Od 1 stycznia 2022 roku został udostępniony dla przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur. Wystawianie e-Faktur aktualnie jest dobrowolne, jednak może stanowić ciekawą alternatywę dla faktur papierowych i elektronicznych. Z e-fakturowaniem wiąże się szereg korzyści. Wyjaśniamy, czym charakteryzują się e-Faktury, kiedy warto korzystać z nowej możliwości udostępnionej przez Ministerstwo Finansów oraz odpowiemy na pytanie, czy e-fakturowanie będzie obowiązkowe w Polsce.
Czym charakteryzują się e-Faktury?
Polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku. System ten jest nowoczesnym narzędziem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów stanowiącym kolejny etap cyfryzacji usług administracji. Krajowy System e-Faktur daje przedsiębiorcom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli tzw. e-Faktur, czasami zwanych także u-Fakturami. E-faktury są kolejną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji zawieranych między firmami. Aktualnie przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur papierowych, faktur elektronicznych i e-Faktur.
E-faktura ma ustrukturyzowany charakter, dzięki czemu przedsiębiorca ma pewność, że wystawiana przez niego faktura dokumentująca transakcję sprzedaży jest dostosowana do aktualnie obowiązujących przepisów, czyli zawiera wszystkie niezbędne elementy. E-faktury wydawane są według jednego wzorca, czyli poszczególne dane zawarte na e-Fakturze zawsze są w tym samym miejscu, co stanowi uproszczenie dla przedsiębiorców, księgowych czy organów podatkowych. Ustrukturyzowany charakter e-Faktur w znacznym stopniu ułatwi rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami, zapewni bezpieczeństwo ich wzajemnych rozliczeń, a także usprawni proces księgowania faktur poprzez redukcję pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu. Pozostaje zatem pytanie, czy e-fakturowanie będzie obowiązkowe?
Z czym wiąże się dobrowolne wystawianie e-Faktur?
Aktualnie wystawianie e-Faktur jest dobrowolne. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to jednak szereg korzyści dla przedsiębiorców, dlatego warto rozważyć zmianę sposobu dokumentowania transakcji sprzedaży dokonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawianie e-Faktur jest proste i wygodne, a podatnicy je wystawiający mogą korzystać z usługi przechowywania i archiwizowania faktur. Krajowy System e-Faktur daje przedsiębiorcy gwarancję bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji, e-Faktura pozostaje dostępna w bazie danych Ministerstwa Finansów przez okres 10 lat, dzięki czemu podatnik dokumentujący transakcje sprzedaży w formie e-Faktur nie musi przechowywać samodzielnie dokumentów wystawionych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, wyeliminowane zostaje także ryzyko zniszczenia bądź zaginięcia dokumentu.
E-fakturowanie usprawnia także proces przekazywania faktur do kontrahentów. Przyspieszając obieg dokumentów, przedsiębiorca wystawiający e-Fakturę ma pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, dzięki czemu nie będzie konieczności wystawiania duplikatów.
Dodatkowo stosowanie e-Faktur uprawnia przedsiębiorców do uzyskania szybszego zwrotu VAT. Standardowy termin zwrotu VAT wynosi 60 dni, podatnicy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur mogą ubiegać się o zwrot VAT w skróconym terminie 40 dni. Dokumenty zgromadzone w Krajowym Systemie e-Faktur są dostępne dla organów podatkowych, dzięki czemu podatnik nie musi na żądanie organów podatkowych (np. w przypadku kontroli podatkowej) przesyłać pliku JPK_FA.
Wprowadzenie e-Faktur w Polsce ma na celu skuteczniejsze przeciwdziałanie nieprawidłowościom w obszarze podatków, a więc w zakresie podatku od towarów i usług, podatku akcyzowego i podatkach dochodowych. W przyszłym roku korzystanie z systemu e-Faktur będzie dobrowolne.
Czy e-fakturowanie będzie obowiązkowe?
Ministerstwo Finansów już na początku 2021 roku, prezentując założenia fakultatywnego projektu Krajowego Systemu e-Faktur, deklarowało zamiar wprowadzenia w drugim etapie modelu obligatoryjnego. W marcu 2022 roku uzyskano już zgodę Komisji Europejskiej na obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wdroży powszechne fakturowanie elektroniczne w Polsce, dając biznesowi odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.
Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że obowiązkowe e-fakturowanie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur może zostać wprowadzone najwcześniej od 1 kwietnia 2023 roku na okres 3 lat z możliwością przedłużenia. Zmiana przepisów spowoduje, że obligatoryjnie wystawiane faktury ustrukturyzowane całkowicie zastąpią pozostałe formy fakturowania, a więc faktury papierowe i elektroniczne.
Jeżeli ustawodawcy zdecydują się na wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, począwszy od II kwartału 2023 roku, podatnikom pozostało niewiele czasu na dostosowanie się do nowych wymogów. Obligatoryjne e-fakturowanie w Polsce wydaje się już przesądzone i z dużym prawdopodobieństwem nastąpi w 2023 roku, dlatego warto możliwie szybko rozpocząć przygotowania do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
