Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur elektronicznych

Drukowanie i wysyłanie faktur może okazać się kłopotliwe i czasochłonne. Problem ten jest szczególnie odczuwalny w firmach, które współpracują ze sporą liczbą kontrahentów. Alternatywą w tej sytuacji mogą okazać się faktury elektroniczne, warto więc poznać zasady wystawiania faktur elektronicznych.

Co musi zawierać faktura elektroniczna?

Definicję faktury znaleźć można w art. 2 pkt 31 i 32 Ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

  • 31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
  • 32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z przytoczonym przepisem, za fakturę uchodzić może każdy dokument zawierający wymagane przez ustawę dane bez względu na formę. Przedsiębiorca ma obowiązek zamieścić na fakturze:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Aby spełnić warunki e-faktury, dokument musi zostać wystawiony oraz otrzymany przez kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności.

Ustawa o VAT nie zawiera wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę.

Zasady wystawiania faktur elektronicznych - zapewnienie autentyczności, integralności oraz czytelności

W myśl ustawy o VAT podatnik sam decyduje o sposobie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Zgodnie z art. 106m ust. 2-3 przez:

  • autentyczność pochodzenia faktury rozumie się jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury

  • integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dodatkowo w ww. przepisie ustawodawca dla przykładu wymienia też:

  • możliwość zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

  • możliwość zastosowania elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

Faktury elektroniczne - zasady udostępniania

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT za fakturę elektroniczną uznaje się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Za e-fakturę można uznać więc np. e-mail z załącznikiem w formacie PDF, CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną, a nawet zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe - pod warunkiem, że nie zostały wcześniej wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.

Ustawa o VAT przewiduje, iż w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  • sprzedawca lub osoba trzecia upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur przesyła je lub udostępnia nabywcy,

  • nabywca przesyła lub udostępnia e-faktury sprzedawcy (jeśli nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy) z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

  • nabywca, który otrzymał e-fakturę zawierającą pomyłki (pozwalające na sporządzenie noty korygującej), przesyła lub udostępnia notę korygującą wystawcy faktury,

  • jeśli wystawcą faktury jest organ egzekucyjny lub komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego - e-faktury przesyła lub udostępnia zarówno nabywcy, jak i dłużnikowi.

Wystawca zobowiązany jest jednocześnie zachować e-faktury we własnej dokumentacji.

Faktury elektroniczne - akceptacja odbiorcy

Stosowanie e-faktur wymaga przyzwolenia odbiorcy faktury. Jednocześnie ustawodawca nie wskazuje konkretnej metody akceptacji. Sprzedawca ma zatem prawo wysyłać e-faktury na podstawie jedynie domniemanej zgody nabywcy. Za taką zgodę sprzedawca może uznać np. opłacenie przez kontrahenta należności wskazanych na wysyłanych e-fakturach. Jeśli nabywca nie chce otrzymywać faktur drogą elektroniczną może zgłosić sprzeciw - w tym wypadku wystawca ma obowiązek dostarczać kontrahentowi faktury w tradycyjnej formie od dnia następnego. Wyjątek stanowi sytuacja gdy strony za porozumieniem ustalą inny termin utraty prawa do wysłania faktur elektronicznych - nie może być on dłuższy niż 30 dni.

Faktura elektroniczna zostaje uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy. Może być to np. moment wpłynięcia wiadomości e-mail z załączoną e-fakturą na pocztę elektroniczną odbiorcy.

W celu uniknięcia zbędnych nieporozumień warto jest zdecydować się na jedną konkretną formę wystawiania faktur, aby uniknąć kontrowersyjnych sytuacji dotyczących ustalenia momentu otrzymania faktury, gdy przyszła zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej.

 Zasady wystawiania faktur elektronicznych - przechowywanie faktur

Faktury elektroniczne podobnie jak te tradycyjne - przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, nie ma konieczności ich drukowania. Należy przechowywać je jednak w sposób pozwalający łatwe odnalezienie oraz identyfikację dowodu oraz dający możliwość udostępnienia ich organom kontroli.