Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wysyłać JPK? - bezpieczeństwo Jednolitych Plików Kontrolnych

Od stycznia 2018 r. wszyscy przedsiębiorcy obowiązkowo co miesiąc są zobowiązani przesyłać JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Jednak w praktyce pozornie prosty obowiązek może nastręczać dodatkowych pytań i trudności. Jak wysyłać JPK? Co zrobić,  gdy nie ma się podpisu elektronicznego? Czy wysyłka JPK jest bezpieczna? Jak postąpić, gdy w danym miesiącu nie było żadnej transakcji - czy wysyłać zerowe JPK? Na te i inne pytania odpowiedź znajduje się w niniejszym artykule.

Jak wysyłać JPK?

JPK jest ustandaryzowanym plikiem, a jego istotą jest cyfrowa forma. Przekazanie organom podatkowym JPK polega więc na wysyłce elektronicznej. Jak zatem w praktyce wysyłać JPK do urzędu?

Uwaga!

JPK nie można przekazać do urzędu na papierze. Plik musi być przekazany w postaci elektronicznej!

Bardzo łatwo robi się to, korzystając z systemów informatycznych do księgowości online przystosowanych do bezpiecznej komunikacji z Ministerstwem Finansów, które za pomocą szyfrowanych łączy pozwalają przesyłać pliki JPK od przedsiębiorcy do urzędu skarbowego.

Wysyłka JPK w księgowości online

W rozwiązaniach księgowości online - wFirma.pl - w celu wysyłki JPK wystarczy zaznaczyć JPK za dany miesiąc i z menu wybrać opcję Wyślij do urzędu.

Jak wysyłać jpk za pośrednictwem systemu wfirma? 

Aby wysyłka się powiodła, konieczny jest elektroniczny podpis lub profil zaufany ePUAP. Wysyłka JPK z systemu wFirma.pl odbywa się za pomocą bezpiecznych - szyfrowanych kanałów transmisji danych, które odszyfrowuje następnie Ministerstwo Finansów.

Jak podpisać JPK_VAT?

Obecnie wysyłka JPK_VAT do urzędu musi być potwierdzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Co zrobić, gdy nie ma się własnego podpisu elektronicznego ani profilu zaufanego ePUAP? Problem ten dotyczy najczęściej mikro i małych jednoosobowych firm. Mogą one skorzystać z funkcji podpisów osoby upoważnionej z wFirma.pl i w ten sposób zlecić JPK do podpisu i wysyłki. W tym celu należy na początek wygenerować plik JPK: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ JPK VAT,a następnie zaznaczyć wygenerowane JPK, z menu wybrać opcję WYŚLIJ DO MF i przejść do podzakładki UPL-wfrima.pl.

Jak wysyłać jpk za pomocą podpisów należących do pracowników wfirma.pl 

Ważne!

Ministerstwo Finansów zastosowało przepisy przejściowe wobec osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą przez co do końca roku 2018 istnieje możliwość podpisu JPK kwotą przychodu o czym więcej w artykule: Podpisywanie JPK przychodem - będzie możliwe

Bezpieczeństwo wysyłki Jednolitych Plików Kontrolnych

Mając świadomość tego, jakie informacje zawierają pliki JPK - czyli że odzwierciedlają sytuację gospodarczą i finansową firmy (z JPK_VAT wiadomo jest m.in. jakich przedsiębiorca w danym okresie dokonał zakupów, a także za ile oraz co, komu i za ile sprzedał) niejednokrotnie nasuwają się pytania o bezpieczeństwo wysyłki Jednolitych Plików Kontrolnych.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację nr 9998 wyjaśniło, że:

“Dane w zakresie Jednolitych Plików Kontrolnych przekazywane przez podatników są chronione z zachowaniem wszystkich reguł wynikających z przepisów dotyczących ochrony informacji stanowiących tajemnicę skarbową i ochrony danych osobowych w odniesieniu do ochrony danych w formie elektronicznej. Dostęp do danych w celu realizacji zadań analitycznych mają jedynie upoważnieni pracownicy resortu finansów. Jednolite Pliki Kontrolne przesyłane są przez przedsiębiorców do chmury publicznej w postaci zaszyfrowanej kluczem publicznym Ministerstwa Finansów. Do szyfrowania JPK wykorzystywane są silne algorytmy kryptograficzne AES oraz RSA. Odszyfrowanie możliwe jest tylko w środowisku Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów (CPD MF) z wykorzystaniem chronionego klucza prywatnego Ministerstwa Finansów. Bezpieczeństwo przetwarzania danych w CPD MF zapewniają:

  • System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z wymaganiami normy PN-ISO/IEC 27001;

  • zasady bezpiecznego przetwarzania danych w CPD MF określone w Polityce Bezpieczeństwa Informacji CPD;

  • zabezpieczenia techniczne - systemy typu Firewall, IDS/IPS (Intrusion Detection System/Intrusion Prevention System), systemy antywirusowe i DLP (Data Loss Prevention), system SIEM (Security Information and Event Management) oraz systemy monitorujące funkcjonowanie głównych systemów IT;

  • prowadzone okresowe działania audytowe.

Ponadto wszystkie dane przekazywane w ramach JPK są objęte tajemnicą skarbową, której naruszenie jest zagrożone karą pozbawienia wolności (art. 306 Ordynacji podatkowej)”.

Jak wysyłać JPK? - problemy praktyczne

Czy wysyłać zerowe JPK ?

