wnioski i deklaracje do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez opuszczania biura. Czym dokładnie jest podpis elektroniczny i w jakich sytuacjach można go użyć?
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny stanowią dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Dokument opatrzony podpisem elektronicznym – przy spełnieniu dodatkowych przesłanek – jest równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym.
Czym jest bezpieczny (kwalifikowany) podpis elektroniczny?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE opisuje trzy rodzaje podpisu elektronicznego:
„podpis elektroniczny” oznaczający dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis – może to być na przykład podpis pod listem e-mail;
zaawansowany (bezpieczny) podpis elektroniczny, czyli podpis, który spełnia następujące wymagania:
- jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
- jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą oraz
- jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna;
kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Skuteczność podpisu elektronicznego
Zgodnie z postanowieniami przywołanego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Oznacza to, że poza kwalifikowanym podpisem elektronicznym inne e-podpisy również są skuteczne i mogą stanowić dowód w postępowaniu sądowym.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.
W jakich sprawach można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny przyda się w szczególności do:
składania e-deklaracji podatkowych,
składania e-deklaracji ZUS,
zawierania umów,
podpisywania faktur elektronicznych,
składania ofert na przetargach,
składania dokumentów do urzędów administracji publicznej.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny można kupić u jednego z dostawców. Firmy oferujące e-podpisy są nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Oczywiście możliwe jest korzystanie z podpisu elektronicznego wydanego przez kwalifikowane podmioty w dowolnym kraju UE.
Decydując się na zakup e-podpisu, otrzymamy zestaw, który zawiera kartę kryptograficzną, czytnik oraz płytę z oprogramowaniem. Do rozpoczęcia korzystania z e-podpisu będzie konieczna aktywacja karty oraz weryfikacja tożsamości użytkownika. Najlepiej w tym celu udać się osobiście do jednego z punktów rejestracyjnych. Istnieje także możliwość dokonania tego za pośrednictwem poczty, przesyłając dostawcy dokumenty uprzednio wygenerowane przez dołączone do zestawu oprogramowanie. W tym przypadku tożsamość oraz podpis użytkownika będzie musiał potwierdzić notariusz.
Czy podpis elektroniczny jest niezbędny dla każdego przedsiębiorcy?
Kwalifikowany podpis elektroniczny na pewno jest przydatnym narzędziem, ale z uwagi na jego koszt warto rozważyć przed zakupem, do czego zamierzamy go wykorzystywać. Podstawowe e-deklaracje można składać przy pomocy darmowego Profilu Zaufanego ePUAP oraz aplikacji e-Deklaracje. Jeżeli przedsiębiorca nie planuje składać e-podpisu na fakturach, umowach i ofertach, to Profil Zaufany w zupełności mu wystarczy.
Profil Zaufany ePUAP
Do skutecznego dokonania wielu czynności przez internet wystarczy opatrzenie ich podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Profil zaufany ePUAP to zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej pełniący funkcję „punktu potwierdzającego”. Profil Zaufany można założyć również przez bankowość elektroniczną. Opcja ta dostępna jest dla posiadaczy elektronicznego rachunku bankowego w następujących bankach:
ING Bank Śląski
Bank Pekao
mBank
Bank Zachodni WBK
PKO Bank Polski
Bank Millennium
Inteligo
a także Envelo (Grupa Poczty Polskiej).
Jakich czynności można dokonać przy użyciu Profilu Zaufanego ePUAP?
Warto posiadać Profil Zaufany, ponieważ dzięki niemu można załatwić online większość spraw związanych z prowadzeniem firmy. Ponadto oferuje on możliwość sprawdzania na bieżąco statusu spraw i wniosków, a także odbioru i wysyłki urzędowej korespondencji. Podkreślenia wymaga, że każde pismo przekazywane przez ePUAP ma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
W szczególności przy użyciu Profilu Zaufanego mamy możliwość:
rejestracji firmy
wniosek rejestracyjny firmy w CEIDG w przypadku jednoosobowej działalności;
podpisać wniosek o wpis do REGON spółki cywilnej;
wniosek o rejestrację spółki z o.o., spółki jawnej i spółki komandytowej w systemie S24;
2. zmiany danych firmowych, zawieszenia, wznowienia likwidacji firmy;
3. załatwienia sprawy w ZUS-ie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), w tym:
złożenia wniosku o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w płaceniu składek,
złożenia wniosku o odroczenie terminu płatności składek,
zgłoszenia i wyrejestrowanie ubezpieczonych,
udzielenia pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS-em (druk ZUS-PEL), np. pełnomocnictwa dla pracownika biura rachunkowego,
sprawdzenia salda składek i zestawienia deklaracji i wpłat,
otrzymywania informacji o ubezpieczeniach, płatnościach czy świadczeniach,
umówienia się na wizytę w dowolnej placówce ZUS;
4. załatwiania spraw w urzędzie skarbowym, w szczególności takich jak:
złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R,
złożenie wniosku o sporządzenie zeznania podatkowego (PIT-WZ),
złożenie oświadczenia o przekazaniu 1% podatku organizacji pożytku publicznego (PIT-OP),
złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (PIT-37),
złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (PIT-38),
złożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT),
ustanowienie pełnomocnika do podpisywania elektronicznej deklaracji podatkowej,
złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach,
złożenie wniosku o uzyskanie informacji w sprawie podatku od nieruchomości,
rejestracja kasy fiskalnej, uzyskanie zwrotu kosztów na zakup kasy,
złożenie wniosku o interpretację podatkową.
Jakich spraw nie można załatwić przy użyciu Profilu Zaufanego?
Za pośrednictwem Profilu Zaufanego nie ma możliwości:
składania deklaracji i informacji podatkowych (poza wyżej wymienionymi), w tym celu można skorzystać z portalu e-Deklaracje,
nie można zlikwidować spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
nie można dokonać zmian wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli spółka nie była zarejestrowana online w systemie S24,
podczas rejestracji spółki z o.o. online nie można złożyć oświadczenia o tym, że zakładana spółka nie jest cudzoziemcem (takie oświadczenie można natomiast doręczyć sądowi rejestrowemu w formie papierowej lub elektronicznej z podpisem kwalifikowanym).
