Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Rejestracja i składanie informacji VAT UE

Kto ma obowiązek posiadać numer VAT UE i kiedy należy się nim posługiwać?  

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji, w  których uczestniczą podmioty zagraniczne z krajów należących do Unii Europejskiej powinni szczególną uwagę zwrócić na charakter rozliczeń. Charakter transakcji wpływa bowiem na formę rozliczenia szczególnie z tytułu podatku VAT. Przedsiębiorcy często zapominają o dodatkowych obowiązkach związanych z transakcjami unijnymi, w których uczestniczą podmioty z krajów Wspólnoty. Jednym z podstawowych obowiązków podatników uczestniczących w transakcjach wewnątrzwspólnotowych jest rejestracja w VAT UE. Kto zatem i kiedy ma obowiązek rejestracji?

Czynni podatnicy VAT

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek zarejestrowania się przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej:

  • z WNT, czyli nabyciem towarów od kontrahenta unijnego (dotyczy nabycia towarów od firm; nie dotyczy zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności a zamieszkałych w krajach UE);
  • z nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy, co oznacza, że to nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi;
  • z WDT, czyli ze sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT, którzy dostarczają towary kontrahentom z Unii; niezwykle istotną kwestią jest, aby zarejestrowany był zarówno sprzedawca, jak i nabywca, oraz posiadanie potwierdzeń wywozu towarów; WDT bowiem wiąże się ze sprzedażą opodatkowaną stawką 0%;
  • ze świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE gdzie miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności/zamieszkania przez nabywcę.

 

Podmiot

Charakter transakcji

Rodzaj transakcji

Obowiązek rejestracji

Uwagi

Czynny podatnik VAT

Transakcje zakupu z krajów UE

 

 

WNT wewnątrz-wspólnotowe nabycie towarów

TAK

Nabycie towarów od firm z Unii Europejskiej;

Uwaga : brak rejestracji w VAT-UE nie zwalnia z obowiązku rozliczenia WNT

Nabycie usług dla których stosuje się
art. 28b

TAK

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczą m.in. usług budowlanych, transportowe, usług pośrednictwa;

Wszystkie wymienione zostały w ustawie o VAT art. 28e,f,g,i,j,n

Transakcje sprzedaży do krajów UE

WDT wewnątrz-wspólnotowa dostawa towarów

TAK

Należy pamiętać o spełnieniu warunków WDT m.in. potwierdzenie wywozu, potwierdzenie że nabywca posiada aktywny VAT-UE

Świadczenie usług dla których stosuje się
art. 28b

TAK

 

Nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności z krajów UE

Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b

NIE

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT

Natomiast obowiązek rejestracji dla celów wewnątrzwspólnotowych nie dotyczy tylko i wyłącznie czynnych podatników VAT. Przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT (czyli korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na limit obrotów do 150.000 zł) uczestnicząc w transakcjach wewnątrzwspólnotowych również mają obowiązek rejestracji w VAT-UE w sytuacji gdy dokonują:

  • WNT - nabycia towarów w momencie gdy ich nabywana wartość w danym roku przekroczyła 50.000zł; co nie oznacza że przedsiębiorcy którzy nie przekroczyli limitu nie mogą się dobrowolnie zarejestrować dla celów VAT-UE;
  • nabycia usług dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy - co nakłada na nich obowiązek rejestracji VAT-UE, ale przede wszystkim opodatkowania nabytych usług pomimo, że w kraju korzystają ze zwolnienia z VAT;
  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których obowiązek opodatkowania transakcji spoczywa na nabywcy zgodnie z art.28b, który mówi, że miejscem świadczenia danej usługi jest w danym przypadku właśnie kraj nabywcy.

Jeżeli przedsiębiorca zwolniony z VAT prowadzi sprzedaż towarów na rzecz kontrahentów z krajów Wspólnoty nie ma obowiązku rejestrowania się dla celów VAT-UE.

