Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna online - zmiany w prawie od maja 2019

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych za pomocą kasy fiskalnej niesie ze sobą wiele obowiązków. Począwszy od zakupu kasy oraz jej fiskalizacji przy pomocy serwisanta posiadającego ku temu uprawnienia, do odliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej. Co istotne, niektórzy podatnicy będą zobowiązani do ponownego wykonania niektórych czynności, w związku z przyszłym obowiązkiem wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na kasy online. W artykule opisujemy m.in. nowe obowiązki w związku ze zmianą przepisów, kiedy kasa fiskalna online stanie się obowiązkowa oraz jaki jest termin wymiany kasy starego typu na kasę online.

Kasa fiskalna online nowe obowiązki od 2019 roku

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, którzy prowadzą u niego w firmie sprzedaż na kasie fiskalnej, w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, zobowiązany jest do zapoznania się z informacją o zasadach ewidencji na kasie fiskalnej, która powinna obejmować podstawowe zasady jej prowadzenia, zasady wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.
Ponadto przedsiębiorca powinien uzyskać stosowne oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją, w terminie do 31 maja 2019 roku lub przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie fiskalnej – w przypadku nowych pracowników. Wzór oświadczenia oraz zakres informacji znajduje się w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Dodatkowo w związku ze zmianą treści rozporządzenia, należy sprawdzić, czy do stawek podatku VAT przypisane są właściwe litery (oznaczenia) na kasie fiskalnej. Jeśli oznaczenia różnią się, to ich zmiany należy dokonać w terminie do 1 sierpnia 2019 roku.Dotychczas używane oznaczenia literowe od A do G można stosować do 31 lipca 2019 roku. Od 1 sierpnia 2019 roku obowiązujące oznaczenia to:
- litera A – stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
- litera B – stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
- litera C – stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
- litera D – stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
- litera E – stawka “zw”,
- litera F i G – pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy.
Mniej popularnym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy umieszczony wyświetlacz kasy rejestrującej znajduje się w miejscu umożliwiającym klientowi odczyt wyświetlanych na nim danych – zalecane jest zweryfikowanie, czy kasa fiskalna online spełnia ten obowiązek.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, wynika z art. 111 ust 1 ustawy o VAT. Na mocy wprowadzonego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ustawodawca zwalnia z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej, po spełnieniu określonych warunków (§ 3 rozporządzenia), jak również wskazuje zakres dostaw oraz usług, które bezwzględnie powinny już być wprowadzone na kasie (§ 4 rozporządzenia).Więcej na temat obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz zwolnieniach, opisujemy w artykule: Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w działalności.

Kasa fiskalna online – od kiedy należy ją posiadać?

Od maja 2019 roku każdy przedsiębiorca na rynku może nabyć kasę fiskalną online.
Należy jednak podkreślić, że aktualnie nie są one obowiązkowe. Pierwszy obowiązek posiadania kasy online powstanie 1 stycznia 2020 roku i dotyczyć będzie:

  • branży motoryzacyjnych;
  • podatników dokonujących sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Od 1 lipca 2020 roku obowiązek rozszerzy się o podatników:
świadczących usługi związane z wyżywieniem przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, a także usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
dokonujących sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Ostatnią grupą podatników, których obowiązek obejmie w ostatnim terminie tj. 1 stycznia 2021 roku, będą branże:

  1. fryzjerskie,
  2. kosmetyczne i kosmetologiczne,
  3. budowlane,
  4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i stomatologów,
  5. prawnicze,
  6. związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kasa fiskalna online ma być w przyszłości obowiązkowa dla wszystkich podatników rejestrujących sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Wszystko wskazuje na to, że obowiązek ten będzie od 2023 roku dotyczył wszystkich podatników (czyli od momentu, gdy przestaną obowiązywać przepisy przejściowe), a nie tylko wybrane branże wskazane w art. 145b ust 1. ustawy o VAT.
Kasy z zapisem papierowym, będą dostępne w sprzedaży do 31 sierpnia 2019 roku. Natomiast kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (niekwalifikowane jako kasy online), będzie można kupić do 31 grudnia 2022 roku. Typy kas inne niż kasy online, powoli będą wycofywane z użytku na rynku. Obecnie główną wadą ich zakupu, jest zastrzeżenie przez ustawodawcę możliwości odliczenia ulgi na zakup kasy tylko na kasę online.Kasy “starego” typu tj. z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, mogą być stosowane przez podatników do momentu wygaśnięcia zezwoleń na ich używanie. Co ważne, od 1 maja 2019 roku w kasach fiskalnych z papierowym zapisem kopii, pamięć fiskalna nie podlega wymianie!