W praktyce zdarzają się okresy, za które podatnik składa tzw. „zerową” deklarację VAT-7. Czynni podatnicy VAT nawet bowiem gdy w danym okresie nie wykonali żadnej sprzedaży, zobowiązani są do złożenia deklaracji. Czy zatem wysyłać wówczas również zerowe JPK? Tak, JPK_VAT należy składać także w przypadku wartości zerowych. W przekazanym do urzędu pliku będą widoczne wówczas jedynie wypełnione pola identyfikujące podmiot składający JPK_VAT.

Wysyłka JPK po terminie

Jednolity plik kontrolny ma charakter informacji podatkowej, w związku z czym niezłożenie JPK_VAT w terminie powoduje wykroczenie skarbowe, a niekiedy nawet przestępstwo.

Uwaga!

Podatnicy wysyłają JPK_VAT do Ministra Finansów co miesiąc bez wezwania ze strony urzędu. Termin złożenia mija 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dany JPK dotyczy.

 

Ważne!

Obowiązek przesyłania co miesiąc plików JPK dotyczy również podatników rozliczających podatek VAT kwartalnie.

Za niewywiązanie się z obowiązku wysyłki JPK w ustawowym terminie grozi kara grzywny w przedziale od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2018 roku kwoty rzędu:

  • od 210 zł do 4200 zł (mandat),

  • od 210 zł do 21 000 zł (nakaz sądu),

  • od 210 zł do 42 000 zł (wyrok sądu).

Ponadto organ podatkowy może nałożyć na podatnika karę porządkową do 2800 zł.

Ważne!

Odpowiedzialność za niezłożenie JPK_VAT w terminie ponosi podatnik.

Czynny żal a JPK

W przypadku niezłożenia deklaracji VAT-7/7K w ustawowym terminie instytucja czynnego żalu może uchronić przedsiębiorcę przed karą. Czy czynny żal będzie miał również zastosowanie przy JPK_VAT? Nie ma wprost określonych przepisami stanowisk organów skarbowych co do zastosowania czynnego żalu przy nieterminowym złożeniu deklaracji JPK_VAT. Niektórzy eksperci podatkowi podnoszą kwestię zasadności czynnego żalu w opisywanej sytuacji z uwagi na brzmienie art. 16 par. 5 Kodeksu karnego skarbowego:

§ 5. Zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:
1) w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;
2) po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony.

Zatem instytucja czynnego żalu ma skutek wtedy, gdy urząd nie wie jeszcze o popełnieniu wykroczenia, a podatnik sam o nim zawiadamia. W przypadku braku wysyłki JPK_VAT z uwagi na elektronizację od razu w MF widnieje informacja, kto nie wywiązał się z obowiązków, stąd niektórzy mają obawy co do zasadności czynnego żalu w sytuacji spóźnień z wysyłką pliku JPK. W praktyce natomiast z pewnością lepiej jest go złożyć niż nie złożyć.

Jedna deklaracja VAT = jeden plik JPK_VAT

Z podnoszonych często problemów praktycznych powstają również pytania dotyczące tego, czy można przesyłać klika plików JPK_VAT dotyczących tego samego okresu, czyli np. oddzielnie JPK_VAT z danymi z rejestru zakupu i oddzielnie JPK_VAT z danymi z rejestru sprzedaży. Otóż nie ma takiej możliwości. Jedna deklaracja VAT powinna zostać odzwierciedlona w jednym pliku JPK_VAT odzwierciedlającym szczegółowo zapisy sumarycznie wykazane na deklaracji.

Klika plików JPK za ten sam okres - może powodować błąd

Jak wspomniano wyżej co do zasady dla jednej deklaracji powinien być złożony jeden plik, dlatego też odrębne pliki powinny być scalone przed ich wysłaniem. Przesłanie kliku plików do jednej deklaracji powoduje błędne analizy, bowiem drugi i kolejny plik za ten sam okres traktowane są jak korekta pierwotnego. W przypadku korekt plików w polu cel złożenia podawane są kolejne numery czyli 1- plik pierwotny, 2 - plik po korekcie). Jeżeli jednak przesłanych zostanie kilka plików o numerze 1 to decyduje czas przesłania plików a urząd weryfikuje tylko jeden ostatnio przesłany plik nie weryfikując pozostałych. Powoduje to wówczas wzywanie podatnika do wyjaśnień stwierdzonych nieprawidłowości i stratę czasu dla obu stron. 

Wysyłka korekty JPK_VAT

W praktyce zdarzają się pomyłki powstałe podczas księgowania danego okresu. Jeżeli za taki okres JPK_VAT został już wysłany do Ministerstwa Finansów, należałoby po dokonaniu zapisów korygujących błędy sporządzić korektę JPK_VAT i przesłać ją do Ministerstwa. Więcej informacji o wysyłce w podpunkcie Jak wysyłać JPK?

Jaką pewność ma przedsiębiorca, że wysyłka JPK odbyła się pomyślnie?

Znane są już konsekwencje niezłożenia JPK_VAT w ustawowym terminie, zatem pojawia się pytanie, jak uzyskać pewność, że JPK zostało poprawnie wysłane do urzędu? Jest to bardzo proste - w tym celu bowiem wystarczy posiadać tzw. UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które potwierdza poprawne otrzymanie pliku przez Ministerstwo Finansów.

W systemach księgowości online wFirma.pl UPO pobiera się bardzo intuicyjnie i prosto - wystarczy zaznaczyć wysłany plik JPK_VAT i wywołać funkcję POBIERZ UPO.

Jak wysyłać jpk - UPO