Poradnik Przedsiębiorcy

Udostępnianie pracownikowi dokumentów związanych z jego wynagrodzeniem

Udostępnianie pracownikowi dokumentów

W przepisach prawa pracy nie znajdziemy zapisów nakładających na pracodawcę obowiązek udostępniania pracownikom dokumentów odnośnie wypłaconego im wynagrodzenia w okresach miesięcznych. Udostępnianie pracownikowi dokumentów związanych z jego wynagrodzeniem raz w roku (do końca lutego) jest już jednak obowiązkiem pracodawcy.

Przekazywane dane powinny zawierać informacje o:

  • wysokości podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zatrudnionych,

  • wysokości składek społecznych i zdrowotnej,

  • kwotach wypłaconych zasiłków.

Jeżeli pracownik stwierdzi, iż taki rodzaj informacji nie jest dla niego wystarczający, wówczas może żądać by pracodawca udostępnił mu dokumenty, które stanowiły podstawę do wyliczenia  wynagrodzenia.

Udostępnianie pracownikowi dokumentów na jego żądanie

Pracodawca, obliczając wynagrodzenie pracownika, bazuje przede wszystkim na umowie o pracę oraz przepisach zakładowego prawa pracy. Stąd w przypadku żądania pracownika o udostępnienie dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie, pracodawca powinien mu udostępnić układ zbiorowy pracy. Jeżeli w zakładzie pracy takowy nie istnieje, wówczas pracodawca okazuje zatrudnionemu regulamin wynagrodzeń bądź inny dokument wewnętrzny obowiązujący w firmie. Pracodawca powinien wytłumaczyć pracownikowi treść dokumentów.

Ponadto pracownik może żądać od pracodawcy przedstawienia mu imiennych kart wynagrodzeń oraz ewidencję czasu pracy, a pracodawca ma obowiązek to uczynić. W imiennej karcie zawarty jest rodzaj i wysokość składników wynagrodzenia oraz wysokość dokonanych obowiązkowych i dobrowolnych potrąceń. Karta ewidencji czasu pracy pozwala na sprawdzenie prawidłowości wyliczenia wynagrodzenia zgodnie z liczbą przepracowanych godzin.

Na żądanie pracownika, pracodawca musi udostępnić pracownikowi dokumenty płacowe -  gwarantują to zapisy Kodeksu pracy. Żądanie może być sformułowane pisemnie bądź ustnie. Pracodawca może przekazać pracownikowi kserokopię lub wydruk dokumentów płacowych, przy czym powinien umożliwić pracownikowi porównanie ich z oryginałami.

Pracodawca ma także obowiązek udostępnienia byłym pracownikom dokumentów do celów emerytalno-rentowych. Jeżeli okaże się, że w przekazanych dokumentach znajdują się nieprawidłowości, które mają wpływ na zaniżenie świadczenia pracownika, pracodawca musi ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Udostępnianie pracownikowi dokumentów a dokumenty zbiorcze

O ile przedstawienie dokumentów płacowych pracownikowi nie powinno rodzić problemów, to mogą się one pojawić gdy prowadzone są one zbiorczo, np. kiedy lista płac nie jest sporządzana osobno dla każdego pracownika. Pracodawca nie ma prawa udostępnić pracownikowi informacji o zarobkach innych pracowników. W przypadku złamania zasad ochrony tajemnicy wynagrodzenia, pracodawca może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą i karną.

W takiej sytuacji,w przypadku żądania przez pracownika wglądu do swoich dokumentów płacowych, należy je odpowiednio przygotować np. zakrywając części dotyczące innych pracowników lub wygenerować wydruki, które będą obejmowały tylko jednego pracownika.