W erze coraz większej świadomości, czym jest przetwarzanie danych osobowych, coraz częściej zastanawiamy się, kto i w jakim celu je przetwarza. Jak pozyskuje się dane osobowe? Po chwili zastanowienia okazuje się, że udostępniamy je niemalże na każdym kroku. W banku, w supermarkecie, podczas zakupów na stronach internetowych. Jak wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Czym jest przetwarzanie danych osobowych?
Przetwarzaniem danych osobowych są wszystkie operacje dokonywane na danych osobowych. Sposób ich wykorzystania regulują przepisy prawa. Przetwarzaniem jest w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, jak również usuwanie.
Kiedy dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych?
Szczegółowy katalog sytuacji, które dopuszczają przetwarzanie danych, jest wymieniony w art. 6 rozporządzenia RODO. Są nimi sytuacje, w których:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Każda z tych przesłanek ma charakter niezależny i wystarczy, że wystąpi tylko jedna z nich, a przetwarzanie danych będzie zgodne z praw.
W takiej sytuacji może się zdarzyć, że mimo odwołania naszej zgody na przetwarzanie danych osobowych, będzie dopuszczalne dalsze operowanie na nich. Dzieje się tak na przykład w przypadku, gdy dane są niezbędne do zrealizowania trwającej umowy. Dopiero rezygnacja z umowy (lub zakończenie jej obowiązywania) sprawi, że cofnięcie zgody będzie skuteczne.
Tę interpretację potwierdza również stanowisko GIODO z 15 marca 2011 r., wskazując, że jeżeli przedsiębiorca dysponuje danymi niezbędnymi do realizacji umowy, która pozostaje w mocy, to chcąc skutecznie cofnąć zgodę, należy poczekać do wygaśnięcia lub innego zakończenia takiej umowy. Interpretacja ta rozszerzona jest również o działania na danych w celach rozliczeniowych.
Można jednak ograniczyć uprawnienia do przetwarzania danych osobowych tylko do niezbędnego minimum realizacji umowy, tj. imię, nazwisko, adres, NIP, a cofnąć samą zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, która nie może być warunkiem realizacji umowy.
Jak wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Przepisy o ochronie danych osobowych przewidują możliwość odwołania zgody przez osobę, która ją wcześniej wyraziła.
Odwołanie zgody dotyczy tylko osób, które ją wyraziły. Najczęściej wyrażamy zgodę na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych, podczas zapisywania się do newsletterów, chęci uzyskania rabatów, uzupełniania ankiet, zgłaszania się do konkursu czy zapisywania się na jakąś stronę internetową.
Warto pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna być wyrażona wprost (tzn. nie może być domniemana lub dorozumiana).
Jak skutecznie wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Istnieje kilka sposobów na wypowiedzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Teoretycznie, jeżeli w trakcie rozmowy z handlowcem poprosi się o zaprzestanie przetwarzania naszych danych osobowych, to automatycznie powinno się wykreślić nasze dane z baz. W przypadku stron internetowych i newsletterów, które rozsyłają informacje handlowe, najczęściej występuje link przekierowujący do odpowiedniego formularza lub zakładki, gdzie można “odkliknąć” naszą zgodę. Najskuteczniejszą metodą jest jednak pismo do administratora danych osobowych z żądaniem wstrzymania przetwarzania naszych danych osobowych.
Prawo to obejmuje uzyskanie informacji o przetwarzanych danych, źródle, z którego je pozyskał, o sposobie udostępniania danych, wstrzymania ich przetwarzania lub usunięcia. W zależności od tego, jaki efekt chcemy uzyskać, należy w piśmie zawrzeć odpowiednie żądanie.
W przypadku, gdy zgoda na przetwarzanie danych osobowych była rozszerzona o przekazywanie danych osobowych podmiotom trzecim, należy zobowiązać administratora do wydania informacji, komu zostały przekazane i takie samo pismo wysłać do wszystkich tych podmiotów.
