Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur elektronicznych

Drukowanie i wysyłanie faktur może okazać się kłopotliwe i czasochłonne. Problem ten jest szczególnie odczuwalny w firmach, które współpracują ze sporą liczbą kontrahentów. Alternatywą w tej sytuacji mogą okazać się faktury elektroniczne, które stają się coraz bardziej popularne nie tylko wśród wielkich koncernów. Warto poznać zasady wystawiania faktur elektronicznych.

Co musi zawierać faktura elektroniczna?

Definicję faktury znaleźć można w art. 2 pkt 31 i 32 Ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

  • 31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
  • 32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z przytoczonym przepisem, za fakturę uchodzić może każdy dokument zawierający wymagane przez ustawę dane bez względu na formę. Przedsiębiorca ma obowiązek zamieścić na fakturze:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Aby spełnić warunki e-faktury, dokument musi zostać wystawiony oraz otrzymany przez kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności.Ustawa o VAT nie zawiera wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę.

Zasady wystawiania faktur elektronicznych - zapewnienie autentyczności, integralności oraz czytelności

W myśl ustawy o VAT podatnik sam decyduje o sposobie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Zgodnie z art. 106m ust. 2-3 przez:

  • autentyczność pochodzenia faktury rozumie się jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury

  • integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dodatkowo w ww. przepisie ustawodawca dla przykładu wymienia też:

  • możliwość zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

  • możliwość zastosowania elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

Faktury elektroniczne - zasady udostępniania

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT za fakturę elektroniczną uznaje się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Za e-fakturę można uznać więc np. e-mail z załącznikiem w formacie PDF, CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną, a nawet zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe - pod warunkiem, że nie zostały wcześniej wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.

Ustawa o VAT przewiduje, iż w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  • sprzedawca lub osoba trzecia upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur przesyła je lub udostępnia nabywcy,

  • nabywca przesyła lub udostępnia e-faktury sprzedawcy (jeśli nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy) z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

  • nabywca, który otrzymał e-fakturę zawierającą pomyłki (pozwalające na sporządzenie noty korygującej), przesyła lub udostępnia notę korygującą wystawcy faktury,

  • jeśli wystawcą faktury jest organ egzekucyjny lub komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego - e-faktury przesyła lub udostępnia zarówno nabywcy, jak i dłużnikowi.

Wystawca zobowiązany jest jednocześnie zachować e-faktury we własnej dokumentacji.

Faktury elektroniczne - akceptacja odbiorcy

Stosowanie e-faktur wymaga przyzwolenia odbiorcy faktury. Jednocześnie ustawodawca nie wskazuje konkretnej metody akceptacji. Sprzedawca ma zatem prawo wysyłać e-faktury na podstawie jedynie domniemanej zgody nabywcy. Za taką zgodę sprzedawca może uznać np. opłacenie przez kontrahenta należności wskazanych na wysyłanych e-fakturach. Jeśli nabywca nie chce otrzymywać faktur drogą elektroniczną może zgłosić sprzeciw - w tym wypadku wystawca ma obowiązek dostarczać kontrahentowi faktury w tradycyjnej formie od dnia następnego. Wyjątek stanowi sytuacja gdy strony za porozumieniem ustalą inny termin utraty prawa do wysłania faktur elektronicznych - nie może być on dłuższy niż 30 dni.

Faktura elektroniczna zostaje uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy. Może być to np. moment wpłynięcia wiadomości e-mail z załączoną e-fakturą na pocztę elektroniczną odbiorcy.W celu uniknięcia zbędnych nieporozumień warto jest zdecydować się na jedną konkretną formę wystawiania faktur, aby uniknąć kontrowersyjnych sytuacji dotyczących ustalenia momentu otrzymania faktury, gdy przyszła zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej.

 Zasady wystawiania faktur elektronicznych - przechowywanie faktur

Faktury elektroniczne podobnie jak te tradycyjne - przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, nie ma konieczności ich drukowania. Należy przechowywać je jednak w sposób pozwalający łatwe odnalezienie oraz identyfikację dowodu oraz dający możliwość udostępnienia ich organom kontroli.