Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Chciałabym się dowiedzieć czym jest faktura ustrukturyzowana? Jako jednoosobowa działalność świadczę usługi sprzątające i jeden z kontrahentów zapytał mnie o czy wystawiam faktury ustrukturyzowane? Faktury wystawiam w postaci elektronicznej przesyłając je kontrahentom w postaci plików PDF. Czy są to faktury ustrukturyzowane?

Anna, Wrocław

 

Faktura ustrukturyzowana to nie to samo co potocznie przyjęło się nazywać fakturą elektroniczną, stąd warto poznać różnice.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną posiadającą tzw. ustrukturyzowany format XML. Format ten jest pojęciem technicznym. W praktyce oznacza zapis informacji według określonego standardu, czyli wspólnie ustalonego kryterium w postaci określenia kategorii danych, jakie faktura powinna zawierać.

Zatem faktura ustrukturyzowana będzie to plik nie w postaci formatu  PDF, tylko w formacie XML zawierający określone informacje m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, przedmiot sprzedaży, daty. Kto zatem określa, jakie dane powinny znaleźć się w standardzie przy tych fakturach?

Unijny standard faktury ustrukturyzowanej (e-faktury)

W przypadku faktur, standard e-faktury określa Unia w stanowionym przez siebie prawie unijnym (dyrektywach czy normach). Unia pozostawia możliwość dostosowania przez państwa członkowskie przepisów unijnych do ich własnych porządków prawnych. Państwa członkowskie muszą jednak zachować standardy e-faktury wyznaczone przez Unię. Wyznaczony przez Unię standard dotyczący faktury ustrukturyzowanej możemy znaleźć w polskim prawie regulującym zamówienia publiczne. Dzięki nowym regulacjom od kwietnia 2019 roku będzie możliwe elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych.

Faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura elektroniczna - różnice i atuty

Zwykła faktura elektroniczna, o której ustawa o VAT mówi “faktura w formie elektronicznej”,  spotykana jest najczęściej w formacie PDF i polega na przedstawieniu obrazu, który można przesyłać między kontrahentami w postaci elektronicznej (czyli np. skanu lub zdjęcia). Aby odczytać co jest na takiej fakturze trzeba ją zobaczyć i wzrokowo zaczytać informacje. Oznacza to, że do odczytania danych z takiej faktury potrzebny jest najczęściej człowiek. Pojawiają się metody automatyzujące proces odczytywania danych z takiej faktury w postaci tzw. OCR czyli optycznego rozpoznawania znaków, nigdy nie są one w 100% skuteczne. Stąd ostatecznie ktoś zawsze musi zweryfikować poprawność zaczytanych danych, porównując je z faktycznym obrazem.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana różni się tym od zwykłej faktury elektronicznej, że niesie za sobą od razu informacje o danych na fakturze bez konieczności odczytu treści na niej zamieszczonej. Oznacza to, że bez patrzenia na fakturę możemy  automatycznie przekazać i przetwarzać dane w komputerowych systemach księgowych, bez pracy człowieka czy maszyny.

Korzyści z faktury ustrukturyzowanej

Głównymi atutami ze stosowania faktur ustrukturyzowanych w obrocie są:

  • zwiększenie efektywności pracy poprzez większą automatyzację (automatyczne księgowanie faktury przez system księgowy),

  • minimalizacja ryzyka błędu w odczytywaniu danych z faktury, dlatego że nie trzeba ich odczytywać,

  • obniżenie kosztów poprzez automatyczny odczyt danych sprawią, że zamawiający usługi lub towary będą woleli fakturę ustrukturyzowaną zamiast zwykłej faktury elektronicznej,

  • jednolity wzór według tych samych standardów to pewność wystawienia faktury zgodnie z prawem i brak negatywnych konsekwencji wynikających z braku zamieszczenia w treści faktury określonej informacji,

  • wyeliminowanie dotychczasowego przesyłania na skrzynki mailowe faktur, co mogło niejednokrotnie nastręczyć trudności z doręczeniem wiadomości lub jej odczytem,

  • komunikacja cyfrowa zastępująca tradycyjną jej wersję, ma pozwolić polskim przedsiębiorcom uczestniczyć w zamówieniach publicznych innych państw Unii Europejskiej.