Likwidacja działalności gospodarczej - jakie dokumenty przygotować?

Likwidacja działalności gospodarczej nie musi być skomplikowanym procesem. Artykuł opisuje, jakich formalności trzeba dopilnować, likwidując jednoosobową działalność gospodarczą i jak prawidłowo wypełnić, gdzie i kiedy złożyć wszystkie wymagane dokumenty!

Likwidacja działalności - PIT

Spis z natury dla celów podatku dochodowego na dzień likwidacji działalności gospodarczej

Spis z natury dla celów PIT na dzień likwidacji działalności, inaczej nazywany remanentem, to pierwsza ważna kwestia, której powinni dopilnować podatnicy prowadzący KPiR lub ewidencję przychodów.

Podatnicy opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym w spisie z natury ujmują:

  • towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady (czyli zakupy księgowane w kol. 10 KPiR), które pozostają na stanie na dzień likwidacji działalności.

W przypadku prowadzenia KPiR remanent likwidacyjny dla celów PIT powinien obejmować nie tylko towary, które fizycznie znajdują się w firmie, ale również te, które są własnością przedsiębiorcy, a w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza firmą.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym w spisie z natury wpisują:

  • towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady oraz

  • wyposażenie (bez środków trwałych), które pozostaje na stanie na dzień likwidacji działalności.

W tym spisie z natury ujmuje się dodatkowo towary obce, które na dzień sporządzania spisu znajdują się na stanie firmy. Podaje się jednak jedynie ich ilość oraz zaznacza, czyją są własnością, bez dokonywania wyceny.

Nawet jeżeli podatnicy nie mają na stanie żadnych towarów, które obejmuje spis z natury, to nadal są zobowiązani do jego sporządzenia. Wartość remanentu wynosi wówczas 0.

Uwaga!

Jeszcze przed sporządzeniem spisu z natury dla celów PIT należy zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze jego sporządzenia:

  • co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia spisu (z wyjątkiem sytuacji, gdy likwidacja działalności następuje 1 stycznia bądź 31 grudnia) - podatnicy prowadzący KPiR,

  • przed datą sporządzenia spisu - podatnicy prowadzący ewidencję przychodów.


Spis z natury dla celów PIT nie musi posiadać konkretnego wzoru (równie dobrze może to być dokument sporządzony w zwykłym edytorze tekstów), ale powinien zawierać:

  • imię i nazwisko właściciela firmy (nazwę firmy);

  • datę sporządzenia spisu;

  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;

  • szczegółowe określenie towaru i wyposażenia (w przypadku ryczałtowców);

  • jednostkę miary;

  • ilość stwierdzoną w czasie spisu;

  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary;

  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową;

  • łączną wartość spisu z natury;

  • wartość pomniejszenia wynikającego z regulacji dot. tzw. zatorów płatniczych, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie (tylko w przypadku podatników prowadzących KPiR);

  • klauzulę "Spis zakończono na pozycji...";

  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy (lub wspólników).

Ważne!

Sporządzonego remanentu dla celów PIT nie składa się do US i nie opłaca się od niego żadnego podatku.


Remanent likwidacyjny dla celów PIT zamyka KPiR (jest ostatnim wpisem w księdze), nawet jeśli wynosi 0. Jego wartość brana jest pod uwagę przy wyliczaniu rocznego podatku dochodowego.

Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności

Drugim dokumentem, który należy utworzyć, gdy następuje likwidacja działalności, jest wykaz składników majątku, które pozostają na dzień likwidacji w firmie. Będą to nie tylko środki trwałe, ale także wyposażenie, które w dniu likwidacji pozostaje w firmie.

Celem stworzenia wykazu składników majątku jest pomoc w ustaleniu dochodu ze sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności gospodarczej. Samo sporządzenie wykazu nie skutkuje jednak powstaniem obowiązku podatkowego.

Wykaz powinien zawierać co najmniej:

  • liczbę porządkową;

  • określenie (nazwę) składnika majątku;

  • datę nabycia składnika majątku;

  • kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku;

  • kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów (ta kwota i kwota powyżej najczęściej są te same);

  • wartość początkową (w przypadku środków trwałych);

  • metodę amortyzacji (w przypadku środków trwałych);

  • sumę odpisów amortyzacyjnych (w przypadku środków trwałych);

  • wysokość środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce na dzień likwidacji działalności.

Uwaga!

Sprzedaż środka trwałego przed upływem 6 lat od wycofania go z majątku firmy (liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały został wycofany z działalności, do dnia jego sprzedaży) powoduje powstanie przychodu z działalności gospodarczej.

 

Ważne!

Wykazu składników majątku nie zgłasza się wcześniej do urzędu skarbowego, a sporządzony formularz wystarczy przechowywać z dokumentacją firmową.

Zapłata zaliczki na podatek za ostatni miesiąc działalności

Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się i opłaca za okres, na który przypada data likwidacji działalności. Czyli w przypadku rozliczeń:

  • miesięcznych - do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono prowadzenie działalności;

  • kwartalnych - do 20 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym zakończono prowadzenie działalności.

Obowiązek złożenia deklaracji rocznej

Po zlikwidowaniu działalności gospodarczej w obowiązującym terminie podatnicy muszą pamiętać o złożeniu deklaracji rocznej, na której rozliczą dany rok podatkowy. Nie jest istotne, w którym momencie roku zlikwidowali działalność.

  • PIT-36 (skala podatkowa) – do 30 kwietnia następnego roku (po tym, w którym zlikwidowano działalność);

  • PIT-36L (podatek liniowy) – do 30 kwietnia następnego roku

  • PIT-28 (ryczałt) – do 31 stycznia następnego roku;

  • PIT-16A (karta podatkowa) - do 31 stycznia następnego roku.

Likwidacja działalności - VAT

Likwidacyjny spis z natury dla celów VAT - czynni podatnicy VAT

Czynni podatnicy VAT powinni sporządzić jeszcze trzeci oddzielny dokument - spis z natury dla celów VAT, nazywany również remanentem likwidacyjnym.

W remanencie dla celów VAT ujmuje się wszystkie rzeczowe składniki majątku pozostające w firmie na dzień likwidacji, które mają określoną wartość rynkową i od których przy zakupie podatnik miał prawo odliczyć VAT (nawet wtedy, gdy dobrowolnie zrezygnował z odliczenia VAT mimo tego, że miał prawo do tego odliczenia). Będą to:

  • materiały i towary handlowe (czyli zakupy księgowane w kolumnie 10 KPiR),

  • wyposażenie - niskocenny majątek,

  • środki trwałe.

Podstawą opodatkowania składników objętych remanentem dla celów VAT jest ich cena rynkowa.

Ważne!

Zamiaru sporządzenia remanentu dla celów VAT nie zgłasza się wcześniej do urzędu skarbowego.

Informację o jego sporządzeniu dołącza się do ostatniej deklaracji VAT-7 lub VAT-7K (którą składa się za okres, na który przypada data likwidacji działalności), a wartość, która wynika z remanentu, wpisuje do odpowiedniej pozycji deklaracji.

Wyrejestrowanie z VAT - likwidacja działalności gospodarczej

Czynni podatnicy muszą wyrejestrować się z VAT poprzez złożenie formularza VAT-Z. Formularz (w wersji papierowej lub elektronicznej przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego) składa się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym zaprzestano wykonywania działalności. Jest to informacja dla urzędu o likwidacji działalności gospodarczej.

Likwidacja działalności - rozliczenie z pracownikami

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniali pracowników, do dnia zlikwidowania działalności powinni złożyć następujące deklaracje (o ile są do tego zobowiązani):

  • PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy);

  • PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym);

  • PIT-8C (informacja o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych);

  • IFT-1R (informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania).

Powinni też złożyć PIT 11, czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w terminie:

  • do końca stycznia roku następnego po roku podatkowym - w wersji papierowej,

  • do końca lutego roku następnego po roku podatkowym - w wersji elektronicznej.

lub

  • w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika - jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku,

  • do dnia zaprzestania działalności w przewidzianych ustawowo przypadkach (np. informacje dotyczące poboru zaliczek z tytułu działalności wykonywanej osobiście i z praw majątkowych).

Likwidacja działalności - CEIDG

Likwidacja działalności gospodarczej powinna zostać zgłasza na wniosku CEIDG-1, który jest wówczas wnioskiem o wykreślenie wpisu z CEIDG.

Uwaga!

Data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku.

Likwidacja działalności - ZUS

Na podstawie złożonego wniosku CEIDG-1 o wykreślenie wpisu z ewidencji Zakład Ubezpieczeń Społecznych z urzędu sporządza druk ZUS ZWPA, który jest wyrejestrowaniem przedsiębiorcy jako płatnika składek.

Natomiast w terminie 7 dni od daty złożenia CEIDG-1 z informacją o zaprzestaniu działalności, przedsiębiorca musi wygenerować i złożyć ZUS ZWUA (wyrejestrowanie siebie z ubezpieczeń) i ewentualnie ZUS ZCNA (wyrejestrowania z ubezpieczeń członków rodziny).

Likwidacja działalności gospodarczej - zakończenie pracy kasy fiskalnej

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą zakończyć jej pracę w trybie fiskalnym. W związku z tym powinni:

  • wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

  • w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy;

  • złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;  

  • dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przy pomocy serwisanta przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Uwaga!

Jeśli przy zakupie kasy fiskalnej podatnik skorzystał z ulgi na jej zakup, to w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zlikwiduje działalność gospodarczą, jest zobowiązany do zwrotu całości odliczonej ulgi.

Likwidacja działalności - przechowywanie dokumentów firmowych

Dokumentację firmową  prowadzoną dla celów podatkowych (KPiR, ewidencje, rejestry, faktury, rachunki itp.) przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (czyli w praktyce należy odczekać nie 5, a 6 lat).

Uwaga!

Dla niektórych rodzajów dokumentacji wyróżnia się inne terminy ich przechowywania, np.:

  • listy płac - 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika;

  • deklaracje rozliczeniowe ZUS i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - 10 lat od daty przesłania ich do ZUS;

  • zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie trwałe.