Jak wygląda ulga na zakup kasy fiskalnej online? - zmiany od 2019 roku

Ulga na zakup kasy u podatnika VAT

W związku z nowelizacją ustawy o VAT (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT) skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, będą mogli podatnicy, którzy:

  • zostali zobowiązani przepisami i w terminie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online;
  • nie mieli dotychczas obowiązku prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy oraz nie używali kas rejestrujących lub kas (z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) do prowadzenia ewidencji sprzedaż, lecz dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy online;
  • w związku z powstaniem obowiązku posiadania kasy online zobowiązani zostali przepisami do wymiany kas na kasy online (dotyczy branż wskazanych w ustawie o VAT np. motoryzacyjnej).

Dodatkowo zakup kas rejestrujących nie powinien wystąpić później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Zgodnie z przepisami przejściowymi, podatnik zobowiązany do wymiany kasy w jednym z trzech terminów, za dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji może przyjąć dzień, w którym powstał obowiązek posiadania kasy online.Wymiana kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasę online przez podatników, którzy na mocy nowelizacji ustawy o VAT nie są zobowiązani do jej wymiany, na mocy przepisów nie mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Od maja 2019 roku ulga przysługuje tylko na zakup kas fiskalnych online!Przy czym ustawodawca w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, zastrzegł w rozporządzeniu, że należy w tym celu spełnić dodatkowo dwa warunki:

  • Rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej online;
  • Posiadać faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

Jeśli oba te warunki są spełnione, podatnik ma prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.Zgodnie z informacją Krajowej Informacji Skarbowej, trwają obecnie prace nad deklaracją VAT, na której technicznie będzie możliwe wskazanie kwoty ulgi w poz. 52 i równocześnie w poz. 55. Aktualnie dla deklaracji VAT-7 wersja 19 nie jest to możliwe. KIS dodał także, że trwają prace nad nowym objaśnieniem do deklaracji VAT.Jeśli więc zostaną spełnione warunki dające prawo do odliczenia, bądź zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej, to w przypadku czynnego podatnika VAT, należy to zrobić w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Warunek

Jak wykazać ulgę?

Pozycja w deklaracji VAT-7

Wartość podatku należnego pomniejszona o podatek naliczony ≥ wartość ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Podatnik pomniejsza kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup.

Pozycja 52, w części E. deklaracji VAT-7

Wartość ulgi na zakup kasy fiskalnej > wartość podatku należnego pomniejszona o podatek naliczony.


Podatnik pomniejsza kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup. Różnice można wykazać do zwrotu na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, dalej zwany „rachunkiem”, albo powiększyć o nią kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Pozycja 52 (kwota do odliczenia) i/lub 55 (kwota do zwrotu/przeniesienia), w części E. deklaracji VAT-7.

W przypadku, gdy podatnik nabył kasę z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii przed 1 maja 2019 roku, aby odliczyć lub zwrócić ulgę na zakup tej kasy, stosuje przepisy wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku, w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Ulga na zakup kasy fiskalnej u podatnika zwolnionego z VAT

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w przypadku podatnika zwolnionego z VAT, zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej może wystąpić wyłącznie w formie zwrotu na rachunek bankowy podatnika. W związku z czym, aby nievatowiec wystąpił o zwrot ulgi, musi złożyć wniosek zawierający: „imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą oraz numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu”, w terminie miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
Do wniosku, o którym mowa powyżej, należy dołączyć:

  • Kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej, wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
  • Kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
  • W przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa ponownie przeprowadzonej legalizacji taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym, służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Po złożeniu wniosku podatnik może się spodziewać zwrotu kwoty ulgi na zakup kasy fiskalnej na swój rachunek bankowy w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku.

