Struktura organizacyjna w Twojej firmie

W sytuacji, gdy Twoja firma się rozrasta i zatrudniasz coraz to więcej pracowników, w celu zapewnienia przedsiębiorstwu dalszego rozwoju, warto zastanowić się nad wdrożeniem odpowiedniej struktury organizacyjnej. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które przyczyni się do wprowadzenia podziału pracy i lepszej koordynacji. Jednak, jak pokazuje proza dnia codziennego, dla małych i średnich przedsiębiorstw wprowadzenie takiego rozwiązania w życie wcale nie należy do najłatwiejszych i wiąże się z wieloma przeszkodami. Firma nie może pozwolić sobie na skupienie całej uwagi jedynie na wprowadzeniu zmian organizacyjnych - cały czas prowadzi działalność i musi pamiętać o prawidłowej obsłudze swoich obecnych, jak i przyszłych klientów. 

Jak prawidłowo podejść do wcielenia struktury organizacyjnej?

Czym jest struktura organizacyjna?

W pierwszej kolejności, przed podjęciem jakichkolwiek działań, należy odpowiedzieć sobie na pytanie - czym tak właściwie jest struktura organizacyjna?

Struktura organizacyjna jest układem stanowisk i składających się z nich komórek organizacyjnych wewnątrz firmy, jest również  podziałem uprawnień i odpowiedzialności oraz określeniem zależności pomiędzy poszczególnymi pracownikami przedsiębiorstwa.

Struktura organizacyjna - zasadnicze elementy

Na typową strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa składają się trzy zasadnicze elementy:

  • regulamin organizacyjny - jest dokumentem kompleksowo regulującym porządek w firmie, wskazuje kompetencje każdej z jednostek firmy,
  • opis stanowisk pracy - określa wymagania kwalifikacyjne wobec osób zajmujących poszczególne stanowiska oraz ich zakres obowiązków, wraz z zakresem odpowiedzialności i uprawnień,
  • schemat organizacyjny - jest to przedstawienie struktury firmy w sposób graficzny.

Struktura organizacyjna firmy- zasady tworzenia

Aby stworzyć prężnie funkcjonującą strukturę organizacyjną należy dostosować się do kilku podstawowych zasad, które mogą okazać się bardzo pomocne. Z pewnością zakwalifikujemy do nich:

  • zasadę celowości:

polega na jasnym i wyraźnym określeniu celów przedsiębiorstwa i ich podziału z ogólnosystemowych na cząstkowe;

  • zasadę minimalnej złożoności:

maksymalna minimalizacja złożoności struktury organizacyjnej - powinna być ona prosta i nieskomplikowana;

  • zasadę najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego:

mówi o tym, że tworząc odpowiednie komórki, należy przyporządkować do nich osoby posiadające odpowiedni wykształcenie i umiejętności. Z kolei, jeżeli chodzi o stanowiska kierownicze w tychże komórkach, osoby te także powinny posiadać predyspozycje do kierowania zespołem;

  • zasadę jednolitości kierownictwa:

jest to najważniejsza zasada tworzenia struktury organizacyjnej, która mówi, że dany pracownik lub grupa pracowników powinna być podległa tylko jednemu kierownikowi, który będzie wydawał im polecenia. Dodatkowo, to przed nim pracownicy byliby odpowiedzialni służbowo;

  • zasadę dostosowania do warunków zewnętrznych:

struktura organizacyjna przedsiębiorstwa powinna zostać dostosowana do warunków zewnętrznych, jak np. grupa klientów, charakter rynku itp.;

  • zasadę racjonalności nadzoru:

polega na tym, aby wielkość zespołu, który podlega pojedynczemu kierownikowi była racjonalna;

  • zasadę specjalizacji:

dotyczy grupowania elementów struktury według możliwie jednorodnych zadań.