Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - zasady prowadzenia

W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, sprzedaż powinna być ewidencjonowana przy pomocy kasy fiskalnej. Jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami, spora grupa przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży na takim urządzeniu. Fakt występowania zwolnień nie oznacza jednak, że obowiązek rejestrowania sprzedaży został zniesiony całkowicie. Warto zatem odpowiedzieć na pytanie, jak ewidencjonować tzw. przychód bezrachunkowy w sytuacji, kiedy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy, a klient nie żąda rachunku lub faktury? Sprawdź jak powinna wyglądać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej!

Ewidencjonowanie sprzedaży bezrachunkowej zależeć będzie w tym przypadku od jej charakteru, a dokładniej - czy będzie to sprzedaż stacjonarna czy wysyłkowa.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - sprzedaż stacjonarna

Sprzedawca handlujący w sklepie stacjonarnym (na straganie), bądź prowadzący sprzedaż wysyłkową z dopuszczeniem zapłaty gotówkowej, w przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, powinien prowadzić dzienną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Dzienna ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna mieć postać broszury – być na stałe spięta – choć przepisy nie określają jej dokładnego wzoru.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna zawierać następujące elementy:

  • ponumerowane strony;
  • datę uzyskania przychodu;
  • wartość przychodu brutto;
  • liczbę porządkową wpisów;
  • podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.

Należy pamiętać, że czynni podatnicy VAT, dokonujący sprzedaży o różnych stawkach VAT, powinni wyróżniać w ewidencji poszczególne stawki w taki sposób, aby można było wyliczyć prawidłowe wartości podatku VAT.

Lp.

Data

Stawka VAT

Kwota przychodu bezrachunkowego

Opis/Uwagi 

1.

       

2.

       

3.

       
 

Suma przychodu z danego dnia:

....................

Numer wpisu w KPiR:

.....................

Prowadząc ewidencję sprzedaży bezrachunkowej trzeba pamiętać, że nie należy w nim ujmować sprzedaży udokumentowanej rachunkiem lub fakturą.

 Sprzedawca powinien zawsze posiadać ewidencję sprzedaży w miejscu dokonywania sprzedaży. Pod koniec dnia jego obowiązkiem jest wprowadzenie przychodu dnia do księgi przychodów i rozchodów  – kolumna 7: sprzedaż towarów i usług – w formie jednej zsumowanej pozycji. Jeśli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, wówczas dopuszczalne jest zaksięgowanie przychodów z dziennej ewidencji na koniec miesiąca.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej a sprzedaż wysyłkowa

Jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż wysyłkową, zaś przychody z jej tytułu otrzymuje za pośrednictwem konta bankowego, wówczas podstawowym dokumentem ewidencji sprzedaży będzie wyciąg bankowy. Trzeba podkreślić, że z przelewów otrzymywanych przez klientów powinno wynikać, jakiej transakcji one dotyczą. W przypadku niemożności zidentyfikowania, której sprzedaży dotyczy przelew zachodzi obowiązek podatkowego prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży, podobnie jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej.

Ze względu na rozwój nowych technologii, coraz więcej przedsiębiorców korzysta z płatności elektronicznych w przypadku sprzedaży wysyłkowej. Ze względu na brak szczegółowych danych na wyciągu bankowym, dokument ten przestaje być podstawą księgowania przychodu. W praktyce przedsiębiorcy, aby uniknąć tych niedogodności, dodrukowują szczegółowe wyciągi transakcji bezpośrednio z serwisu zajmującego się płatnością elektroniczną, a następnie podpinają do wyciągu z konta firmowego. Okazuje się, że tego rodzaju praktyki nie są do końca zgodne z obowiązującymi przepisami. Chodzi bowiem o wyciąg z konta bankowego lub z rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, natomiast elektroniczne systemy płatności nie są zaliczane do banków. I choć w dalszym ciągu przepisy te nie zostały zmienione, to organy skarbowe coraz częściej uwzględniają stosowanie tej praktyki.