Przechowywanie dokumentów firmowych - jak długo?

Przedsiębiorcy mają obowiązek jakim jest przechowywanie dokumentów firmowych przez określony w ustawach odcinek czasu. Okres ten zależy od typu dokumentacji. Duże firmy nawet po likwidacji firmy przechowują dokumentację kadrową pracowników za pośrednictwem różnego rodzaju archiwów lub firm archiwizacyjnych. Jak długo wobec tego należy przechowywać różnego rodzaju dokumentację firmową? 

Czym jest przechowywanie dokumentów firmowych

Przechowywanie dokumentów to czynność, która jest wykonywana w odniesieniu do różnego rodzaju dokumentacji i polega na zarchiwizowaniu określonych dokumentów, czyli niedokonywaniu utylizacji przez z góry określony czas.

W przypadku różnego rodzaju dokumentacji firmowej chodzi o zarchiwizowanie dokumentacji firmowej przez właściwy czas dla tego rodzaju dokumentacji określony w odrębnych ustawach.

Przechowywanie dokumentów firmowych – księgi podatkowe i dokumenty księgowe

Zgodnie z art. 86 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (zwanej dalej Ordynacją podatkową) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Mowa tu o podatkowej księdze przychodów i rozchodów albo o księgach rachunkowych w przypadku podatników stosujących skalę podatkową lub podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności lub ewidencji przychodów stosowanej przez podatników na ryczałcie ewidencjonowanym.

Należy jednak podkreślić, że ustawodawca jasno wskazuje także na obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzonymi księgami podatkowymi. 

Zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej księgi podatkowe to:

1. księgi rachunkowe, 
2. podatkowa księga przychodów i rozchodów, 
3. ewidencje oraz rejestry

– do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Powyższe oznacza, że poza księgami rachunkowymi oraz KPiR ustawodawca jasno wspomina, iż obowiązkiem przechowywania są objęte także odrębne ewidencje, jeżeli podatnik jest zobligowany do ich prowadzenia na podstawie odrębnych przepisów.

Przykład 1.

Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT stosuje skalę podatkową jako formę opodatkowania przychodów z działalności. Prowadzi KPiR, ewidencję środków trwałych oraz ma wszelkie dowody źródłowe i księgowe będące podstawą ujęcia w KPiR. Zastanawia się, jak długo będzie musiał przechowywać powyższe księgi podatkowe oraz pozostałe powyżej wskazane dokumenty.

W odniesieniu do ww. dokumentów dotyczących obliczenia podatku dochodowego za rok 2024 płatnego w terminie do 30 kwietnia 2025 roku dokumentację ksiąg podatkowych, ewidencji, dokumentów źródłowych i dowodów księgowych podatnik ma obowiązek przechowywać do końca 2030 roku. Dokumentację firmową za poprzednie okresy – odpowiednio krócej.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności. Prowadzi KPiR, ewidencję środków trwałych, ewidencje i deklaracje JPK_V7M (VAT) oraz ma wszelkie dowody źródłowe i księgowe będące podstawą ujęcie w KPiR i rejestrach VAT.

Podatnik zastanawia się, jak długo będzie musiał przechowywać powyższe księgi podatkowe oraz pozostałe powyższe dokumenty.

W odniesieniu do ww. dokumentów dotyczących:

1. obliczenia podatku dochodowego za rok 2024 płatnego w terminie do 30 kwietnia 2025 roku, dokumentację ksiąg podatkowych, ewidencji, dokumentów źródłowych i dowodów księgowych podatnik ma obowiązek przechowywać do końca 2030 roku;
2. podatku VAT należnego płatnego w terminach w 2025 roku, podatnik ma obowiązek przechowywać do końca 2030 roku. 

Dokumentację firmową za poprzednie okresy – odpowiednio krócej.

Przykład 3

Czynny podatnik VAT stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności. Prowadzi księgi rachunkowe (dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, inwentarz, pozostałe dokumenty), ewidencję środków trwałych, ewidencje i deklaracje JPK_V7M (VAT) oraz ma wszelkie dowody źródłowe i księgowe będące podstawą ujęcie w KPiR i rejestrach VAT.

Podatnik zastanawia się, jak długo będzie musiał przechowywać powyższe księgi podatkowe oraz pozostałe powyższe dokumenty.

