Opis stanowiska pracy to dokument, w którym znajdują się istotne informacje, zarówno dla pracownika, jak i dla przedsiębiorstwa. Jest to opis obowiązków, które wykonuje pracownik na danym stanowisku. Nowo zatrudniona osoba powinna dostać możliwość zapoznania się z tym dokumentem. Co na pewno powinno się znajdować w takim opisie? Po co się go sporządza i czy jest obligatoryjny? Na te i inne pytania uzyskasz odpowiedzi w niniejszym artykule.
Obowiązki pracodawcy względem pracownika – Kodeks pracy
Zgodnie z art. 94. Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany m.in. do tego, by określić zakres obowiązków oraz zaznajomić z nim nowo zatrudnionego pracownika, a także zapoznać go z tym, w jaki sposób wykonuje się pracę na danym stanowisku oraz jakie uprawnienia mu przysługują.
Podpisanie zakresu czynności zgodnego z umową o pracę – obowiązek pracownika
Sąd Najwyższy opowiedział się za pisemną formą zakresu obowiązków dla pracowników. Wyrok z 3 kwietnia 1997 roku (I PKN 77/97) przedstawia, że zakres czynności, który jest zgodny z umową o pracę, powinien zostać przyjęty i podpisany przez pracownika. W momencie, gdy pracownik odmawia przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę, może stać się to uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia tej umowy.
Po co tworzy się opis stanowiska pracy?
Dzięki stworzeniu takiego dokumentu każdy pracownik zatrudniony w firmie będzie mógł się z nim zapoznać w celu uświadomienia sobie, jaki jest jego zakres obowiązków. Dzięki temu kadra kierownicza oszczędza czas na wyjaśnianie, na czym dokładnie ma polegać jego praca. Oczywiście nie oznacza to, że przełożeni powinni w ogóle zrezygnować z rozmowy z nowym pracownikiem. Ponadto dokument ten jest przydatny przy przeprowadzaniu rekrutacji, ponieważ redagując ogłoszenie o pracę, często wypunktowujemy zakres obowiązków na danym stanowisku pracy oraz opisujemy wymagania względem nowego pracownika.
Czy opis stanowiska pracy jest obowiązkowy?
Opis stanowiska pracy nie jest obligatoryjny. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakładałyby na pracodawców obowiązek jego sporządzania. Jednak taki opis jest bardzo przydatnym dokumentem, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Dla pracodawcy opis stanowiska pracy jest ważny z następujących powodów:
- Pozwala on określić zakres obowiązków i odpowiedzialności pracownika na danym stanowisku.
- Stanowi podstawę do ustalenia wynagrodzenia pracownika.
- Pomaga w procesie rekrutacji i selekcji pracowników.
- Jest niezbędny do przeprowadzania oceny pracowników.
Dla pracownika opis stanowiska pracy jest ważny z następujących powodów:
- Pozwala mu poznać swoje obowiązki i oczekiwania pracodawcy.
- Jest podstawą do ustalenia jego wynagrodzenia.
- Pomaga mu w rozumieniu swojej roli w organizacji.
W związku z powyższym pracodawcy, którzy chcą w sposób przejrzysty i sprawiedliwy zarządzać swoimi pracownikami, powinni rozważyć sporządzenie opisów stanowisk pracy.
Warto pamiętać, że opis stanowiska pracy powinien być sporządzony w sposób jasny i precyzyjny.
Co powinien zawierać opis stanowiska pracy?
Opis stanowiska pracy to dokument, który zawiera informacje o obowiązkach, odpowiedzialności, kwalifikacjach i wymaganiach dotyczących tego stanowiska. Powinien być on sporządzony w sposób klarowny i kompleksowy tak, aby pracownik dokładnie wiedział, czego się od niego oczekuje. Elementy podane poniżej są przydatne do opracowania tego opisu:
- nazwa stanowiska pracy;
- cel utworzenia stanowiska pracy;
- umiejscowienie stanowiska w strukturze firmy;
- opis zakresu obowiązków i zadań do wykonania;
- warunki pracy (gdzie, w jakich godzinach, z jakimi narzędziami);
- nakreślenie, za co pracownik ponosi odpowiedzialność;
- przedstawienie zagrożeń wynikających z pracy na tym stanowisku;
- przedstawienie przywilejów wynikających z pracy na tym stanowisku;
- opis wymagań względem pracownika;
- wymagane wykształcenie;
- wymagana wiedza i umiejętności;
- preferowane cechy osobowości;
- sposób wynagradzania pracownika.