Kasa fiskalna online - kiedy należy zwrócić ulgę na zakup kasy?

W niektórych przypadkach przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu wykorzystanej ulgi na zakup kasy fiskalnej (nabytej po 1 maja 2019 roku). Zdarzenia jakie powodują obowiązek zwrotu tej kwoty, zostały opisane w §5 ust 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika i są to:

  • trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy;
  • naruszenie obowiązków, związanych z nie zapewnienie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas oraz niespełnienie wymagań związanych z czasowym lub trwałym brakiem połączenia z CRK;

oraz zdarzenia zawarte w art. 111 ust 6 ustawy o VAT:

  • w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, nastąpiło zakończenie działalności gospodarczej;
  • nie poddanie kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.

Zwrotu odliczonej lub zwróconej ulgi na zakup kasy fiskalnej online w przypadku czynnych podatników VAT, należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym miało miejsce zdarzenie uzasadniające dokonanie takiego zwrotu. Natomiast w przypadku podatników zwolnionych z VAT, zwrot następuje w analogiczny sposób, lecz w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce zdarzenie uzasadniające dokonanie takiego zwrotu. Zwrot ulgi należy również wykazać w deklaracji VAT (wersja 19) w wierszu 17 „Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy”, w poz. 37.W stosunku do kwot wydanych na zakup kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zakupionych przed 1 maja 2019 roku, stosuje się rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Czy kasa fiskalna online jest połączona z Centralnym Repozytorium Kas?

Na wstępie warto wyjaśnić, czemu ma służyć Centralne Repozytorium Kas. Otóż zgodnie z art. 111a ust. 3 ustawy o VAT:

  • „odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
    - dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT;
    - dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych;
  • analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
  • przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas”.

W związku z powyższym podatnik, który zakupił kasę online, po wykonaniu fiskalizacji kasy zobowiązany jest do zapewnienia połączenia, które umożliwi automatyczne, bądź na żądanie przesyłanie danych m.in. e-paragonów pomiędzy kasą fiskalną online a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Należy podkreślić, że połączenie z CRK wykonywane jest przez serwisanta w trakcie fiskalizacji kasy online, więc każda kasa fiskalna online po fiskalizacji połączona jest z Centralnym Repozytorium Kas. W sytuacji, gdy wystąpi problem z łącznością z Centralnym Repozytorium Kas, który jest niezależny od podatnika, po uzyskaniu łączności należy niezwłocznie przesłać dane z kasy fiskalnej online. Jeśli problem występuje często, możliwe jest uzyskanie od właściwego naczelnika urzędu skarbowego specjalnej zgodę na przesyłanie danych w określonych odstępach czasu. Wzór wniosku o wydanie zgody znajduje się w załączniku 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Zasady korzystania z kas fiskalnych - podsumowanie

Rodzaj kasy

Do kiedy może być stosowana?

Czy przysługuje ulga na jej zakup?

Kara za niepoddanie kasy przeglądowi technicznemu w terminie

Kasa z papierowym zapisem kopii

Do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej, bądź 2023 roku, chyba że podatnik wykonuje czynności, dla których wymiana kasy jest obowiązkowa we wcześniejszym terminie.

Tak, jeśli została zakupiona przed 1 maja 2019 roku i zostały spełnione warunki do odliczenia.

Kara wynosi 300 zł i nakładana jest w drodze decyzji. Jej uiszczenie odbywa się bez wezwania, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 14 dni od dnia doręczenia decyzji o jej wymierzeniu.

Kasa z elektronicznym zapisem kopii

Do momentu jej wyeksploatowania, bądź 2023 roku, chyba że podatnik wykonuje czynności, dla których wymiana kasy jest obowiązkowa we wcześniejszym terminie.

Tak, jeśli została zakupiona przed 1 maja 2019 roku i zostały spełnione warunki do odliczenia.

Kasa online

bezterminowo

Tak, jeśli zostały spełnione warunki do odliczenia lub zwrotu ulgi.

Na koniec warto podkreślić, że aby podatnik mógł w dalszym ciągu (przed objęciem go obowiązkiem kas online) stosować kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii – dodatkowo zapewnić ich bezpieczne przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.