W odniesieniu do ww. dokumentów dotyczących:

1. obliczenia podatku dochodowego (księgi rachunkowe) za rok 2024 płatnego w terminie do 30 kwietnia 2025 roku, dokumentację ksiąg podatkowych, ewidencji, dokumentów źródłowych i dowodów księgowych podatnik ma obowiązek przechowywać do końca 2030 roku;
2. podatku VAT należnego płatnego w terminach w 2025 roku podatnik ma obowiązek przechowywać do końca 2030 roku.

Dokumentację firmową za poprzednie okresy – odpowiednio krócej.

Warto zauważyć, że księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci, a więc poza KPiR, księgami rachunkowymi, to także:

• ewidencje i deklaracje VAT – JPK_V7X;
• ewidencje środków trwałych;
• kilometrówka;
• raporty i paragony z kasy fiskalnej;
• ewidencje nieudokumentowanych przychodów;
• dowody księgowe, takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe;
• dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.

Przykład 4.

Podatnik opłaca podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W kwietniu 2023 roku złożył w urzędzie skarbowym zeznanie roczne PIT-36 za 2024 rok. Jak długo powinien przechowywać dokumenty podatkowe dotyczące 2025 roku?

Ze względu na to, że zobowiązanie podatkowe z tytułu złożonego PIT-36 za 2024 rok ulegnie przedawnieniu z upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym zeznanie zostało złożone (2025 roku), to dokumentację podatkową związaną z rokiem 2024 należy przechowywać do zakończenia 2030 roku.

Przechowywanie kadrowych dokumentacji firmowej

Jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników, zleceniobiorców lub osoby fizyczne na podstawie innych umów np. o współpracy to ma obowiązek także przechowywania dokumentów kadrowych związanych z zatrudnieniem tych osób.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego, zwolnienia lekarskie, dokumenty zawarte w aktach osobowych pracowników, pozostałe dokumenty pracownicze.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej musi nastąpić w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.

I tutaj pojawia się art. 125a ust. 4 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który mówi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Należy jednak dodać, że płatnik składek będzie zobligowany do przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego przez okres jedynie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

1. ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 roku;
2. został złożony raport informacyjny w ZUS, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (chodzi o tzw. e-akta pracownicze).

Przykład 5.

Przedsiębiorca zatrudniał w swojej firmie 9 osób. 4 z nich odeszły w roku 2025 z pracy, a rozpoczęli pracę u tego pracodawcy 4 lata temu. Jak długo przedsiębiorca będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą związaną z ich zatrudnieniem?

Przedsiębiorca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej:

• w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, zwolnienia lekarskie, pozostałe dokumenty pracownicze przez okres 10 lat;
• akt osobowych – 10 lat;
• listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego przez okres jedynie 10 lat, jeżeli przedsiębiorca założył e-akta pracownicze w ZUS, jeżeli nie to okres przechowywania tych dokumentów wyniesie 50 lat.

Przechowywanie dokumentacji firmowej związanej z ZUS

Trzecią grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. 

Zgodnie z art. 47 ust. 3c Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Termin ten dotyczy deklaracji ZUS, przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.

Przykład 7.

Podatnik opłaca podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Poza dokumentacją ksiąg podatkowych i dokumentami z nią powiązanymi dysponuje dokumentacją związaną z ZUS. Jak długo powinien przechowywać ten rodzaj dokumentacji?

Jeżeli chodzi o dokumentację ZUS (deklaracje ZUS DRA, RCA, RSA, RZA i inne rozliczeniowe i korekty) podatnik jest zobligowany do jej przechowywania:

1. przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego, jeżeli mowa o dokumentacji firmowej ZUS przekazanej do ZUS od 1 stycznia 2012 roku;
2. przez okres 10 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego, jeżeli mowa o dokumentacji firmowej ZUS przekazanej do ZUS przed 1 stycznia 2012 roku.

Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji firmowej, tzn. w zależności od tego, czy to są księgi podatkowe i dokumentacja z nimi powiązania (ewidencje, rejestry, kilometrówka, dowody źródłowe), czy dokumentacja kadrowa lub też dokumentacja związana z kwestiami ZUS firmy. 

Warto, aby dokumentację tę przedsiębiorca przechowywał przez określony w ustawach czas z uwagi na możliwość udowodnienia statusu rozliczeń z tego okresu, ale i z uwagi na ustawowy obowiązek.