Podmiot

Charakter transakcji

Rodzaj transakcji

Obowiązek rejestracji

Deklaracje

Uwagi

Podatnik korzystający ze zwolnienia
z VAT

Transakcje zakupu z krajów UE

Nabycie towarów

TAK *

 

* Jeżeli wartość nabywanych towarów w danym roku przekroczy 50.000zł; przed przekroczeniem limitu nie ma obowiązku rejestracji i opodatkowywania przez nabywcę

VAT-8,

VAT-UE

Nabywca zgodnie z przepisami zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT

Nabycie usług dla których stosuje się art. 28b

TAK

VAT-9M,

Nabywca zgodnie z przepisami (miejsce świadczenia art. 28b ) zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT; Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n

Transakcje sprzedaży do krajów UE

Sprzedaż towarów

NIE

-

-

Świadczenie usług dla których stosuje się art. 28b

TAK

VAT-UE

-

Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b

NIE

-

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n np. przy usługach budowlanych

Kiedy istnieje obowiązek składania VAT-UE

Przedsiębiorca, który dokona rejestracji dla celów VAT-UE jest zobowiązany złożyć deklarację za okres, w którym dokonano wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, bądź wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, bądź świadczenia usług dla kontrahentów z UE dla których stosuje się zasadę art. 28b. Na deklaracji znajdują się trzy oddzielne części dla każdego z trzech rodzajów transakcji. Przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w informacji podsumowującej wartość sumy transakcji z danego okresu przypadająca na danego kontrahenta podając dodatkowo jedynie numer identyfikacyjny NIP-UE danego kontrahenta.  

Przy jakich transakcjach nie ma obowiązku składania VAT-UE

Nie wszystkie transakcje wewnątrzwspólnotowe maja obowiązek być wykazane na deklaracji VAT-UE. Jednym z rodzajów transakcji z uczestnictwem podmiotów z krajów Unii Europejskiej, których nie uwzględnia się w informacji podsumowującej jest import usług. Pomimo nabycia usług z krajów unijnych przedsiębiorca nie ma obowiązku wykazywania wartości zakupionych usług w deklaracji VAT UE.

Również w przypadku świadczenia usług czy sprzedaży towarów dla osób fizycznych nie prowadzących działalności z krajów UE przedsiębiorca nie będzie wykazywał w deklaracji VAT-UE. Transakcje te będą bowiem traktowane na takich samych zasadach jak transakcje krajowe.

Na deklaracji VAT-UE przedsiębiorca nie wykaże również świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE dla których nie będzie miał zastosowania art. 28b ustawy o VAT. Przepisy ustawy bowiem mówią, iż obowiązek wykazywania zbiorczych informacji dotyczy przedsiębiorców świadczących usługi dla których stosuje się art. 28b.  

Automatyczne wyrejestrowanie z VAT-UE

Ponieważ złożenie deklaracji wiąże się z wystąpieniem transakcji - obowiązku podatkowego - nie ma obowiązku składania deklaracji tzw. zerowych jak to ma miejsce w przypadku VAT-7, które należy składać nawet wówczas gdy w danym miesiącu nie dokonano żadnej czynności związanej z VAT.

Tu jednak należy mieć na uwadze, że nie złożenie deklaracji VAT-UE w ciągu kolejnych sześciu miesięcy lub dwóch kwartałów powoduje automatyczne wyrejestrowanie podatnika z VAT-UE. Dlatego też pomimo braku obowiązku składania zerowych deklaracji VAT-UE przedsiębiorca powinien pamiętać, że jeżeli przewiduje dłuższą przerwę w dokonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych powinien jednak złożyć raz na kilka miesięcy nawet zerową deklarację VAT-UE aby nie został on automatycznie wyrejestrowany. Jeżeli tego nie uczyni powinien pamiętać, iż przed kolejnymi wewnątrzwspólnotowymi transakcjami powinien na nowo dokonać rejestracji w US.  

Miesięcznie czy kwartalnie?

Deklarację VAT-UE zgodnie z zadami ogólnymi przedsiębiorca składa miesięcznie. Jednak w przypadku gdy całkowita wartość transakcji:

  • WDT w danym kwartale, i żadnym z czterech poprzednich kwartałów nie przekroczy 250.000 zł;
  • WNT w danym kwartale nie przekroczy 50.000 zł;

przedsiębiorca ma możliwość składania informacji podsumowującej kwartalnie. W przypadku gdy limit przekroczony zostanie w 3 miesiącu danego kwartału dopuszcza się jeszcze za ten okres złożenie deklaracji kwartalnej ale od nowego miesiąca przedsiębiorca zobowiązany już będzie do składania deklaracji w trybie miesięcznym.