Jakie korzyści czerpie pracodawca i pracownik z opisu stanowiska pracy?
Najważniejsze rzeczy spisane w dokumencie zmniejszają nakład podwójnej pracy ze strony przełożonego. Pracownik, otrzymując poprawnie sporządzony dokument, ma czas spokojnie się z nim zapoznać. Dzięki określeniu celów dla każdego stanowiska jest on lepiej zorganizowany i ma wyższy poziom samokontroli. Każdy wie, jakie jest jego położenie względem innych osób pracujących w firmie. Dzięki poprawnemu przygotowaniu opisu stanowiska pracy łatwiej nam budować strukturę organizacyjną. Taki opis pokazuje również, jak dane stanowisko wiąże się z innymi w firmie. Jest on przydatny przy ocenie pracowniczej. Dzięki niemu można budować ścieżki karier, planować awanse, rozwój pracowników oraz poznać potrzeby szkoleniowe podwładnych. Ułatwia to też przeprowadzanie procesu rekrutacyjnego oraz pozwala zaoszczędzić cenny czas na wprowadzanie pracownika na dane stanowisko pracy.
Opis stanowiska pracy – jakie błędy są popełniane?
Tworząc opisy stanowisk pracy, ludzie popełniają wiele błędów. Dzięki zaznajomieniu się z ich listą będziesz bardziej świadomy i wyczulony, co pomoże ci unikać tych pomyłek:
- nieumieszczenie zakresu działalności i odpowiedzialności pracownika;
- niejasne sformułowania zadań do wykonania;
- błędne dostosowanie zadań do możliwości pracownika (fizyczne, wiedza, umiejętności);
- za duża liczba zadań do wykonania;
- te same zadania na różnych stanowiskach (niedostosowanie);
- brak celów i założeń;
- chaos w rozdzieleniu zadań w zespole;
- zbyt szczegółowe wypunktowanie zadań na danym stanowisku – może niszczyć kreatywność, inicjatywę i poczucie swobody w działaniu;
- niewyposażenie stanowiska pracy w potrzebne narzędzia.
Wyposażenie stanowiska pracy
Od 17 listopada 2023 roku wchodzą w życie zmiany w przepisach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zmiany te wprowadzają nowe wymagania dotyczące wyposażenia stanowisk pracy, w tym:
- Monitor ekranowy – powinien być wyposażony w regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.
- Klawiatura – powinna być oddzielona od monitora i zapewniać możliwość regulacji wysokości.
- Mysz – powinna być ergonomiczna i zapewniać możliwość regulacji wysokości.
- Podnóżek – pracownik ma prawo domagać się od pracodawcy jego zapewnienia, jeśli jest to konieczne do zapewnienia mu komfortu pracy.
- Uchwyt na dokumenty – jeśli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, stanowisko pracy powinno być wyposażone w uchwyt na dokumenty, mający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.
- Dodatkowy monitor ekranowy – pracownik, który przynajmniej przez połowę czasu pracy korzysta z przenośnego komputera, może domagać się od pracodawcy zapewnienia dodatkowego monitora ekranowego.
- Szkła kontaktowe – pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi szkieł kontaktowych korygujących wzrok, jeśli pracownik korzysta z monitora ekranowego przez co najmniej 4 godziny dziennie.
Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wyposażenie stanowiska pracy, które odpowiada nowym wymaganiom. W przypadku braku wyposażenia pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o jego zapewnienie.
Podsumowanie
Jak wynika z powyższego artykułu, warto w swojej firmie stworzyć opis stanowiska pracy. Mimo że jest to proces dość czasochłonny, korzyści wynikające z opracowania takiego dokumentu są wysokie. Opis stanowiska pracy jest ważnym dokumentem, który pozwala na transparentne i sprawiedliwe zarządzanie pracownikami. Jest on również pomocny dla pracowników, którzy chcą dokładnie wiedzieć, czego się od nich oczekuje. Opis stanowiska pracy powinien być aktualizowany w miarę zmian w organizacji lub w zakresie obowiązków pracownika oraz powinien być sporządzony w porozumieniu z pracownikami. Pracodawca jest dodatkowo zobowiązany do zapewnienia pracownikom odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy. Obowiązki te wynikają z przepisów prawa pracy, a także z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
