Rozliczanie samochodu prywatnego właściciela firmy

Rozliczanie samochodu prywatnego - na jakich zasadach?

Prowadząc własny biznes, właściciel ma możliwość użytkowania samochodów będących środkami trwałymi, jak również samochodu własnego, niewłączonego do ewidencji środków trwałych. Na jakich zasadach?

Zgodnie Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych - i odpowiednio Ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych - wydatki z tytułu użytkowania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb własnej działalności podatnika - w części przewyższającej kwotę wynikającą z pomnożenia ilości kilometrów faktycznego przebiegu samochodu oraz kwoty za 1 km przebiegu, określonej w przepisach - nie stanowią kosztów uzyskania dochodów. Wszystkie wyjazdy służbowe należy umieszczać w ewidencji przebiegu pojazdów.

Stawki kwot dzielą się w zależności od pojemności silnika:

  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214zł
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358zł

Uwaga!

Od kwietnia 2014 roku kilometrówkę należy prowadzić również dla samochodów będących środkami trwałymi firmy, jeżeli ich masa całkowita nie przekracza 3,5 tony a podatnik chce mieć prawo do 100% odliczania VAT od nabycia takiego samochodu oraz od wydatków związanych z jego eksploatacją.

Wydatki na samochód możliwe do odliczenia od podatku dochodowego

Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, w ramach wyżej wymienionego limitu, jest prowadzenie rejestru przebiegu pojazdu, który powinien zawierać następujące dane:

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu,
  • kwotę za jeden kilometr przebiegu,
  • numer wpisu,
  • datę, cel wyjazdu oraz opis trasy,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • dane i podpis pracodawcy.

Przykładowe wydatki, które można odliczyć w ramach limitu, to m.in.:

  • przeglądy, usługi serwisowe, koszty eksploatacji pojazdu
  • składki ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty,
  • opłaty parkingowe,
  • części zamienne, naprawy, ogumienie i inne materiały eksploatacyjne,
  • kupno paliwa,
  • opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych związane z pojazdem z samochodem.

Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów 100% odliczenia VAT

Ewidencja dla celów VAT powinna zawierać - zamiast danych dotyczących kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów, stawki za 1 km przebiegu oraz kwoty za jeden kilometr przebiegu i pojemności silnika - takie informacje, jak:

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, w których podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych, co nie powoduje utraty możliwości 100% odliczenia VAT:

1) przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów

stanowi przedmiot działalności podatnika;

2) w odniesieniu do których:

a) kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub

b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.