Deklaracja VAT-UE a zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na zawieszenie działalności gospodarczej nie mają obowiązku składania deklaracji VAT UE jeżeli oczywiście nie dokonują w czasie zawieszenia transakcji wewnątrzwspólnotowych. Podczas zawieszenia działalności nie ma również miejsca automatyczne wyrejestrowanie. Przepisy o nim mówiące nie dotyczą bowiem okresu, w którym działalność zgłoszona jest jako zawieszona.

W jakim celu składane są informacje podsumowujące VAT-UE

W przeciwieństwie do takich deklaracji, jak np. VAT-7, deklaracje VAT-UE nie służą wykazaniu i uiszczaniu należności wobec urzędów skarbowych. Służą bardziej celom statystycznym i informacyjnym. Jednak nie należy w związku z tym umniejszać ważności deklaracji VAT-UE. Nie wywiązanie się z obowiązku rejestracji dla celów VAT-UE czy nie złożenie deklaracji jest opatrzone sankcjami skarbowymi.    

Termin składania informacji VAT UE

Deklaracje okresowe VAT-UE w tradycyjnej, papierowej formie składane są do 15 dnia miesiąca następującego po okresie, w którym dokonano transakcji - powstał obowiązek podatkowy. Jednak przedsiębiorcom składającym deklaracje VAT-UE elektronicznie wydłużono termin złożenia podsumowania. W formie elektronicznej zbiorczą informację o transakcjach wewnątrzwspólnotowych należy złożyć do dnia 25 miesiąca. Należy jednak pamiętać, że elektroniczna wysyłka deklaracji VAT UE jest możliwa tylko z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Procedura wysyłki tej deklaracji nie została bowiem jeszcze uproszczona do formy, gdzie aby wysłać elektronicznie wystarczy podać przychód z lat poprzednich tak jak to ma miejsce w przypadku elektronicznego wysyłania VAT-7 czy rocznych deklaracji PIT.  

Co daje rejestracja VAT-UE?

Rejestracja dla celów VAT-UE nie tylko nakłada na przedsiębiorcę obowiązek wykazywania transakcji wewnątrzwspólnotowych w informacji VAT-UE. Następstwem zgłoszenia jest także otrzymanie tzw. numeru NIP-UE. Polega to na dodaniu do numeru NIP, jakim posługuje się przedsiębiorca, przedrostka identyfikującego kraj, z którego przedsiębiorca pochodzi. W przypadku polskiego podatnika będzie to przedrostek PL. W ten sposób identyfikuje się przedsiębiorców zarejestrowanych dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jednak ponieważ nie każdy podmiot jest świadomy tego, że posługiwanie się przedrostkiem możliwe jest tylko po rejestracji dla celów VAT-UE, przedsiębiorca zawsze powinien dodatkowo sprawdzać swoich kontrahentów. Możliwe jest to dzięki platformie internetowej Komisji Europejskiej VIES, która pozwala zweryfikować aktywność numeru NIP-UE. Potwierdzenie można wydrukować i dołączyć do dokumentów dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowej. Będzie to niepodważalne potwierdzenie, iż w miesiącu dokonywania danej transakcji strony posiadały aktywny numer NIP-UE, czyli na dzień danego zdarzenia były zarejestrowane dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. To natomiast potwierdzi zasadność opodatkowania zdarzenia.  

Rejestracja dla celów VAT-UE jest niezwykle istotna przy transakcjach typu WDT czy WNT. Dzięki numerom NIP-UE przedsiębiorca może zidentyfikować nabywcę towaru jako czynnego podatnika, co jest podstawowym wymogiem dla zastosowania określonej stawki VAT. Gdyby nabywca nie posiadał numeru NIP-UE sprzedawca opodatkowałby transakcję zgodnie ze stawką właściwą dla kraju sprzedawcy. Dla nabywcy oznaczałoby to większy koszt.    

W przypadku czynnych podatników VAT, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, rejestracja dla celów VAT-UE jest w większości przypadków nieunikniona. Należy w dodatku zauważyć, że nie dokonanie rejestracji dla celów wewnątrzwspólnotowych nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych związanych z nabyciem usług czy towarów, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca.