Kasa fiskalna online - wszystko co należy wiedzieć!

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych za pomocą kasy fiskalnej niesie ze sobą wiele obowiązków. Począwszy od zakupu kasy oraz jej fiskalizacji przy pomocy serwisanta posiadającego ku temu uprawnienia, do odliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej. Co istotne, niektórzy podatnicy będą zobowiązani do ponownego wykonania niektórych czynności, w związku z przyszłym obowiązkiem wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na kasy online. W artykule opisujemy m.in. nowe obowiązki w związku ze zmianą przepisów, kiedy kasa fiskalna online stanie się obowiązkowa oraz jaki jest termin wymiany kasy starego typu na kasę online.

Kasa fiskalna online nowe obowiązki od 2019 roku

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, którzy prowadzą u niego w firmie sprzedaż na kasie fiskalnej, w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, zobowiązany jest do zapoznania ich z informacją o zasadach ewidencji na kasie fiskalnej, która powinna obejmować podstawowe zasady jej prowadzenia, zasady wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Ponadto przedsiębiorca powinien uzyskać stosowne oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją pracowników, w terminie do 31 maja 2019 roku lub przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie fiskalnej – w przypadku nowych pracowników.

Wzór oświadczenia oraz zakres informacji znajduje się w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Dodatkowo w związku ze zmianą treści rozporządzenia, należy sprawdzić, czy do stawek podatku VAT przypisane są właściwe litery (oznaczenia) na kasie fiskalnej. Jeśli oznaczenia różnią się, to ich zmiany należy dokonać w terminie do 1 sierpnia 2019 roku.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, wynika z art. 111 ust 1 ustawy o VAT. Na mocy wprowadzonego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ustawodawca zwalnia z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej, po spełnieniu określonych warunków (§ 3 rozporządzenia), jak również wskazuje zakres dostaw oraz usług, które bezwzględnie powinny już być wprowadzone na kasie (§ 4 rozporządzenia).

Kasa fiskalna online – od kiedy należy ją posiadać?

Od maja 2019 roku każdy przedsiębiorca na rynku może nabyć kasę fiskalną online.

Pierwszy obowiązek posiadania kasy online powstał 1 stycznia 2020 roku i dotyczył i dalej dotyczy:

• branży motoryzacyjnych;
• podatników dokonujących sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Od 1 stycznia 2021 roku obowiązek rozszerzył się o podatników:

• świadczących usługi związane z wyżywieniem przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, a także usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
• dokonujących sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Ostatnią grupą podatników, których obowiązek objął w ostatnim terminie tj. od 1 lipca 2021 roku, to branże:

1. fryzjerskie,
2. kosmetyczne i kosmetologiczne,
3. budowlane,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i stomatologów,
5. prawnicze,
6. związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kasy z zapisem papierowym, były dostępne w sprzedaży do 31 sierpnia 2019 roku. Natomiast kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (niekwalifikowane jako kasy online), będzie można kupić do 31 grudnia 2022 roku. Typy kas inne niż kasy online, powoli będą wycofywane z użytku na rynku. Obecnie główną wadą ich zakupu, jest zastrzeżenie przez ustawodawcę możliwości odliczenia ulgi na zakup kasy tylko na kasę online.

Jak wygląda ulga na zakup kasy fiskalnej online? - zmiany od 2019 roku

Ulga na zakup kasy u podatnika VAT

W związku z nowelizacją ustawy o VAT (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT) skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, będą mogli podatnicy, którzy:

• zostali zobowiązani przepisami i w terminie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online;
• nie mieli dotychczas obowiązku prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy oraz nie używali kas rejestrujących lub kas (z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) do prowadzenia ewidencji sprzedaż, lecz dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy online;
• w związku z powstaniem obowiązku posiadania kasy online zobowiązani zostali przepisami do wymiany kas na kasy online (dotyczy branż wskazanych w ustawie o VAT np. motoryzacyjnej).

Dodatkowo zakup kas rejestrujących nie powinien wystąpić później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Zgodnie z przepisami przejściowymi, podatnik zobowiązany do wymiany kasy w jednym z trzech terminów, za dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji może przyjąć dzień, w którym powstał obowiązek posiadania kasy online.

• Rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej online;
• Posiadać faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

Jeśli oba te warunki są spełnione, podatnik ma prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Jeśli więc zostaną spełnione warunki dające prawo do odliczenia, bądź zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej, to w przypadku czynnego podatnika VAT, należy to zrobić w pliku JPK V7 za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej online lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

W przypadku, gdy podatnik nabył kasę z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii przed 1 maja 2019 roku, aby odliczyć lub zwrócić ulgę na zakup tej kasy, stosuje przepisy wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku, w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Ulga na zakup kasy fiskalnej u podatnika zwolnionego z VAT

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w przypadku podatnika zwolnionego z VAT, zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej może wystąpić wyłącznie w formie zwrotu na rachunek bankowy podatnika. W związku z czym, aby nievatowiec wystąpił o zwrot ulgi, musi złożyć wniosek zawierający: „imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą oraz numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu”, w terminie miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
Do wniosku, o którym mowa powyżej, należy dołączyć:

• Kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
• Kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
• W przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa ponownie przeprowadzonej legalizacji taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym, służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Po złożeniu wniosku podatnik może się spodziewać zwrotu kwoty ulgi na zakup kasy fiskalnej na swój rachunek bankowy w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku.

Kasa fiskalna online - kiedy należy zwrócić ulgę na zakup kasy?

W niektórych przypadkach przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu wykorzystanej ulgi na zakup kasy fiskalnej (nabytej po 1 maja 2019 roku). Zdarzenia jakie powodują obowiązek zwrotu tej kwoty, zostały opisane w §5 ust 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika i są to:

• trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy;
• naruszenie obowiązków, związanych z nie zapewnienie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas oraz niespełnienie wymagań związanych z czasowym lub trwałym brakiem połączenia z CRK;

oraz zdarzenia zawarte w art. 111 ust 6 ustawy o VAT:

• w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, nastąpiło zakończenie działalności gospodarczej;
• nie poddanie kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.

Zwrotu odliczonej lub zwróconej ulgi na zakup kasy fiskalnej online w przypadku czynnych podatników VAT, należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym miało miejsce zdarzenie uzasadniające dokonanie takiego zwrotu. Natomiast w przypadku podatników zwolnionych z VAT, zwrot następuje w analogiczny sposób, lecz w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce zdarzenie uzasadniające dokonanie takiego zwrotu. Zwrot ulgi należy również wykazać w pliku JPK V7 w poz. 49 „Ulga na zakup kasy fiskalnej do odliczenia w bieżącym okresie".

Czy kasa fiskalna online jest połączona z Centralnym Repozytorium Kas?

Na wstępie warto wyjaśnić, czemu ma służyć Centralne Repozytorium Kas. Otóż zgodnie z art. 111a ust. 2 ustawy o VAT:

• „odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
  - dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 111 ust. 1,
  - dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych;
• analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
• przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas”.

W związku z powyższym podatnik, który zakupił kasę online, po wykonaniu fiskalizacji kasy zobowiązany jest do zapewnienia połączenia, które umożliwi automatyczne, bądź na żądanie przesyłanie danych m.in. e-paragonów pomiędzy kasą fiskalną online a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Należy podkreślić, że połączenie z CRK wykonywane jest przez serwisanta w trakcie fiskalizacji kasy online, więc każda kasa fiskalna online po fiskalizacji połączona jest z Centralnym Repozytorium Kas.

Zasady korzystania z kas fiskalnych - podsumowanie

Na koniec warto podkreślić, że aby podatnik mógł w dalszym ciągu (przed objęciem go obowiązkiem kas online) stosować kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii – dodatkowo zapewnić ich bezpieczne przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.